Fiscale samenwerking met de klant

Ook fiscalisten komen voldoende uitdagingen tegen in hun samenwerking met de klant. Obstakels die je met een goede voorbereiding en de inzet van moderne middelen heel goed kunt omzeilen. Of in elk geval minder groot kunt maken. Ben je benieuwd hoe je dit doet? In dit blog passeren verschillende fases van de samenwerking met de klant de revue en geven we je handvatten om samenwerken met je klant makkelijker en leuker te maken.

De basis leggen voor je samenwerking

Samenwerken met je klant begint bij het begin: een privépersoon of ondernemer is op zoek naar iemand die hem kan helpen bij zijn aangiftes en vindt jou(w kantoor) de beste partij. In een gesprek bepaal je samen in welke mate en op welke manier je met elkaar gaat samenwerken. Stuur daarbij aan op digitale samenwerking. Dat is misschien voor sommige ondernemers nog even wennen, maar zowel voor de klant als jouw kantoor het meest makkelijk, overzichtelijk en efficiënt.

Vervolgens neem je de nieuwe relatie op in je systemen:

• klant registreren (persoon of onderneming),
• oude gegevens opvragen,
• oude aangiftes importeren,
• relaties instellen en templates aanpassen naar eigen behoefte,
• geef de klant toegang tot zijn eigen klantportaal in jouw eigen huisstijl.

Soms raden mensen je af om gegevens van oude jaren te importeren. Echter, voor inzichten en advies wil je juist beschikken over zoveel mogelijk data, dus ook de oude. Controleer wel eerst de data voor je deze importeert of invult. Ga je met elkaar samenwerken, voorkom dan waar mogelijk dat je gegevens moet overtypen. Hierdoor ontstaan onnodige fouten en vertraging. Koppel waar mogelijk systemen aan elkaar zodat gegevensuitwisseling mogelijk is. Zowel tussen jouw systemen en die van de klant, als tussen de systemen binnen je eigen kantoor die voor de diverse financiële disciplines wordt ingezet.

Automatiseer de samenwerking waar mogelijk

Besteed jij ook nog steeds een groot deel van je tijd aan administratief werk, het sturen van herinneringen en het achterhalen van informatie? Zonde! Juist dit soort minder interessante werkzaamheden kunnen moderne softwaresystemen heel goed van je overnemen!

• Vraag de benodigde informatie voor de aangifte digitaal op met behulp van vragenlijsten.
• Laat je klanten aangiften accorderen zodat de aangifte daarna direct wordt ingediend zonder dat jij er omkijken naar hebt.
• Automatiseer je machtigingsproces. Ontvang rechtstreeks informatie van de belastingdienst na goedkeuring van je klant. Regel het ontvangen van vooraf ingevulde aangiften (VIA) en registreer je doorlopende machtigingen, samen met je klant.
• Stel automatische herinneringen in voor je klant.
• Maak gebruik van e-mailtemplates om verschillende aangifte types te begeleiden.

Hier vind je nog meer ideeën voor het automatiseren van de samenwerking met je klant.

Besteed vrijgekomen tijd aan persoonlijk contact met je klant

Tijd die overblijft doordat moderne software taken van je overneemt, kun je besteden aan het analyseren van klantgegevens en de inzichten die je hieruit haalt, vertalen in nuttig advies voor je klant. En natuurlijk om persoonlijk bij de klant langs te gaan om te horen en te zien hoe de zaken er echt voor staan.

Blijkt uit je gegevens dat een klant zijn gegevens altijd te laat aanlevert, schroom dan niet om hierover het gesprek aan te gaan. Je kunt hem immers genoeg vertellen over de mogelijkheden van moderne software die het aanleveren van informatie, het managen van deadlines en het opvolgen van actielijstjes zoveel makkelijker maken. Ook voor de klant.

Je wordt tegenwoordig tot vervelens toe gevraagd om de dienstverlening van allerhande ondernemingen te beoordelen. Zelfs wanneer je slechts een doosje lucifers hebt besteld of een klantenservice belt om een adreswijziging door te geven. Maar je eigen klant af en toe in een persoonlijk gesprek vragen hoe hij de samenwerking met jouw kantoor ervaart, levert nog altijd de mooiste en meest concrete inzichten voor verbetering.

Zelf zien hoe het werkt

Genoemde voorbeelden die samenwerken met je klant leuker en makkelijker maken, spreken wellicht tot je verbeelding. Maar je kunt er pas echt wat mee wanneer je hebt gezien hoe het werkt. Op 28 maart organiseren we daarom een lunchbreak webinar van 12.30 tot 13.00 uur om je te laten zien hoe een eenvoudige en efficiënte samenwerking met je klant eruit ziet.

Meer informatie over dit webinar en de mogelijkheid om je aan te melden vind je hier.

Vragen?

Heb je vragen over dit onderwerp? Neem dan contact met ons op door te bellen naar 015 - 711 50 00 of een e-mail te sturen naar info@exactonline.nl. Ben je al klant bij Exact? Dan kun je natuurlijk ook contact opnemen met je accountmanager.