9 tips voor succesvol zakendoen in crisistijd

Extra uitgaven. Toenemende zorgen. De zakelijke uitdagingen stapelden zich het afgelopen jaar op. In veel bedrijven heeft zakendoen in tijden van corona een andere invulling gekregen. Hoe blijf je in control over de kosten? Wat kun je doen om je business te behouden of zelfs te laten groeien? Het zijn vragen en uitdagingen waar je als finance professional nu meer dan ooit mee bezig bent.

Tijdens Exact Live vroegen we een aantal experts en ondernemers naar hun ervaringen. Rene Jonker - hoofd financiën bij GGD Flevoland, Dennis Voermans - senior accountmanager bij SRXP, Alexander Rahusen - CFO bij Exact en Edward Burgers - procurement manager bij Exact vertelden ons hoe je als bedrijf een crisis succesvol doorstaat. Lees verder en doe er je voordeel mee!

1.          Registreer nauwkeurig

Met stip op 1: goed bijhouden wat er binnenkomt en uitgaat! Natuurlijk is dit altijd al belangrijk, maar in tijden waarin je extra middelen moet financieren en veel moet onderhandelen, is een nauwkeurige registratie helemaal een must. Kom je boven begroting uit doordat je extra beschermingsmiddelen of thuiswerkapparatuur moet aanschaffen? Rijzen de schoonmaakkosten de pan uit? Hoe beter je registratie van de variabele kosten, hoe beter je zicht op de liquiditeit. Bovendien kun je zo ook beter en sneller je rekeningen presenteren aan de overheid en verzekeraars, om een deel van je onkosten vergoed te krijgen.

2.           Organiseer en anticipeer

Hard of minder hard geraakt, de heren zijn het erover eens dat de mate waarin ze vooraf geanticipeerd hebben, bepalend is voor hoe ze de coronaperiode nu doorkomen. Exact bijvoorbeeld dacht in februari 2020 al na over ‘wat als corona hierheen komt?’ en ‘wat als kantoren worden afgesloten?’. Ze ging lopende contracten bekijken en nadenken over de inkoop van benodigde licenties en technieken. Ook bij de GGD bereiden ze zich continu voor op eventuele toekomstige rampen en is tijdig bestellen van materiaal dat je straks nodig hebt noodzakelijk. De tip luidt dan ook: denk in mogelijke scenario’s en richt je organisatie hierop in. Focus op ‘wat als…’ en kijk wat dit betekent voor je dienstverlening, de continuïteit, het klantbetaalgedrag en je uitgaven. Doe je dit pas als de crisis je overkomt, dan ben je te laat.

3.          Budgetteer geavanceerd

Omdat je in crisistijd snel materialen nodig kunt hebben, is het belangrijk dat je budgetten en inkoopprocessen op orde zijn. Ook met het oog op aanbestedingen en verantwoording richting overheid, bank en aandeelhouders. In het begin van een crisis is misschien nog sprake van een panieksituatie en kun je nog zonder uitgebreide berekeningen en argumenten, maar na een paar maanden val je gewoon weer onder de geldende regels. Wil je ervoor zorgen dat het nooit te lang duurt voor je je spullen hebt: leg zo nauwkeurig mogelijk vast wat je wilt. Zo is de kans dat je investeringsplannen en projecten door kunnen blijven gaan het grootst.

4.           Gooi niet al je mooie plannen overboord

Maar hou de koers op langere termijn in de gaten! Was je plan om te groeien? Zorg dan voor goed zicht op ontwikkeling van je business. Duidelijke rapportages en een goed model met drijvers van de business - denk aan je klanten, sales pipeline, uitstaande offertes en onderhoudscontracten - helpen hierbij. Ook een overzichtelijk dashboard waarop je ontwikkelingen snel signaleert, is onmisbaar bij strategievorming. Welke kant vlieg je op?

Blijft er tijd en budget over voor die beoogde overname of fusie? Een blik op het heden is logisch. Even stilstaan aan het begin van de crisis is ook nog normaal. Maar houd je blik op de toekomst wél vast! Later ben je jezelf dankbaar.

5.           Investeer in de sociale cohesie in je bedrijf

Contact onderhouden met medewerkers is een van de grootste uitdagingen in tijden van thuiswerken. Door mensen zoveel mogelijk overal bij te betrekken, stimuleer je loyaliteit, saamhorigheid en creativiteit. Zet sociale activiteiten dus nog steeds op de agenda. Geef iemand die het moeilijk heeft wat extra aandacht en begin een videocall eens met de vraag hoe iemands weekend was. Andere tips: regel een vast virtueel koffie- en theemoment. En irriteer je niet aan door het beeld lopende kinderen of blaffende honden, maar grijp dit soort interventies juist aan voor een potje social talk!

6.          Houd contact met samenwerkingspartners

Wat geldt voor intern, geldt ook voor extern. Ook je klanten en leveranciers vinden het fijn als je niet te zakelijk wordt en oog houdt voor het sociale aspect. Hoe korter de communicatielijntjes en hoe persoonlijker de relatie, hoe meer een klant, bank of investeerder bovendien bereid is om mee te denken en mee te veren bij onvoorziene omstandigheden. Toon dus oprechte interesse in de ander en je krijgt de gunfactor als je hem nodig hebt.

7.           Zorg voor goede, op elkaar ingespeelde teams

Als je in de storm nog uit moet zoeken hoe je samen een dam bouwt, ben je aan de late kant. Rustige periodes zijn dé tijd op te bouwen aan je team. Zie het thuiswerken niet als te grote belemmering hierbij, tippen de heren. Werken op afstand heeft ook voordelen. Zo wordt het contact soms alleen maar intenser als je er meer moeite voor moet doen en verlopen digitale vergaderingen efficiënter. Blijf naast de kommer en kwel de rekbaarheid van je team zien en waarderen.

8.           Focus op de juiste markten

Net als de teams die je bouwt in rustige tijden, geldt ook voor sales: je repareert het dak niet als het regent. Overtuig je (potentiële) klanten dus van het nut van nú investeren in jouw product of dienst. Zodat ze klaar zijn voor de toekomst als het nodig is. Verkoop je bijvoorbeeld expense systemen zoals SRXP, dan wil je klant dat het declaratieproces staat zodra er straks weer gereisd mag worden. Bij SRXP hebben ze hun huidige klanten tijdens de coronacrisis masterclasses aangeboden om meer uit hun declaratiesysteem te halen. Ze zijn zich ook gaan focussen op nieuwe bedrijven waar hun product op dat moment juist wel nodig was, zoals de medische sector.

9.           Laat je ondersteunen door Exact

Je hoofdtaak als financial in crisistijd is duidelijk: regelen, vastleggen, specificeren en communiceren. Wat is hierbij nu beter gereedschap dan een goed boekhoudpakket? Door te werken met een professioneel systeem van Exact realiseer je precies de verdieping die je nodig hebt én bespaar je jezelf veel tijd. Tijd die je goed kunt besteden aan de menselijke kant van zakendoen. Want ja, systemen en cijfers zijn belangrijk. Zeker in crisistijd. Maar ménsen? Die zijn nog altijd onmisbaar. Grijp dus de tijd die een goed automatiseringssysteem je geeft en je bent optimaal voorbereid op toekomstige crises!

Benieuwd naar deze of een van de vele andere sessies van Exact Live? Kijk de sessies gemakkelijk terug.