Actuele administratie met in-context communicatie

Een actuele boekhouding is in onzekere tijden nóg belangrijker. Klanten hebben behoefte aan real-time inzicht in hun cijfers, zodat jij als accountant hen relevant advies kunt geven over hoe zij het beste kunnen handelen. Om dit te doen, moet je alle ontbrekende documenten en andere vraagposten verzamelen, wat een duur en tijdrovend karwei kan zijn. Exact Online Boekhouden biedt hiervoor de oplossing! Met in-context communicatie vraag je snel ontbrekende documenten op en handel je vraagposten eenvoudig af. Het resultaat? Sneller een complete én actuele boekhouding.

Vraagposten vlot afhandelen

Het afhandelen van vraagposten is een tijdrovend en foutgevoelig proces. Een helder antwoord laat vaak lang op zich wachten, wat vervelend is voor de accountant of het administratiekantoor om dit na te jagen. Bij de klant kan dit irritatie opwekken, wat niet bepaald een goede basis is voor een vertrouwensrelatie tussen klant en accountant. Bovendien blijven er vaak diverse vragen onbeantwoord, waardoor de administratie vaak niet helemaal correct, incompleet en niet up-to-date is. Terwijl het zo belangrijk is voor ondernemers om hun cijfers op orde te hebben. Maar daar hebben we wat op gevonden: in-context communicatie.

Direct opvragen van ontbrekende documenten

Stel, er ontbreekt een onderliggende factuur of een bonnetje. De accountant of boekhouder start direct vanuit het scherm ‘Afhandelen bankafschriften’ een chat op en vraagt zijn klant het ontbrekende document aan te leveren. De vraag stel je direct bij de betreffende bankregel en de klant krijgt die vraag gelijk binnen via de Mijn[Kantoor] app inclusief alle benodigde contextinformatie. De klant ontvangt een pushmelding op zijn mobiel of een notificatie per mail (dit bepalen jij en je klant zelf). Je klant levert vanuit de webbrowser of de Mijn[Kantoor] app direct het document aan, bijvoorbeeld door een foto te nemen van het ontbrekende bonnetje. Het aangeleverde document wordt direct langs de scanservice gehaald, wat resulteert in een automatisch boekingsvoorstel.

Direct langs de scanservice

De klant ontvangt een pushmelding op zijn mobiel of een notificatie per mail (dit bepalen jij en je klant zelf). Je klant levert vanuit de webbrowser of de Mijn[Kantoor] app direct het document aan, bijvoorbeeld door een foto te nemen van het ontbrekende bonnetje. Het aangeleverde document wordt direct langs de scanservice gehaald, wat resulteert in een automatisch boekingsvoorstel. Bovendien kan de accountant het document gelijk terugvinden bij het bankafschrift. Dit zorgt voor een correcte, complete en actuele administratie en biedt de ondernemer realtime inzicht in zijn cijfers.

Vragen stellen over boekingen

Bij inkoop- en verkoopboekingen kunnen zich allerlei vragen (vraagposten) voordoen. Daarom kan de accountant nu ook rechtstreeks vanuit het inkoop- en verkoopboek digitaal vragen stellen aan de klant. Wederom direct bij de betreffende boeking. De klant beantwoord deze vraag gemakkelijk via de app. Dit bespaart tijd en maakt de afhandeling van vraagposten efficiënter.

In de context van de boeking

De chatfunctie maakt de communicatie scherp, kort en bondig. Stel concrete vragen en de link naar de betreffende boeking wordt automatisch voor je gelegd. Je laat klanten ontbrekende documenten toevoegen aan de juiste bankregel en je kunt afscheid nemen van omslachtige en foutgevoelige werkwijzes.

Activeer in-context communicatie

Deze functionaliteit is beschikbaar voor Samenwerken en Samenwerken Uitgebreid en werkt alleen in combinatie met Mijn[Kantoor]. Je activeert de chatfunctie via het rechtenscherm. Hoe je dat doet bekijk je in deze video. Maak je nog geen gebruik van Exact Online Boekhouden? Vraag een gratis proefabonnement aan en maak vrijblijvend kennis met de kracht van Exact Online Boekhouden.