Zomer update: Exact Online Bouw verbeterd

In de afgelopen weken hebben we weer opnieuw een aantal kleine verbeteringen doorgevoerd in onze bouwsoftware. Deze verbeteringen zijn grotendeels gebaseerd op suggesties van onze klanten. In dit blogartikel lees je er meer over. 

Afrekenstaten

Een nieuw overzicht geeft inzicht in alle afrekenstaten. De afrekenstaat zorgt ervoor dat je de kosten die op het project zijn gemaakt door kunt sturen naar de ontvangende partij.  Je kunt handig vanuit deze overzichtslijsten (voor zowel regie en aangenomen werk) werken en de status per afrekenstaat volgen zonder dat je elk project afzonderlijk moet inkijken.

Afbeelding 1: Alle regie afrekenstaten overzichtelijk bij elkaar. (klik om te vergroten)

Aansluiting boekhouding en projectadministratie verbeterd

Je wilt dat alle gemaakte kosten en opbrengsten aan de juiste financiële perioden in de boekhouding worden toegewezen. Voorheen werd de periode automatisch toegewezen op de datum van een inkoop- of verkoopfactuur. Je hebt nu de flexibiliteit om een afwijkende periode te gebruiken. Handig bijvoorbeeld als je op 7 juli een inkoopfactuur ontvangt van een onderaannemer voor diensten geleverd in juni. Je kunt dan de datum op 7 juli zetten en de periode op 6 zodat de kosten aan die periode worden toegewezen. Ook worden periodes nu getoond in het detailscherm van een factuur – dit geeft meer inzicht in hoe de factuur geboekt is.

Afbeelding 2: Flexibiliteit om de financiële periode aan te passen. (klik om te vergroten)

Aansluiting in- en verkoopfacturen verbeterd

In- en verkoopfacturen geboekt in Exact Online Bouw worden automatisch doorgezet naar de boekhouding in Exact Online. We hebben een aantal wijzigingen gemaakt waardoor we de aansluiting tussen de boekhouding en de projectadministratie hebben verbeterd. Zo worden nu bijvoorbeeld de kostenplaats standaard op basis van je instellingen ingevuld en meegenomen naar de boekhouding. Zo kun je vanuit de boekhouding analyses maken op basis van je kostenplaatsen.

Ook hebben we de synchronisatie van inkoopfacturen verbeterd. Voorheen was het mogelijk om inkoopfacturen met de status ‘verwerkt’ in de boekhouding nog te bewerken in de projectadministratie zonder dat wijzigingen werden verwerkt in de boekhouding. Om de aansluiting te waarborgen is het vanaf nu niet meer mogelijk om verwerkte facturen in de projectadministratie te wijzigen. Werd een factuur in de boekhouding verwijderd, dan kon je deze niet meer aanpassen in de projectadministratie van Exact Online Bouw. Vanaf nu worden verwijderde facturen automatisch vrijgegeven zodat ze weer bewerkt kunnen worden.  Wil je meer weten over het inkoopproces in Exact Online Bouw, kijk dan dit webinar.

Exporteer je in- en verkoopfacturen naar Excel

Vanaf nu is het mogelijk om je facturen naar een spreadsheet over te zetten voor verdere analyses. Handig bijvoorbeeld als je alle facturen van een leverancier op een rijtje wilt zetten en verder wilt analyseren met behulp van Excel.

Afbeelding 3: Export van je facturen naar Excel. (klik om te vergroten)

Gebruik kleuren in je communicatie

Je kunt gebruik maken van fontkleuren in je communicatie. Echter, deze werden niet meegenomen in de pdf. Dit is nu veranderd, en nu kun je handig teksten visueel benadrukken met verschillende kleuren. Handig, als je bijvoorbeeld iets wilt benadrukken in inkooporder communicatie naar je leverancier (bijvoorbeeld ‘let op zonder ordernummer kan er geen betaling worden verricht) of je wilt iets verduidelijken in de offerte (zie hieronder).

Afbeelding 4: Maak slim gebruik van kleuren in je communicatie (klik om te vergroten)

Meer informatie? 

Wil je meer weten over het werken met Exact Online Bouw, bekijk dan onze webinars.