Gedaan met omslachtig werken dankzij gestroomlijnde communicatie

De ene klant stelt zijn vraag via WhatsApp, de andere via e-mail. De administratie van de ene krijg je overhandigd in een dikke map, de documenten van de andere zitten ergens in je overvolle mailbox. Klinkt dit herkenbaar? Veel kantoren zijn het gewend om op die manier te werken. Maar het kan beter, eenvoudiger en sneller. Door je communicatie met je klanten te stroomlijnen via één platform maak je samenwerken efficiënter én leuker, vertelt Exact-expert Sarah Kocken. Hoe je dit precies doet, lees je hier.

Uit de Mkb Barometer van 2023 blijkt dat bij ruim 1 op de 10 accountancykantoren de communicatie met klanten via veel verschillende kanalen verloopt. Op het eerste gezicht lijkt het een prima idee om klanten meerdere communicatiekanalen aan te bieden — wel zo klantvriendelijk. Maar in de praktijk leidt die overvloed aan kanalen vaak tot gemiste berichten en een gebrek aan overzicht. Want via welk kanaal had die ene klant nu ook alweer zijn document doorgestuurd? Bovendien geeft 3 op de 10 kantoren aan dat ze lang moeten wachten op aanvullende informatie van klanten. Als accountant moet je dan ook regelmatig contact opnemen of kun je niet meteen verder met een taak, met tijdverlies en een opeenstapeling van werk tot gevolg.

Communicatie die duidelijk aangeeft waar het om gaat

Documenten zoeken, klanten blijven vragen om ontbrekende informatie, verschillende communicatiekanalen in de gaten houden. Je begrijpt: hier gaat veel tijd in zitten. Tijd die je als accountant liever steekt in waar je echt goed in bent: adviseren en begeleiden. Met Mijn[Kantoor] van Exact Online heb je één platform om te communiceren met je klanten, gegevens te verzamelen en documenten uit te wisselen. “Mijn[Kantoor] is de proactieve business app die je klanten helpt de boekhouding gemakkelijk en snel bij te werken”, vertelt Sarah. Stel, er ontbreekt een onderliggende factuur of bonnetje. Als accountant stel je vanuit de boeking direct een chat op, waarna je bij de desbetreffende bankregel je vraag kunt stellen. De vraag komt dan direct binnen in de Exact Online app inclusief alle contextinformatie. Je klant ontvangt een pushmelding op zijn/haar telefoon of per mail, afhankelijk van wat jullie samen hebben afgesproken. “Relevante notificaties, die direct aangeven waar het om gaat, maken het makkelijker voor ondernemers om sneller de juiste informatie aan te leveren”, zegt Sarah. “Dit bespaart kostbare tijd en dat is niet onbelangrijk voor je relatie met je klanten: minder tijd verspillen maakt samenwerken leuker”.

Direct langs de scanservice

Na de melding levert je klant vanuit de webbrowser of de app eenvoudig het ontbrekende document, bijvoorbeeld het bonnetje, aan. “Wanneer je klant deze factuur of dit bonnetje aanlevert via Mijn[Kantoor], wordt deze direct langs de scanservice gehaald waarna deze automatisch wordt omgezet in een boekingsvoorstel. Jij als accountant kan het document vervolgens gemakkelijk terugvinden bij het bankafschrift. Dit zorgt voor een correcte, complete en actuele administratie en biedt zowel jou als je klanten realtime inzicht in de cijfers”, vertel Sarah. “Mijn[Kantoor] is erg gebruiksvriendelijk, dus het aanleveren van informatie is zo gedaan. En hoe sneller jij alles ontvangt, hoe beter je de boekhouding kan bijhouden. Je hebt daardoor meer zicht op actuele cijfers waardoor je jouw klanten van nog concreter advies kan voorzien.”

Samen kom je verder

Het is duidelijk dat online samenwerken interessant is voor zowel jou als je klanten. Dit blijkt ook uit de Mkb Barometer van 2023: 59% van de klanten vindt een online samenwerking met hun accountant erg belangrijk. 64% levert zelfs zijn/haar gegevens al online aan, zodat de accountant meteen zicht heeft op de informatie. Klanten staan dus open om online samen te werken én de grote meerderheid ziet hier de voordelen van in. “Samen kom je verder”, zegt Sarah, “maar het is wel een gezamenlijk inspanning. Neem de ondernemer mee in het proces en het bijwerken van de administratie verloopt soepeler. Minder ruis maakt sneller schakelen makkelijker.”

12 inzichten om de positie van je kantoor te versterken

Hoe lever je die meerwaarde voor je klanten, waardoor jij het verschil maakt? Je klanten willen niet alleen dat je hun cijfers verwerkt en controleert. Ze verlangen ook begeleiding en advies, precies op het moment dat zij het nodig hebben. Maar hoe help je jouw klanten zo goed mogelijk in een tijd van personeelstekorten. En met informatie die misschien niet allemaal op één plek te vinden is voor medewerkers? En hoe zorg je dat je interne bedrijfsvoering zo efficiënt mogelijk verloopt? Onze Exact-experts delen 12 inzichten die je kunnen helpen om de positie van je kantoor te versterken. Iedere maand lichten wij één van de inzichten verder toe.