Tackel de declaratie-eisen van de Belastingdienst

Het ontbreken van bonnen of uitgaven die buiten jouw beleid vallen. Niet alleen vervelend voor jouw eigen administratie, maar zeker wanneer de fiscus op de stoep staat. Door digitale declaratiesoftware is jouw administratie al met een paar simpele maatregelen fiscus-proof. Hoe? Wij leggen het uit in onderstaande blog.

1: Voldoe aan de bewaarplicht

Deze ken je vast wel. Je bent wettelijk verplicht om bonnetjes 7 jaar te bewaren. Bonnen verliezen door brand of diefstal vormt hierop geen uitzondering.

Het digitaal declareren en bewaren van jouw bonnetjes maakt het gemakkelijker om aan deze bewaarplicht te voldoen. Zo loop je geen risico dat jouw administratie (onverwachts) verloren gaat.

2: Snelle toegang tot declaraties

Bij een belastingcontrole moeten jouw declaraties op korte termijn toegankelijk zijn. Dit wordt moeilijk als je alle ontbrekende of laat ingediende bonnen achteraf moet verzamelen.

Dit voorkom je door medewerkers direct een foto te laten maken van de bon en deze te laten declareren via een mobiele app. Zo zijn bonnen altijd opgeslagen in jouw administratie en gemakkelijk terug te vinden als de fiscus hiernaar vraagt.

3. Voorkom naheffingen

Bij een controle kan de Belastingdienst tot 5 jaar teruggaan in de administratie. Als blijkt dat jouw administratie foutieve declaraties bevat, zoals privé-uitgaven of niet daadwerkelijk gemaakte kosten, lopen de kosten snel op. Tel daar nog eens boetes en naheffingen van die periode bovenop en het wordt een zeer duur grapje.

Reken maar uit... Stel een bedrijf heeft 100 medewerkers en hanteert een vaste onkostenvergoeding van 150 euro per maand. Voor een periode van 5 jaar betekent dit nog eens het bedrag x 12 maanden x 5. Een duur grapje.

Door medewerkers declaraties in te laten dienen via een declaratie app weet je zeker dat declaraties zijn voorzien van de werkelijke kosten en een onderbouwing. Ook worden betalingen automatisch klaargezet, zodat deze direct worden uitbetaald. Een vaste onkostenvergoeding is nu niet meer nodig. Een ander bijkomend voordeel is dat de WKR in het systeem is geïntegreerd, waardoor je geen zorgen hebt of deze optimaal wordt benut.

Zo verklein je de kans op declaratiefraude en voorkom je boetes, naheffingen en bijkomende rente.

4. Context bij de declaratie

Voor de Belastingdienst ben jij verplicht declaraties te voorzien van:

• Een kostencategorie.
• Het verschuldigde bedrag.
• De naam van het bedrijf.
• En/of de naam van het project waarvoor de uitgave gemaakt is.

Het overtypen van grote hoeveelheden bonnetjes of nalatigheid van medewerkers vergroot de kans dat gegevens onjuist zijn of bij de declaratie ontbreken. Met een digitale declaratieoplossing wordt het invullen van de benodigde gegevens verplicht gesteld. Zo zijn declaraties altijd fiscus-proof en voorzien van de juiste gegevens.

Door het digitaliseren van jouw administratie blijven declaraties gegarandeerd 7 jaar bewaard, worden deze volgens het belastingbeleid ingediend en zijn deze snel toegankelijk. Kortom, jouw administratie voldoet altijd aan de eisen van de belasting. Kom maar op met die controle!

Het implementeren van een digitale declaratieoplossing in jouw administratie maakt jouw administratie ook in het buitenland altijd fiscus-proof. Hoe? Wij geven je tips in onderstaande whitepaper.