Meer tijd en gemak voor MenL Cijferhelden dankzij Exact Online Jaarrekening & Kantoorbeheer

Het vernieuwde Exact Online Jaarrekening en het nieuw gelanceerde Kantoorbeheer, MenL Cijferhelden uit Vlaardingen is een van de gebruikers van het eerste uur. We spreken met hun accountant Dennis Breevaart, die uitlegt dat werken met de complete Exact Online accountancy suite hen veel gemak en tijdsbesparing oplevert. Doe het niet half, maar doe het goed, zo luidt zijn tip. “Neem de tijd om het systeem goed in te richten, dan heb je er optimaal voordeel van.”

Helden zonder uniform

Dennis werkt al sinds zijn stage, nu zestien jaar geleden, bij MenL Cijferhelden. MenL Cijferhelden is 26 jaar geleden opgericht door Marcel en Lucia Baas aan huis. Inmiddels zijn ze gegroeid van een administratiekantoor naar een accountantskantoor met elf medewerkers. “Het leuke aan mijn werk is dat ik ’s morgens praat met een schilder die net een jaar voor zichzelf werkt, ’s middags een elektrotechnisch bedrijf adviseer en de volgende dag meedenk met een onderdeel van een wereldwijde organisatie”, begint Dennis. “We werken in de volle breedte van het mkb. Zonder driedelig pak, maar mét Vlaardingse nuchterheid en humor.”

Van handmatig werk naar automatisering

Toen Dennis begon werkten ze met prima boekhoudsoftware, maar alles moest handmatig worden ingevoerd. “Toen Exact met een online oplossing kwam, hebben we verschillende producten uitgeprobeerd. Uiteindelijk zijn we zo'n twaalf jaar geleden overgestapt naar Exact.” In de jaren erna heeft MenL Cijferhelden veel geïnvesteerd in opleidingen en zijn ze intensief met de Exact software gaan werken. “We zitten in controlled-release groepen en zo kwam het dat we ook het vernieuwde Exact Online Jaarrekening en Kantoorbeheer getest hebben voordat het op de markt kwam. Nu gebruiken we bijna de hele softwarestraat van Exact, van Boekhouden tot Jaarrekening en Fiscaal. Dit jaar gaan we ook SharePoint-migratie en dossiervorming live zetten voor onze klanten.”

Onderlinge communicatie en samenwerking

Dat alle elementen zo goed met elkaar praten, vindt Dennis het grootste voordeel. “Het toekomstbeeld van een naadloze migratie tussen alle producten waarbij je vanuit één platform naar alle programma’s kan, heeft ons doen instappen”, legt hij uit. “Onderlinge integratie zorgt gewoon voor tijdbesparing. Is de boekhouding af, dan start je met Exact Online Jaarrekening. Wil je tijdens het maken van de jaarrekening nog dingen weten, dan kun je vanuit de jaarrekeningsoftware doorklikken op een bepaalde grootboekrekening en uiteindelijk naar de factuur die bij de boeking hoort, die dan weer uit Exact Online komt. Je kunt alle producten door elkaar heen gebruiken, dat geldt ook voor Exact Online Fiscaal. Als de jaarrekening af is, lees je de cijfers redelijk een-op-een in de aangiftes in. Wij hebben dan ook geïnvesteerd in de complete Accountancy suite, inclusief Exact Online Kantoorbeheer en het vernieuwde Exact Online Jaarrekening.”

Standaard grootboekschema

Een ander voordeel van het nieuwe Exact Online Jaarrekening is dat het RGS gedreven is. “Dankzij deze investering besparen we nog meer tijd”, aldus Dennis. “We werken met een gestandaardiseerd grootboekschema voor 95% van onze klanten en hebben 5% afwijking voor maatwerk. Steeds als er een update in RGS is, investeren we daar weer in en koppelen we het opnieuw, zodat alles doorgezet kan worden naar alle andere administraties. Ook de standaard templates in Exact Online Jaarrekening zorgen voor tijdsbesparing. Het is even wennen dat je geen kleine maatwerkzaken meer kunt doorvoeren voor klanten, maar uiteindelijk brengt het wel efficiëntie. Alles opgeteld besparen we zo’n 10 tot 15% tijd per jaarrekening.”

Andere voordelen van Exact Online Jaarrekening

MenL Cijferhelden gaat later dit jaar ook werken met het samenwerkingsportaal voor de jaarrekening, zodat klanten hun jaarrekening online kunnen accorderen. “We zijn bezig met een SharePoint-migratie. Al onze data hangen onder een SharePoint-team waar we allemaal bij kunnen. We hebben een mapje 'dossier klant' en een mappenstructuur daaronder. We zijn bijna klaar om dat helemaal te migreren naar een structuur vanuit SharePoint en Exact. Vanaf dit jaar gaan we de vragenlijsten gebruiken om zaken op te vragen. We koppelen SharePoint aan het werkprogramma, zodat we geen dubbele data meer hebben. Dat geeft gemak, ook voor klanten. Ze hoeven niet meer te mailen - een veilig idee met al die gevoelige documenten - en kunnen stukken straks zelf inzien in hun eigen dossier.”

Kantooradministratie op orde met Exact Online Kantoorbeheer

Naast het nieuwe Exact Online Jaarrekening gebruikt MenL Cijferhelden sinds kort ook Exact Online Kantoorbeheer. “Voorheen werkten we voor de planning van administraties en terugkerende taken met aparte to-do lijsten”, legt Dennis uit. “Dat werd steeds ingewikkelder, omdat ons kantoor groeit en er alsmaar klanten bij komen.” Toen Exact Kantoorbeheer Plus aankondigde, waren ze dan ook meteen enthousiast om het te proberen. “Je definieert taken en vinkt ze af vanuit het programma waarin je werkt. Ook fijn is dat je ’s morgens bij het opstarten meteen ziet wat er vandaag geboekt en gedaan moet worden. We houden de urenregistratie en financiële afspraken met klanten erin bij. Je kunt beter monitoren en ook taken toewijzen aan elkaar is ideaal. Inmiddels hebben we Exact Online Kantoorbeheer geïmplementeerd voor het verwerken van de administratie. De fiscale en salaristaken volgen nog.”

Tips tot slot

Doe het niet half, doe het goed
“Wat ik om me heen hoor, is dat projecten met software worden gestart en niet afgemaakt. Dan krijg je inefficiëntie en onduidelijkheid richting de klant. Maak tijd voor de implementatie! Toen wij met Exact Online gingen werken, heb ik tijdens kwartaalgesprekken samen met de klant ingelogd om het systeem te leren kennen en de vragenlijst te beantwoorden. Het goed inrichten kost even tijd, maar daarna heb je er echt veel voordelen van.” 

Leg nadruk op de voordelen
“Zoals bij alle verandering geldt: eerst investeren, dan profiteren. Geen enkel softwaresysteem is perfect, iedere software heeft zijn voor- en nadelen. Daar moeten zowel jij als je personeel en klanten aan wennen. Leg de medewerkers uit dat als jullie dit zó doen, ze straks geen mail meer hoeven sturen. Informatie staat direct op de goede plek. En je klanten? Die laat je zien dat alles via het portaal loopt. Daar is alles voor hem en jou altijd veilig en snel vindbaar. Als je eenmaal door de gewenning fase heen bent en meer gestandaardiseerd werkt, levert dat serieuze tijdswinst op.”