Hoe klantgericht denken en operational excellence kantoren toekomstgericht maakt

Hoe tillen we het accountancyberoep naar het volgende niveau? Wat is dat niveau en hoe komen we er? Daarover praten 60 koplopers uit 4 verschillende landen tijdens een tweedaags Intenational Accountancy Summit in Barcelona. ‘Onze nieuwe rol is om ondernemers te helpen hun doelen te bereiken door advies te geven in elke fase van hun bedrijf.’

Nieuwe visie

Phill Robinson, CEO van Exact benadrukt in zijn openingsspeech hoe belangrijk de accountancy sector is. “In tomorrow’s connected world Exact is a frontrunner in business software”, onthult Robinson de nieuwe visie van Exact. “Our people passionately serve SMEs and accountants by continuously delivering innovative solutions, that make a difference for their business everyday.” Als accountants maken jullie deel uit van de visie van Exact.

Nieuwe software

Om accountants hun klanten nog beter te laten bedienen met traditionele diensten en toekomstgericht advies lanceert Exact binnenkort software, de opvolger van Exact Online Starter, waarmee ondernemers heel simpel via hun smartphone hun administratie bij hun accountant leveren, facturen sturen en inzicht verkrijgen in hun bedrijf. Ook voor veeleisende klanten komt Exact met oplossingen die het leven makkelijker maakt voor accountants en hun klanten die hierdoor altijd inzicht hebben in hun bedrijf.

Jens Schipperus, RS Finance, werkt met Starter. “Dit is handig”, zegt hij. “Geen Excel sheets meer sturen met missende documenten. Dat bespaart ons al een hoop tijd. De vernieuwde software ziet er veelbelovend uit voor kleine bedrijven.”

Groeimodel

Om accountants te ondersteunen in het beter bedienen van hun klanten is er een groeimodel voor accountants, vertelt Phill. Dit model ondersteunt in minimalisering van handmatig werk en de groei naar bedrijfsadviseur.

Productspecialisten Erik Ledeboer en Jarno van Hurne demonstreren de nieuwe software die Exact binnenkort lanceert. Ook de uitgebreide advies dashboards, het Accountancy Programma (marketingondersteuning, product- en adviestrainingen) en de Exact Online App Store (koppelen van externe software) komen aan bod. Evenals verbeteringen die efficiency binnen kantoren verder verhogen.

Snelheid van Amazon

“We zijn nu veel tijd kwijt met handmatig boekhouden”, vertelt Juli Vilagrasa van Crowe Horwarth Spain. Hij is benieuwd naar de software van het Nederlandse bedrijf. “Onze klanten bestellen steeds vaker via Amazon: vandaag besteld, morgen geleverd. Die snelheid willen ze ook terugzien in onze dienstverlening. De ontwikkelingen bij Exact zijn boeiend en het bedrijf loopt ver voor op de software die wij nog gebruiken.”

Bijdrage leveren aan groei

Koen de Jong, winnaar van de Exact Cloud Award 2017/2018, vertelt de aanwezigen hoe hij tegen de toekomst van het vak aankijkt. Zijn kantoor is opgericht in 1985 in Vught en telt 52 medewerkers. Als managing partner heeft hij een duidelijke keuze gemaakt door in 2012 Lean in te voeren in de interne organisatie. Richting klanten is gekozen voor de Customer intimacy methode.

Een kwart efficiencywinst

De Jong rekent vaste prijzen voor de diensten, heeft Lean principes ingevoerd door de hele organisatie en maakt goed gebruik van data door koppeling van systemen. Deze duidelijke focus is twee jaar geleden ingezet en wordt omarmt door elke medewerker. “Hierdoor is de maandafsluiting van 70% van de klanten op tijd”, aldus De Jong over het resultaat van de focus.

“80% van de jaarrekeningen leveren we binnen zes weken na 31 December op. Al in het tweede jaar van onze nieuwe werkwijze boekten we een kwart efficiencywinst. Dat heeft er toe geleid dat 40% van onze omzet uit advies bestaat. Dus 40% van onze tijd besteden we nu al aan hulp bij het bereiken van ondernemers doelen.”

Dashboards voor ondernemers en medewerkers

De grote vraag bij de aanwezigen is hoe dan? “Heel simpel”, aldus De Jong. “Accurate data is de basis van goed advies. Daarom koppelen we systemen van de klant zoveel mogelijk aan die van ons. We bieden ondernemers dashboards waarmee zij direct zien hoe zij ervoor staan op basis van kpi’s.”

Wel wijst hij de aanwezigen op het gevolg van de Lean methode. “30% van je medewerkers zal vertrekken. Dat is gebeurd, maar we kregen er nieuw personeel voor terug. Ook kleine klanten zullen vertrekken maar je omzet uit overgebleven klanten neemt flink toe en je trekt nieuwe klanten aan.”

Tijdens vervolgsessies op de accountancy summit gaan de deelnemers uit de verschillende landen in op lokale thema’s die er spelen per land. Dit leverde interessante inzichten en stof tot nadenken op.