Geautomatiseerd een inkoopfactuur fiatteren: Exact Bouw

Vaak wordt er binnen bedrijven door meerdere mensen naar een factuur gekeken om deze goed of af te keuren. Ook wel fiatteurs genoemd. Dit zorgt vaak voor een enorme vertraging in de administratie, maar is vooral een administratieve last voor deze medewerkers. Met de nieuwe fiatteringsmodule hebben wij ervoor gezorgt dat dit proces een stuk efficienter en geautomatiseerd kan lopen.

Zo kun je eenvoudig verschillende workflows aanmaken met vaste of vrij te kiezen medewerkers als fiatteur. Je kiest zelf, eenmalig, de juiste fiatteurs voor je inkoopfacturen, inkooporders of contract onderaannemers. Deze verschillende workflows die je aanmaakt kun je ook nog automatisch door Exact Online Bouw laten invullen. Je kunt gemakkelijk en snel sjablonen aanmaken waarin je kunt aangeven, op basis van een bedrag of een leverancier, welke workflow met welke fiatteurs gekoppeld moet worden. Zo kun je eenvoudig aangeven dat inkoopfacturen of orders boven een bepaald bedrag altijd door meerdere mensen moeten worden gefiatteerd.

Om ervoor te zorgen dat er minder gefiatteerd hoeft te worden, hebben we de optie om een workflow te laten selecteren wanneer het bedrag van de inkoopfactuur en de geselecteerde leverbon matchen. Hiermee kun je, bijvoorbeeld tot een bepaald bedrag, vertrouwen op de uitvoerder die de bon heeft uitgeschreven en dus heeft aangegeven dat deze kosten terecht zijn.

Om het voor fiatteurs een stuk makkelijker te maken, hebben we een te accorderen pagina gemaakt waar alle te fiatteren inkoopfacturen, inkooporders en contracten onderaannemers terecht komen. Je kunt dan eenvoudig bij het goed- of afkeuren een opmerking meegeven en direct naar je volgende te accorderen document gaan.