Management by exception: continu monitoren van uitzonderingen

De kwaliteit waarborgen door lijstjes met uitzonderingen te controleren, af te vinken en te documenteren. Het is een belangrijk maar ook repeterend werk van een boekhouder of accountant. Bij elk maand-, kwartaal-, en jaarafsluiting nagaan of de afschrijvingen kloppen, of er facturen missen, dubbel zijn geboekt, kijken of de lonen erin zitten, grote contante betalingen of gekke boekingen zijn gedaan, of dat er sprake is van andere vreemde transacties. Wat nu als jouw accountancy software deze terugkerende controles van je over zou kunnen nemen? En niet pas aan het eind van een bepaalde periode maar continu, als onderdeel van het proces. In dit blog geven we een beeld van hoe het leven van een accountant eruit zou kunnen zien als er sprake is van een geïntegreerd proces met als uitgangspunt ‘management by exception’.

Controle en bewijs

Kijk je naar de dienstverlening van een accountant dan bestaat deze voor een groot gedeelte uit het controleren van allerhande kaders, richtlijnen en wet- en regelgeving om te zien of deze goed zijn toegepast in de boekhouding en rapportage van bedrijven. Dit vraagt om specifieke kennis die bovendien continu aan verandering onderhevig is. Een belangrijke reden waarom ondernemers een accountant in de arm nemen. Het is voor een accountant al moeilijk bij te blijven op het gebied van alle wet- en regelgeving, laat staan dat een ondernemer dit kan. In een boekhouding zijn heel veel uitzonderingen mogelijk en moeten er evenzoveel checks worden gedaan. Deze ‘checklist administratie periodeafsluiting’ is samengevat in Exellijsten die keer op keer handmatig worden afgewerkt én gedocumenteerd. Want controleren is één ding, maar vastleggen dat de werkzaamheden hebben plaatsgevonden is minstens zo belangrijk.

Uniforme kwaliteit

Als softwareleverancier werken we samen met klanten aan het vergaand automatiseren van deze herhalende werkzaamheden. Nu een groot deel van de input van data geautomatiseerd verloopt en we op basis van zogenaamde business rules kunnen bepalen hoe deze vervolgens moeten worden verwerkt, is de kwaliteit voorspelbaar en geborgd. Met voorspelbare kwaliteit kan de software naast invoer van gegevens ook een groot deel van het monitoren en signaleren van afwijkingen van de accountant over gaan nemen. Hetzelfde geldt voor KPI’s: zodra er een afwijking is op een bepaald performance element, krijgt de accountant een seintje hoe groot het verschil is ten opzichte van de gestelde norm en kan hij op zoek naar de onderliggende verklaring. Doordat het systeem altijd aan staat, is er sprake van ‘continuous monitoring’ op afwijkingen en gebeurt de controle op uitzonderingen niet meer alleen handmatig aan het eind van het jaar, maar minimaal iedere periode en misschien zelfs continue. De accountant kan hierdoor veel eerder dan voorheen ingrijpen en zijn klant attenderen op mogelijke kansen en in het geval van risico’s passende maatregelen adviseren.

Procesoptimalisatie en basis hygiëne administratie

Voordat accountants met het samenstelproces kunnen starten, moet de kwaliteit van de administratie worden vastgesteld. Dit wordt wel basis hygiëne of administratieve dienstverlening genoemd. Doordat je in de toekomst kunt steunen op de geautomatiseerde vastlegging van de uitgevoerde controles, worden de werkzaamheden veel beter gespreid over het jaar en bespaart het uren. Het zijn ook precies de uren waarvan een klant zich mogelijk afvraagt waarom hij die moet betalen omdat hij er niet direct meerwaarde van heeft. Het biedt de accountant een systeem dat naast het monitoren van anders handmatig te controleren afwijkingen, ook de vastlegging overneemt. Dit heeft de volgende voordelen:

• efficiëntie - doordat werk (zowel invoer als controle) waar mogelijk wordt geautomatiseerd, kun je met hetzelfde aantal medewerkers meer werk verzetten.
• zekerheid - doordat je inregelt welke controles er plaatsvinden, weet je zeker dat alle medewerkers uniform werken en dat de kwaliteit van de administratie is geborgd.
• werkplezier - saaie, repeterende taken komen voor rekening van het systeem waardoor er meer tijd overblijft voor werkzaamheden die echt meerwaarde opleveren voor de klant.

Meedenken- en doen?

Meer weten?

Bevalt het plaatje van jouw leven als accountant wanneer er sprake is van een geïntegreerd proces met als uitgangspunt ‘management by exception’? De Exact Online Boekhouden suite maakt het mogelijk. Nog niet helemaal overtuigd? Dan geven wij nog 4 redenen waarom het loont om uitzonderingen continu te monitoren en te managen.