Tijd besparen: Handmatig vs digitaal declareren

Veel bedrijven die nog handmatig declaraties verwerken onderschatten de hoeveelheid tijd die medewerkers kwijt zijn om een declaratie correct bij de administratie te brengen. Bedrijven die declaraties nog via papier of Excel verwerken zullen het volgende proces vast herkennen:

De medewerker

1. Bonnetjes bewaren

   Het netjes verzamelen, bewaren en aanleveren van bonnen is voor de doorsnee (reizende) medewerker vaak een uitdaging: in alle haast worden bonnen vergeten of blijken deze achtergebleven op de reisbestemming.

2. Printen declaratieformulier

   Wanneer de medewerker alle bonnen heeft verzameld is het tijd om deze in te dienen. Voordat de medewerker het kan indienen moeten de declaratieformulieren, die nodig zijn om de bonnen aan te nieten, keurig netjes worden geprint.

3. Handmatig invullen declaratiegegevens

   Na het printen van de declaratieformulieren is het tijd om declaratiegegevens, zoals de locatie en valuta van de bon, handmatig invullen. Het overnemen van deze informatie lijkt in eerste instantie niet zo moeilijk, totdat je erachter komt dat de bonnen al drie weken in de portemonnee van de medewerker zitten en de informatie zo goed als vervaagd is.

4. Bonnen nieten aan declaratieformulieren

   Na het invullen van de gegevens niet de medewerker alle zijn bonnen aan het formulier.

5. Declaratieformulier inleveren op bureau van manager

   Als het formulier compleet is loopt de medewerker naar het bureau van zijn manager en levert ‘m daar in.

De manager

6. De manager controleert declaraties

   De manager controleert declaraties door te kijken of de bonnen verantwoord zijn.

7. Langs de salarisadministratie

   Zodra de declaraties door de manager zijn gecontroleerd gaan de declaraties als extra check langs de administratie ter uitbetaling.

8. Wachten op uitbetaling

   Missende bonnen of onverantwoorde uitgaven kunnen nog wel eens zorgen voor vertraging in het verwerkingsproces, wat uiteindelijk gevolgen heeft voor de uitbetaling.

Het toevoegen van een declaratie kost gemiddeld 1 minuut. Dit is tijd voor het uitzoeken en verzamelen van de juiste bonnen, checken van het aantal kilometers en het invullen van aanvullende declaratiegegevens. Het duurt 10 minuten om het declaratieformulier te printen, in te vullen met standaardgegevens, alle bonnen eraan te nieten en deze in te leveren bij de manager.

Naast het feit dat een medewerker declaraties eenvoudig indient via een app, zijn nog er andere voordelen die tijdsbesparing realiseren:

• De bon is altijd digitaal opgeslagen en eenvoudig terug te vinden in een digitaal overzicht;
• Belangrijke gegevens, zoals locatie en valuta, worden automatisch door het declaratiesysteem ingevuld;
• Medewerkers dienen declaraties digitaal in bij de manager;
• Medewerkers worden sneller uitbetaald door snellere verwerking.

Dit bespaart de declarant meer dan 60%.