Het afsluiten van boekjaren met Excel moet stoppen

... en waarom het nu tijd is voor een goede tool voor consolidatie

De jaarafsluiting. Het blijft een pittige klus voor elk financieel team binnen een internationale organisatie. Misschien heb je 'm net na veel geploeter afgesloten. Of misschien zit je er nog middenin en zit je tot aan je nek in de spreadsheets. Hoe dan ook: als je je boekjaar nog steeds afsluit met Excel, dan maak je het leven ingewikkelder dan nodig is. Een goede tool voor consolidatie maakt deze klus namelijk een stuk makkelijker. Lees hier 10 redenen waarom dit jaar het laatste jaar was dat je afsloot met Excel.

1. Interne afstemmingen kosten te veel tijd

Consensus bereiken over de financiële cijfers is niet eenvoudig en vereist regelmatig complexe discussies die veel te veel tijd kosten. Alle data verzamelen, deze vervolgens op elkaar afstemmen en ervoor zorgen dat alle boekingen binnen het bedrijf gematched worden, zijn misschien wel de grootste tests van je handigheid met Excel. Om nog maar te zwijgen over het geduld dat je moet opbrengen om eindeloos conference calls te voeren, meestal met mensen in een compleet andere tijdzone. Van tijd tot tijd heeft dat wel zijn charme, maar er komt flink wat stress bij kijken.

Zodra er definitieve beslissingen zijn genomen, moeten de correcties en verwijderingen duidelijk worden gemarkeerd voor later in het proces. Wanneer je terugkijkt en je het vermoeden krijgt dat er een fout is gemaakt, is het van belang dat je snel en eenvoudig kunt checken wat je hebt gedaan om de consolidatie te voltooien. Hoe meer er kan worden geautomatiseerd van de (interne) transacties en van het eliminatieproces, inclusief het commentaar, hoe beter.

2. Valutatransacties zijn een drama

Wanneer je opereert in meerdere landen, is het niet ondenkbaar dat je regelmatig worstelt met het omrekenen van valuta. Om dit handmatig uit te voeren, is geen pretje. Welke koers moet je aanhouden? En hoe ondersteun je de vraag om verschillende wisselkoersen voor de balans en de P&L te gebruiken? Met wisselkoersen die zijn geïntegreerd in de rapportagetool (met de optie om tussen de historische, gemiddelde en huidige wisselkoers te kiezen), verloopt het proces snel en soepel en kan er met een constante wisselkoers worden gerapporteerd. Dat is niet mogelijk wanneer spreadsheetformules handmatig moeten worden bijgewerkt om conversies te managen.

3. Onnodige tijdsdruk door het ontbreken van gestandaardiseerde processen

Als er binnen een onderneming verschillende manieren van werken zijn, moet je mogelijk continu wachten op de minder efficiënte teams. Niet iets waar je op zit te wachten als er strakke deadlines in je agenda staan.

Hoe ver is elke afdeling met het maandelijkse afsluitingsproces? Moet ik mensen al gaan bellen om hun eerste versie te krijgen? Hoe accuraat is die wanneer deze wordt aangeleverd? Kan ik meteen aan de slag, of moet ik eerst iedereen terugbellen? En wanneer kan ik de CFO een indicatie geven van het uiteindelijke resultaat?

Achter data aanzitten en alles uploaden in de consolidatie master file neemt tijd in beslag. Tijd die je eigenlijk zou moeten gebruiken om de data te analyseren en afwijkende cijfers uit te zoeken. Daarom is het van groot belang om je te focussen op het ontwerpen van gestandaardiseerde processen binnen de onderneming, waardoor data snel kan worden verzameld en op elkaar worden afgestemd.

4. Veschillende bestandstypen zorgen voor onnodig gedoe

Zelfs wanneer het proces voor het samenstellen en aanleveren van de financiële rapportage is gestandaardiseerd, dan kunnen lokale teams die met andere tools werken en verschillende soorten bestanden aanleveren, je alsnog hoofdpijn geven. Krijg je de informatie via CSV- en XLS-bestanden, dan moet je een hoop werk verrichten om de data te converteren en op elkaar af te stemmen zonder dat gegevens kwijt of corrupt raken. Standaardisatie van IT-systemen en rapportageformats is de sleutel voor snelheid en accuraatheid - zowel bij de lokale divisies als tijdens het uiteindelijke consolidatieproces.

5. Wat is nou de echte waarheid?

Het rekenvermogen van Excel is niet de enige uitdaging die je zult tegenkomen. Wanneer je met verschillende spreadsheets werkt in plaats van een gecentraliseerde tool, dan is het eenvoudig om verschillende versies te krijgen van hetzelfde document die allemaal weer andere informatie laten zien.

Het bijwerken en delen van rapportagebestanden met meerdere stakeholders maakt versiebeheer vrijwel onmogelijk. En die onzekerheid kun je je niet veroorloven wanneer de auditing accountant klaar staat om de vooruitgang te controleren. Wanneer je de jaarafrekening maakt, moet je zekerheid hebben dat je met de laatste versie werkt, inclusief alle correcties die binnen het bedrijf zijn doorgevoerd. Eén bron van de waarheid, zonder de mogelijkheid dat je met een gedateerde versie aan het werken bent, is de enige manier om zeker te weten dat je de actuele stand van zaken aan het bespreken bent.

6. Communicatie is lukraak en verwarrend

Het is aan het einde van de financiële processen, wanneer de verschillende rapportages bij elkaar worden gebracht, dat goede communicatie tussen alle stakeholders cruciaal wordt. Is er iets nog niet duidelijk, dan moet de vraag snel en definitief worden geadresseerd. En dat hangt weer af van de manier waarop je informatie deelt.

Wat zijn de kanalen en waar wordt informatie opgeslagen? Kan iedereen er zeker van zijn dat ze naar de allerlaatste communicatie zitten te kijken? Of werken mensen parallel aan dezelfde vragen? Bezit je de mogelijkheid om te controleren wat de meest recente situatie in het Verre Oosten is, zonder dat de collega’s op deze locatie 24 uur per dag aanwezig hoeven te zijn om de telefoon te beantwoorden?

Bedrijven die verschillende tools gebruiken (van de 'good old' telefoon tot WhatsApp, Slack, projectmanagementsystemen of gewoon e-mail) om met hun collega’s te communiceren, lopen grote risico’s. Communicatie is traag en niemand weet 100% zeker of ze nog steeds op de juiste manier aan de juiste vraag werken. Een centrale omgeving met één serie bijlagen, opmerkingen en uitleg zou de standaard moeten zijn. Dit maakt alle veranderingen duidelijk en alle bijdragen traceerbaar en controleerbaar.

7. Begroten, forecasten en rapporteren zijn niet geïntegreerd

Voor elk bedrijf is het van essentieel belang dat er een solide link is tussen de begroting, de forecast en de performance, zodat deze eenvoudig te vergelijken zijn. Ook kun je zo precies vaststellen waar iets niet volgens plan is gegaan. Dat is de enige manier om een positieve verbeteringscyclus te creëren waarmee een realistische begroting en accurate voorspellingen kunnen worden bereikt.

Deze drie verschillende kaders binnen verschillende systemen verwerken, helpt niet bij het doorvoeren van verbeteringen. Het afstemmen van de originele ambitie (het budget) op de voorspellingen en de resultaten, vraagt om een actie vanuit meerdere systemen en leidt tot het genereren en vergelijken van rapporten die niet op elkaar zijn afgestemd. Niet alleen tijdrovend en lastig, maar het ondermijnt ook je vermogen om inzichten te gebruiken in het adviseren van de business.

8. Je kunt rapportages niet analyseren vanuit de tool die deze creëert

Wanneer er binnen het consolidatieproces een vraag naar boven komt, moet er in het ERP-systeem worden gekeken naar de originele transacties om zo de oorzaak of verklaring te achterhalen. Wanneer de sub-balance-sheet niet lijkt te kloppen binnen het geheel, moet de consolidatiemanager snel kunnen vaststellen of er 'corrigerende' invoeren zijn geweest direct in het eigen kapitaal - en waarom. Dat kan een flinke puzzel blijken.

Wanneer je dit probeert op te lossen met systemen die niet geïntegreerd zijn, kan dit een behoorlijke uitdaging worden. Met aan de ene kant de financiële administratie van het bedrijf en aan de andere kant de tools die worden gebruikt om eindrapportages op elkaar af te stemmen, die niet met elkaar communiceren. Het verband ontdekken tussen de cijfers die je in Excel ziet en de transacties die tot deze cijfers hebben geleid, is handmatig detectivewerk. Is deze informatie met één druk op een knop beschikbaar, dan zou je dat een hoop tijd besparen. Maar dat is een utopie totdat je consolidatie-invoer en financiële transacties in dezelfde omgeving zijn geïntegreerd.

9. Het is moeilijk om de complexiteit van de organisatie bij te houden

Ondernemingen die snel groeien of internationaal opereren, kunnen een extreem ingewikkelde organisatiestructuur hebben, vooral wanneer het bedrijf actief is op het M&A gebied. Probeer je via spreadsheets de continu veranderende juridische structuur en managementstructuur van het bedrijf te beheren, dan bevind je je in een netelige en arbeidsintensieve situatie.

Een groeiende organisatie bijhouden via het knippen en plakken van complexe spreadsheetformules en tabellen, levert vrijwel nooit precies datgene op waar je op had gehoopt. Een consolidatietool is ontworpen om opgeschaald te kunnen worden voor dergelijke organisaties, waardoor het veel makkelijker en veiliger is om delen van de administratie te kopiëren wanneer de business evolueert.

10. Excel is foutgevoelig

Misschien zijn punt 1 en 2 niet van toepassing en levert iedereen de spreadsheets aan zoals afgesproken. Heb je alles in hetzelfde bestandstype, eenvoudig op elkaar af te stemmen en te consolideren. Niets om je zorgen te maken, toch?

Misschien toch wel. Wanneer je ervan overtuigd bent dat je prima uit de voeten kunt met Excel, denk er dan even aan hoeveel formules en macro’s er verschijnen die maar één iemand echt snapt. Excel is foutgevoelig. Onderzoek aan de TU Delft toont aan dat van 15.000 spreadsheets er 750 bestanden meer dan 100 oppervlakkige fouten bevatten. Over de oorzaak van de fouten is het weliswaar nog speculeren. Het heen en weer sturen van spreadsheets en het door iedereen bewerken ervan, heeft zeker een invloed op de kwaliteit. Maar wellicht zit de foutgevoeligheid ook in de interface van Excel - en dan met name in het feit dat je alleen het eindresultaat van een getal ziet. Het is moeilijk om binnen een spreadsheet op fouten te controleren. Durf jij er geld op in te zetten dat je spreadsheets voor 100% correct zijn?

Doe jezelf een plezier

Consolidatie is een taak met een hoge verantwoordelijkheid en is een grote uitdaging. Wanneer je jezelf onnodig onder druk zet door tools te gebruiken die er niet voor zijn gemaakt, is het tijd om daarmee op te houden.

Speciale consolidatietools zorgen voor een naadloze doorstroming van het complete proces, doordat ze geïntegreerd zijn met de ERP-bron van de financiële data. Doordat er actuele dagboekinvoer wordt aangemaakt, zorgt dit voor een duidelijke weergave van de correcties die worden doorgevoerd. Iets wat je met een spreadsheet niet kunt. De tools bieden ook een centrale omgeving waarin iedereen effectief kan bijdragen; geen problemen meer met versiecontrole en ontbrekende informatie. Het omzetten van wisselkoersen, interne afstemming en eliminatie is geautomatiseerd, evenals de dagboekinvoer voor correcties en eindrapportage.

Krijg snel een accuraat beeld, met minder risico en minder stress. Het is tijd om afscheid te nemen van Excel. Maak een nieuw begin met consolidatie en gebruik de tijd die vrijkomt om de rapportage-resultaten in te zetten om je bedrijf vooruit te helpen.