Beheer al je contracten in de bouw met contractmanagement

Contractmanagement kun je eigenlijk zien als de olie waardoor je onderneming goed blijft draaien. Het zorgt ervoor dat je overzicht houdt in je administratie, een basis hebt voor goede samenwerking en het risico op onverwachte kosten achteraf verkleint.

Zo krijg je als ondernemer in de bouw steeds meer te maken met randtaken door documentatieplicht vanuit nieuwe regelgeving. Deze aansprakelijkheid en administratie vragen om goed zicht op contractuele verplichtingen. Een contractbeheersysteem ondersteunt je hierbij.

Contractmanagement lijkt vaak complex. Toch loont het om materiaalcontracten en contracten met onderaannemers volgens een gestructureerd proces te verwerken. Het scheelt je veel tijd en verkleint de kans op fouten. Bovendien brengt gebrek aan contentmanagement juist risico’s met zich mee.

Zo kan te weinig aandacht voor contractmanagement op lange termijn leiden tot vertragingen of kostenoverschrijdingen. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren tijdens een (tijdelijk) personeelstekort waardoor je het zicht op de lopende verplichtingen verliest.

Er zijn een aantal concrete risico’s bij een gebrek aan contractmanagement:

• Je bent niet goed voorbereid op prijsfluctuaties van bouwmaterialen.
• Je bent vaak minder goed beschermd bij tekortschietende leveringen.
• Je bent gevoeliger voor vertragingen.
• Je kunt sneller aansprakelijk worden gesteld.
• Je bent minder zeker van gunstige betalingsvoorwaarden.

Met een contractbeheersysteem structureer je het proces waarmee je alle bouwcontractvormen verwerkt. Je bent ervan verzekerd dat de juiste informatie op de juiste locatie is opgeslagen en beschikbaar is wanneer je het nodig hebt.

In plaats van je contracten handmatig op te slaan op een schijf of in een Excel-bestand, registreer je alle contracten in een centrale database in de cloud. Contracten die bij elkaar horen, worden automatisch gebundeld. Alle kosten worden doorberekent naar je projectresultaat. Zo zie je gelijk op welke onderdelen je winst behaalt, of eventueel tekortkomt. En het geeft je vooraf beter zicht op je marges.

Met het inrichten van een duidelijk proces voor contractbeheer in de bouw houd je overzicht en voorkom je onnodige kosten. Zo profiteer je met Exact voor Bouw van de drie onderstaande voordelen.

Houd grip op de levering van werkzaamheden en materialen

Met uitvoerdersbonnen leg je vast of werkzaamheden of materialen zijn uitgevoerd of geleverd zoals afgesproken. Exact voor Bouw koppelt deze uitvoerdersbonnen met je inkoopfacturen. Je betaalt alleen voor werkzaamheden en materialen die zijn geleverd volgens afspraak. En alle deadlines in je contracten komen samen in je projectplanning. Zo houd je altijd overzicht.

Registreer automatisch contracten

Het registratie- en documentatieproces voor al je bouwcontracten scheelt tijd. Inkoopvoorwaarden leg je standaard vast en hergebruik je bij het aanmaken van nieuwe contracten. Komt er een inkoopfactuur binnen? Dan controleert de software of het akkoord is en de factuur geboekt mag worden. Alles werkt vanuit één database in de cloud, met standaard back-ups.

Verkrijg inzicht met rapportages

Gebaseerd op analyses van je inkoop, uitgaven en contracten houd je altijd scherp zicht op je financiën en budgetten. Zo koppel je contracten eenvoudig aan je budget en krijg je direct inzicht in je inkoopresultaat. Je kunt daardoor ook op lange termijn goed inschatten of contracten passen binnen de financiën van je organisatie.

Contractmanagement stelt je in staat om alle bouwcontractvormen eenvoudig en overzichtelijk vast te leggen en te bewaken. Krijg inzicht in de afgesloten contracten en beheer en vernieuw je contractportefeuille vanuit een betrouwbare basis. Verplichtingen kun je vrij laten vallen en automatisch matchen met je facturen. Zo vormt de contractinformatie de basis van je inkoop- en bestelproces.