Meer grip op cijfers met analytische dimensies

Met analytische dimensies meer grip op cijfers 

In Exact Online kun je je financiële cijfers langs vele verschillende dimensies analyseren. Naast grootboekrekening en kostenplaats, kun je ook gebruik maken van bijvoorbeeld kostenplaatsen, kostendragers of projecten. Met deze dimensies krijg je meer grip op je cijfers. 

Wat is een kostenplaats? 

Een kostenplaats is in essentie een extra analytische dimensie in je boekhouding. Met deze dimensie kun je opbrengsten en uitgaven nog makkelijker groeperen of verfijnen. Een voorbeeld. Stel je wilt meer inzicht in de omzet per afdeling. Je kunt dan voor elke afdeling een aparte omzet grootboekrekening gebruiken. Echter, dit is niet altijd handig, bijvoorbeeld omdat je al werkt met een aparte grootboekrekening per type dienst of product. Makkelijker is het werken met kostenplaatsen. Bij de facturatie geef je dan naast de gewenste omzetrekening ook aan op welke kostenplaats (afdeling) de omzet moet worden geboekt. Op deze manier maak je de omzet per afdeling meer inzichtelijk. 

Naast omzet kun je ook kosten naar kostenplaatsen verbijzonderen. Zo kun je bij het boeken van een inkoopfactuur de kosten toewijzen aan een specifieke kostenplaats (afdeling). En omdat je de kosten en omzet op dezelfde kostenplaats hebt geboekt zie je ook direct het resultaat per afdeling. Dit is een groot voordeel wanneer je werkt met kostenplaatsen. 

Kostendragers & projecten  

Kostendragers en projecten werken op vergelijkbare wijze als kostenplaatsen en helpen je financiële boekingen op een eenvoudige manier te groeperen en transacties verder te specificeren. In figuur 1 hieronder zie je een voorbeeld hoe de omzet vanuit verschillende dimensies kan worden bekeken: vanuit de kostenplaats (afdeling), vanuit de kostendrager (medewerker), of vanuit de artikelgroep (type dienst). 

Figuur 1: Omzetanalyse vanuit verschillende dimensies: kostenplaats, kostendrager en artikelgroep.(klik om te vergroten) 

Hoe gebruik je een kostenplaats in de boekhouding? 

Bij het boeken van een verkoop- of inkoopfactuur in Exact Online kun je heel eenvoudig aangeven op welke kostenplaats en/of -drager je de transactie wilt boeken. Je kunt per factuurregel de transactie verder specificeren. Je kunt zelfs werken met restricties, zodat je per type boeking kunt aangeven welke kostenplaatsen wel en welke niet gebruikt mogen worden. Handig wanneer je bijvoorbeeld leaseauto’s als kostenplaatsen hebt ingericht. Je wilt deze leaseauto kostenplaatsen alleen gebruiken bij bijv. het boeken van brandstofkosten of vergelijkbare boekingen. Is de leaseovereenkomst gestopt, dan kun heel eindvoudig de kostenplaats op inactief zetten. Zo houd je meer grip op leaseauto gerelateerde uitgaven. 

Automatiseren van de kostenanalyse 

Het handmatig toewijzen van de juiste analytische dimensie per boeking kan tijdrovend en foutgevoelig zijn. In Exact Online kun je journaalposten automatisch laten boeken met de juiste analytische dimensies (bijv. project of kostenplaats). Ook kun je bijvoorbeeld salariskosten automatisch door laten verdelen naar 1 of meer kostenplaatsen vanuit de salarisadministratie. Handig bijvoorbeeld wanneer je elke afdeling als kostenplaats hebt ingericht om over de kosten per afdeling te rapporteren. 

Nu nog makkelijker werken met kostenplaatsen in de projectadministratie  

Het project kun je ook zien als een extra rapportagedimensie die je naast kostenplaatsen en -dragers kan gebruiken. We hebben het mogelijk gemaakt om op basis van de projectclassificatie automatisch de kostenplaats en/of -drager in te vullen. Op deze manier kun je nog makkelijker de kosten en opbrengsten vanuit een project verbijzonderen naar bijvoorbeeld een afdeling of medewerker.  

Figuur 2: Voorbeeld instellingen projectclassificatie (klik om te vergroten) 

Kostenplaats en/of -drager volgt project  

Elk project kun je classificeren met een projectclassificatie. Deze bepaalt vervolgens welke kostenplaats of –drager wordt gebruikt bij facturatie naar je klant. Het ‘Gebruik de kostenplaats en -drager van de medewerker’ staat uit. De kostenplaats- en drager van de medewerker hebben hier dus geen invloed op de boeking. Is de kostenplaats of -drager niet ingevuld bij de projectclassificatie? Dan wordt gekeken naar de instellingen van de specifieke grootboekrekening. 

Kostenplaats en/of -drager volgt medewerker  

Je kunt nu ook de kostenplaats of -drager van een specifieke medewerker gebruiken om boekingen te verbijzonderen. Je kunt per medewerker (tab dienstverband > organisatie) aangeven tot welke kostenplaats of -drager deze medewerker behoort. Als je in de gekoppelde projectclassificatie de optie ‘Gebruik de kostenplaats en -drager van de medewerker’ aanvinkt dan worden de factuurregels automatisch gekoppeld aan de kostenplaats en/of -drager van de medewerker die het werk uitvoert. Dit is alleen van toepassing op projecten die op nacalculatie worden uitgevoerd. Factureer je vaste factuurtermijnen dan wordt gekeken naar de gekoppelde dimensies uit de projectclassificatie of (als deze leeg zijn) grootboekrekening.  

Figuur 3: Koppeling kostenplaats en -drager per medewerker. 

Combinatie project en medewerker 

Je kunt er ook voor kiezen om bijvoorbeeld de kostenplaats van de projectclassificatie te gebruiken en de kostendrager van de medewerker. Wanneer je dit wilt vink je ‘Gebruik de kostenplaats en -drager van de medewerker’ aan en laat je de kostenplaats bij de medewerker leeg. (zie ook figuur 2 en 3 hierboven) Je vult deze kostenplaats wel bij de projectclassificatie. Omdat de kostenplaats van de medewerker leeg is wordt automatisch gekeken naar de kostenplaats van de projectclassificatie. Op deze manier heb je meer flexibiliteit in het verbijzonderen van je boekingen. 

Meer informatie? 

Met Exact Online Projecten Essentials kun je werken met analytische dimensies die kunt gebruiken om meer grip op je cijfers te krijgen. Met de laatste verbeteringen kun je ook de projectclassificatie gebruiken om boekingen naar de gewenste kostenplaats- en/of drager te verbijzonderen. Wil je meer weten over deze oplossing, neem dan contact met ons op.