Zo boek je complexe facturen automatisch op de juiste grootboekrekening

Soms heb je als accountant te maken met facturen die net even wat complexer zijn. Doe je bijvoorbeeld wel eens zaken met een horecagroothandel of lease je bedrijfsauto's bij een leasemaatschappij? Dan weet je dat deze facturen om wat extra inspanning vragen bij de verwerking in de administratie. Een bekend voorbeeld zijn de artikelgroepen van de Sligro. De facturen voor deze flinke bestellingen passen vaak niet op één pagina. Daarnaast werkt de Sligro met eigen factuurvelden die niet standaard op elke factuur te vinden zijn. Dus, hoe zorg je er als accountant voor dat deze complexe facturen zo snel mogelijk in de boekhouding komen? In dit artikel geven we je graag antwoord op die vraag.

E-facturen

Menig ondernemer krijgt de factuur nog per post of email toegezonden. Hierbij ben je afhankelijk van scan en herken software om deze inkoopfactuur te boeken, maar met deze aanpak worden de boekingsvoorstellen niet automatisch uitgesplitst op regelniveau.

Om dit te tackelen ga je werken met e-facturen. Een e-factuur is een factuur in de vorm van een gestructureerd digitaal bestand dat zonder menselijke tussenkomst kan worden uitgelezen door boekhoudsoftware. Een e-factuur bevat op z'n minst dezelfde gegevens als ieder andere factuur, maar netjes geordend en digitaal. Dit maakt het niet alleen mogelijk om meer gegevens over te nemen van de factuur, maar er ook meer mee te doen. Bovendien worden deze gegevens één-op-één overgenomen, dus het risico op fouten is nihil.

Meer inzicht en detail in complexe facturen

Op het moment dat je een e-factuur ontvangt, worden factuurregels wel automatisch uitgesplitst in de boeking. Dat scheelt een hoop handmatige invoer, maar daar houdt het niet op. De Samenwerken klantadministraties voor automatische factuurverwerking, vult namelijk zelf met behulp van slimme software en historische boekingen de grootboekrekeningen per regel aan. Deze gegevens vind je immers niet op je e-factuur, wat trouwens ook geldt voor betalingsconditie en btw-codes.

Met e-facturen kun je dus ook complexe facturen automatisch en correct verwerken, zonder concessies te hoeven doen op het gebied van inzicht en detail. En mocht je een PDF-versie toch handig vinden om je je levering op manco’s te willen checken, geen zorgen: die wordt altijd meegestuurd. In deze blog lees je welke extra mogelijkheden e-facturen bieden ten opzichte van bijvoorbeeld PDF-facturen en papieren facturen.

Automatisch van e-factuur tot een boeking op de juiste grootboekrekening

Maar de grootste troef om hier maximale snelheid mee te behalen is het toevoegen van grootboekrekeningen. Een instelling waar menig ondernemer zijn handen niet aan brandt, maar waar jouw kantoor wel het verschil kan maken. Want door dit te doen automatiseer jij het volledige proces, tot aan een gesplitste boeking - per artikelgroep - op de juiste grootboekrekening. Deze werkwijze zorgt ervoor dat jouw klanten sneller kijken naar bijgewerkte en actuele cijfers.

Grootboekrekeningen toevoegen

Door inkoopfacturen te verwerken op basis van .xml/ubl (of via Peppol) heb je de mogelijkheid specifieke grootboekrekeningen mee te geven op bepaalde artikelen en artikelcodes. Dit stel je eenmalig in door je voorkeuren door te geven aan de Sligro en vanaf dat moment profiteer je van e-facturen waar de grootboekrekeningen automatisch aan zijn toegevoegd. Op die manier worden ze altijd juist geboekt. Zo voorkom je handmatige controle en heb je de verwerking volledig geautomatiseerd.

Werken met artikelgroepen

Daarnaast heb je ook de optie om boekingen uit te splitsen op basis van btw-percentages, kostensoorten of regels. Heb je te maken met een e-factuur, dan kun je ook boekingen splitsen op basis van relatie specifieke velden. In het geval van een Sligro e-factuur kun je zo automatisch boekingsregels laten aanmaken gebaseerd op de Sligro artikelgroepen. Denk hierbij aan 'emballage' als aparte artikelgroep, maar uiteraard ook ‘food’ en ‘non-food’.

Zo stel je dit in

Het enige wat je je leveranciers moet laten weten is dat je voortaan ook graag een e-factuur ontvangt. In het geval van de Sligro vraag je dit aan door een mailtje te sturen naar salessupport@sligro.nl, onder vermelding van je Sligro klantnummer. Je ontvang van hen een Excel-bestand waar je artikelgroepen kan koppelen en vervolgens is het een kwestie van wachten tot de eerstvolgende inkoopfactuur! Dat wordt genieten.

Meer weten?

Heb je een vraag over Exact Online Boekhouden voor Accountancy en de mogelijkheden van automatisering? Neem contact op met je accountmanager om dit te bespreken.