Accountancy
7 tips hoe je als klein accountants- of administratiekantoor het verschil maakt
Exact heeft duizenden kantoren in de financiële dienstverlening als klant. Waaronder een hele grote groep kleinere kantoren. Wij begrijpen daarom goed dat je als kleiner kantoor andere uitdagingen hebt dan grotere kantoren en daar ook de concurrentie soms mee moet aangaan. Zo hebben we een eenmanskantoor als klant die meer dan 50 administraties beheerd voor klanten, alleen dankzij slimme automatisering. En die volledig ingezet heeft op online samenwerking met klanten, standaardisatie, digitalisering en zo min mogelijk handmatig werk.
Maar hoe richt je dat dan in met Exact Online voor accountancy? We hebben een aantal tips op een rij gezet hoe je als kleiner accountants- of administratiekantoor sterk staat in een concurrerende markt, waarbij persoonlijke aandacht en advies het verschil maken.
Tip 1 – Standaardisatie met RGS
Als er geen uniforme werkwijze is in de inrichting van administraties van je klanten kun je lastig standaard rapportages en KPI dashboards maken voor al je klanten. Laat staan vergelijking met benchmarks maken. Als je templates maakt en de grootboekrekeningen voor je cliëntadministraties aan RGS-classificaties koppelt, wordt dat wel mogelijk. RGS is een boekhoudkundig schema bestemd voor rapportage en analyse. Je kunt RGS ook voor de widgets in je cockpit activeren, zodat het systeem de cijfers op basis van het RGS berekent. En via de Benchmarks-functie voor de widget ‘Ratio's’ kun je de cijfers vergelijken met concurrenten.
Tip 2 – Voorkom piekperioden
Als kleiner kantoor zijn de handen voor werk schaars en meer personeel wil of kan je niet aannemen. Ook niet in piektijden. Dus moet de automatisering je helpen om pieken te vermijden met digitalisering en slimme functies. Na de aanlevering door je klant met scan & herkenning van bonnen en facturen, krijg je direct een boekingsvoorstel en leert het systeem waar deze in het vervolg geboekt moeten worden. Zodat jij alleen nog de controle moet doen. Onze software neemt je werk uit handen, of voorkomt dat je meer handen nodig hebt. Wij noemen dat No hands accounting. Hier hebben jij én je klant voordeel van, omdat je meer werk kunt verwerken in dezelfde tijd – of zelfs sneller. Deze no hands functies zitten in onze Samenwerken en Samenwerken Uitgebreid administraties.
Soms spreek ik met collega's die zeggen dat ze zo druk zijn dat ze tijdens een bepaalde periode van het jaar geen vrij kunnen nemen. Dan denk ik, ja, deze pieken heb ik niet meer.”
Administratiekantoor A. Hessels
Tip 3 – Verras met real-time inzicht
Verras je klanten met real-time inzicht. Niet pas aan het einde van het kwartaal een rapport, maar veel sneller relevante informatie kunnen aanleveren in een online dashboard. En dat door het aanleveren van de administratie via een app te doen en de automatisering zoveel mogelijk het invoer- en boekingswerk te laten doen. Via Mijn[Kantoor] van Exact is de administratie altijd toegankelijk en hebben je klanten direct een actueel beeld van hun financiële situatie. Het is een verlengstuk van jouw dienstverlening. Zo voorkom je vragen en onnodige onderbrekingen. En dankzij digitale aanlevering en verwerking door slimme functies kun je de tijd tussen aanlevering en inzicht versnellen voor klanten. Deze functie is opgenomen in de Samenwerken en Samenwerken Uitgebreid administraties, waar je Mijn[Kantoor] gebruikers aan kan toevoegen.
Tip 4 – Stroomlijn de communicatie
Hoeveel tijd ben je wel niet kwijt aan ontbrekende bonnetjes of andere zaken in een klantenadministratie? Daar kunnen heel wat e-mails, Excel sheets en whatsapps overheen gaan die veel tijd kosten. Dankzij de in-context communicatie die ingebouwd zit in onze software vraag je deze eenvoudig bij de klant op in de software en is de relevante boeking gelijk gekoppeld. Je klant kan dan direct digitaal de juiste documenten opladen. Zo, dat scheelt je per maand weer de nodige uren tijd!
Download whitepaper
Je komt vast weleens handen te kort, vooral tijdens piekdruktes rondom de btw-aangifte. En dat is vervelend, want kwaliteit staat op 1. Als je geen kantoor vol medewerkers hebt, is het daarom belangrijk dat je jouw werkwijze efficiënt inricht. Hoe? Met slimme software die jou werk uit handen neemt.Met de Mijn[Kantoor] kunnen klanten gemakkelijk facturen sturen en documenten uploaden. Ze hebben inzicht in de cijfers en krijgen snel reactie."
Administratiekantoor A. Hessels
Tip 5 – Voorkom versnippering en onderbreking
Alles op 1 plek. Gebruik niet langer voor elke taak een andere tool. Je verliest namelijk daar juist veel tiid. Zeker als niet overal dezelfde databron wordt gebruikt. Een wirwar aan applicaties die aan elkaar zijn gekoppeld, hebben als resultaat dat belangrijke bedrijfsinformatie versnipperd staat opgeslagen. Kies een complete oplossing, zodat je werkt aan een centraal cliëntdossier; zonder onderbrekingen. Met de Kantoorbeheer functies in Exact, weet je wat er speelt bij de klanten en welke taken je nog moet doen. De combinatie van Exact Online Boekhouden en Kantoorbeheer helpt je hierbij.
Tip 6 – Snel afwijkingen vinden en corrigeren
Minimaliseer het aantal handmatige acties en versnel niet alleen de verwerking, maar beperk ook de kans op menselijke fouten. Correcties kosten tijd en dus ook geld. Onze software kent signaalfuncties en een handige vinden & corrigeren functie die snel fouten of afwijkingen opspoort. Via de functie Transacties zoeken, maak je een selectie van boekingen die je moet aanpassen. Met de correctie functie, kies je of je elke boeking afzonderlijk of in bulk wilt aanpassen naar een andere grootboekrekening, kostenplaats of kostendrager. Zo, dat is weer een uur minder werk. De functie is beschikbaar in de Boekhouden Plus en Professional editie voor accountancy.
Tip 7 – Automatiseer controle bij periodeafsluiting
Als de kern van je dienstverlening aan klanten de boekhouding invoeren, controleren en aangiften doen zijn dan is het wel fijn dat de software je maximaal ondersteund bij die taken. Wij bieden in de Professional editie voor Boekhouden een krachtige functie voor het controleren van perioden op indicatoren bij afsluiting. We noemen dit de Smart Closing-checklist. Dankzij Smart Closing worden veranderingen en onjuistheden in de administratie voor jou gesignaleerd. Smart Closing is een checklist die een klantenadministratie op nauwkeurigheid, volledigheid en betrouwbaarheid controleert.
Een investering die zich terugbetaalt
Conclusie: een hogere investering in boekhoudsoftware betaalt zich terug. Juist als kleiner kantoor profiteer je meer van softwarefuncties die werk uit handen neemt. Wij helpen je tijd te besparen op de verwerking, zodat jij meer tijd overhoudt om meer klanten te bedienen of extra diensten aan te bieden. Zo wordt je waarde voor klanten groter en maakt jouw kantoor zo het verschil.
Hoe te starten? Passend advies voor jouw kantoor
Hebben de tips je geïnspireerd? Onze accountancy software adviseurs kunnen met je meedenken hoe deze tips toe te passen en welke software we daarvoor beschikbaar hebben. Zo hebben we al duizenden kleinere kantoren geholpen aan een optimale werkwijze die past bij hun kantoor.
Neem contact op door te bellen naar 015 711 50 00 en vraag naar je accountmanager of de afdeling Accountancy sales. Of stuur een e-mail naar info@exactonline.nl.
