Factureren: Meer dan alleen 'Uurtje-Factuurtje' - Optimaliseer je Cashflow

Ben je benieuwd hoe je je diensten het beste in rekening kunt brengen? Er zijn veel verschillende manieren om je klanten te factureren, en de keuze kan een grote impact hebben op je cashflow. 

Uurtje factuurtje populair

In de praktijk zie je dat diensten op verschillende manieren in rekening worden gebracht. In Nederland blijft het ‘uurtje factuurtje’ model nog steeds het meest populair onder adviesbureaus en dienstverleners. In dit model wordt de vergoeding voor werkzaamheden bepaald door het aantal werkelijk gewerkte uren. Bij de opdrachtbevestiging wordt doorgaans een uurtarief afgesproken, met eventueel een limiet of inschatting van het aantal begrote uren. Na oplevering van het werk – of tussentijds - wordt vervolgens de daadwerkelijk bestede tijd aan de opdrachtgever achteraf in rekening gebracht.

Nadeel van achteraf factureren

Een nadeel van volledig achteraf factureren is dat je langer op je geld moet wachten. Stel, je levert een maand lang diensten en stuurt aan het einde van de maand de factuur. Met een betalingstermijn van 30 dagen (of soms langer) krijg je pas na 30 dagen betaald. Hierdoor kan de tijd tussen het leveren van de eerste dienst (bijvoorbeeld in de eerste week) en de ontvangst van de betaling flink oplopen. 

Gelukkig gaat Exact Online verder dan alleen ‘uurtje-factuurtje’. Er zijn verschillende facturatiemethoden en je kunt per project de gewenste methode instellen. Je kunt zelfs meerdere methoden combineren binnen één project*. Als je een facturatiemethode per project wilt toepassen, speelt het projecttype een cruciale rol. Elk projecttype heeft zijn eigen logica. Zo is bijvoorbeeld bij het projecttype ‘nacalculatie’ de logica dat de klant gefactureerd op basis van de werkelijk bestede uren en gebruikte materialen. Dit projecttype zorgt ervoor dat geleverde diensten efficiënt vanuit de urenregistratie naar een factuurvoorstel en vervolgens naar een factuur worden omgezet. Bij ‘nacalculatie’ vindt de facturatie altijd achteraf plaats, dus nadat de diensten zijn geleverd.  

Doorlopende diensten

Naast projectmatige diensten kun je je cashflow (en klantenbinding) aanzienlijk verbeteren door het aanbieden van doorlopende diensten. Denk hierbij aan servicecontracten, service strippenkaarten of SLA's. Een groot voordeel van deze diensten is dat ze vaak vooraf op periodieke basis worden gefactureerd, wat zorgt voor een stabiele en voorspelbare cashflow. Doorlopende diensten bieden je klanten continuïteit en zekerheid, terwijl jij profiteert van een constante inkomstenstroom.

Verkort je betalingstermijn door (deels) vooraf te factureren

In Exact Online is er ook de mogelijkheid om diensten (deels) vooraf te factureren. Het grote voordeel van vooraf factureren ten opzichte van volledig achteraf factureren is dat je minder betalingsrisico’s loopt en dat je hiermee de gemiddelde betalingstermijn (DSO) kunt verkorten.

Vooraf factureren = Betere cashflow

Wil je gebruik maken van deze mogelijkheden, dan kies je in Exact Online Projecten voor het projecttype ‘vooruitbetaald’*. Bij dit projecttype factureer je diensten op basis van één of meer (terugkerende) factuurtermijnen. Dit kan zowel vooraf, als achteraf. Bijvoorbeeld 50% vooraf en 50% achteraf. Na facturatie wordt het gefactureerde bedrag op de balans onder de post ‘uitgestelde omzet’ geparkeerd. Pas bij realisatie van de uren wordt de omzet verantwoord (op basis van prijs * aantal) en wordt de balanspositie op uitgestelde omzet teruggebracht. Het voordeel van deze werkwijze is dat je vanuit de balans altijd zicht hebt op de waarde van nog te leveren diensten en dat de opbrengsten worden verantwoord in de periode wanneer de diensten zijn geleverd aan de klant.

Afbeelding 1: Actueel inzicht in de waarde van nog te leveren diensten per project.

Nu nog sneller omzet verantwoorden

Laten we in detail kijken hoe dit proces van (deels) vooruitfactureren werkt in Exact Online. Na goedkeuring van de uren wordt een voorstel aangemaakt om het saldo op de balans aan te passen. We noemen dit voorstel een saldoveranderingsvoorstel. Dit voorstel wordt elke keer bijgewerkt wanneer er uren worden goed- of afgekeurd. Je kunt deze saldoveranderingsvoorstellen periodiek verwerken om zo de financiële balanspositie per project terug te brengen en de opbrengsten te verantwoorden. Dit kan handmatig – maar vanaf nu is het ook mogelijk om deze automatisch te laten verwerken na het goedkeuren van de uren. Het voordeel hiervan is dat goedgekeurde uren direct worden verantwoord in de omzet.   

Naast het automatiseren van de omzetverantwoording hebben we ook het afsluiten van vooruitbetaalde projecten vereenvoudigd. Zo kun je bij het afsluiten van een project eenvoudig teveel geleverde diensten in rekening brengen of het niet gebruikte saldo verrekenen via een creditnota. Bijvoorbeeld, je hebt een klant vooraf €5000,- in rekening gebracht voor een project. Als je bij het afsluiten van een project ziet dat je meer uren hebt gemaakt dan verwacht, kun je eenvoudig een extra factuur sturen voor het verschil. En andersom: als je minder uren hebt gemaakt dan begroot, kun je het overige bedrag terugbetalen aan de klant. Je kunt ook bij het laatste voorbeeld het resterende bedrag afboeken en als ongerealiseerde omzet verantwoorden. Op deze manier zorg je ervoor dat bij afronding van een project de omzet netjes wordt verantwoord.

Afbeelding 2: Geen losse eindjes: wat te doen met ongebruikt saldo? (klik om te vergroten).

Exact Online Projecten

Met de alles-in-1-projectadministratie van Exact Online Projecten heb je naast de meest complete boekhouding ook handige tools om als bureau of dienstverlener meer grip op je opdrachten en aangenomen werk te krijgen. Door de verschillende facturatiemogelijkheden in Exact Online Projecten kun je je facturatieproces optimaliseren en je cashflow verbeteren. Kies de methode die het beste bij jouw projecten en klanten past. De functionaliteiten voor vooruitbetaalde projecten en het werken met meerdere factuurmethoden binnen één project zijn beschikbaar vanaf de plus-editie. Wil je meer weten over het werken met Exact Online Projecten, neem dan contact met ons op.

* Met de Work Breakdown Structure (WBS) in Exact Online Projecten is het mogelijk om met meerdere factuurmethoden op één project te werken. Een WBS bevat alle begrote onderdelen van een project en per activiteit kun je de gewenste facturatiemethode instellen. Handig bijvoorbeeld als je op een opdracht met een vaste aanneemsom het meerwerk op nacalculatiebasis wilt factureren.