10 handige functies van de Exact Online Voorraadbeheer app

In Exact Online Handel en Productie heb je al een schat aan mogelijkheden die het werk voor een handels- of productiebedrijf stukken makkelijker maakt. Daarbij  hebben we ons de laatste tijd extra gefocust op de Exact Voorraadbeheer app. Ben je benieuwd hoe de Exact Voorraadbeheer app je helpt met het digitaliseren van jouw magazijn? In deze blog ontdek je de tien mooiste features.

Papier is passé

De tijden dat je met een stuk papier door je magazijn liep om de voorraad te inventariseren, zijn wel echt voorbij. Tenminste, de meeste handelsbedrijven hebben ondertussen wel een oplossing voor hun voorraadbeheer. Maar digitaal goederen ontvangen en orders picken wordt nog niet overal gedaan. Wist je dat het niet eens nodig is om een apart WMS aan te schaffen? In alle edities van Exact Online Handel en Productie krijg je namelijk de vernieuwde Voorraadbeheer app tot je beschikking. De functies die je tot je beschikking hebt in de app is afhankelijk van je abonnement. Eerder vertelde Bram Streefkerk je al over de mogelijkheden van digitaal orderpicken, en het belang van regelmatig voorraadtellingen uitvoeren. Maar ondertussen is de app uitgebreid met allerlei functies om je te helpen op een makkelijke manier je magazijn te digitaliseren. Ben je benieuwd welke functies je in jouw abonenent hebt? Download de app vandaag nog. 

1. Barcode scannen

Al je het hebt over barcode scannen in een magazijn denk je waarschijnlijk meteen aan handheld scanners. Maar de Voorraadbeheer app werkt ook met de ingebouwde camera in je smartphone. Zo hoef je niet te investeren in speciale hardware of te wennen aan een nieuw apparaat. Een professionele infraroodscanner heeft echter wel bepaalde voordelen. Bijvoorbeeld als jouw magazijn wat minder goed verlicht is of wanneer je nog sneller wilt kunnen werken. Daarom is de app ook compatibel met gangbare Android scanners van Zebra of Honeywell. De software maakt gebruik van de ingebouwde barcodescanner zodat je sneller kunt werken, ook bij weinig licht.

2. Voorraad tellen

In dit blog hebben we al eerder verteld over de voordelen van regelmatig voorraadtellen, en over het gemakt van digitaal tellen. Door de Exact Voorraadbeheer app te gebruiken stimuleert je het regelmatig tellen van je voorraad. Hierdoor neemt de betrouwbaarheid van je voorraad toe en voorkom je onverwacht misgrijpen. Maak direct vanuit je magazijn een correctie of plan een cyclus telling in. Met een geplande telling van een reeks artikelen registreer je eenvoudig en snel afwijkingen door gebreken, vervaldatum of ontbrekende aantallen.

3. Goederen ontvangen

Wanneer goederen binnenkomen in je magazijn is het van belang om deze zo snel mogelijk op te nemen in je voorraad. Op deze manier komt de voorraad zichtbaar via je online kanalen, en ben je te alle tijden op de hoogte van wat er in je magazijn ligt. Veel handelsbedrijven controleren eerst de ontvangst aan te hand van de pakbon, en voeren deze later in via Exact Online. Zonde, op deze manier heb je extra handelingen, loop je vertraging op in je proces en loop je het risico op fouten. 

Met de Voorraadbeheer app selecteer je een bestelling op je smartphone of Android scanner en na controle ontvang je de bestelling direct. Eventueel kun je ook nog een foto toevoegen of koppel je de afleverbon als referentie aan de ontvangst. 

4. Put-away 

Wil je echt zorgen dat de voorraad zo snel mogelijk zichtbaar is in Exact Online? Maak dan gebruik van een ontvangstlocatie (of grondlocatie). Dit is een locatie in je magazijn waar je de ontvangen goederen tijdelijk neerzet voordat je ze verplaatst naar de uiteindelijke pick- of bulklocatie in je magazijn. De artikelen die zich op de ontvangstlocatie bevinden, kun je later via de put-away functie verplaatsen naar een pick- of bulklocatie. Vanuit de app open je de put-away functie, en je ziet alle voorraad op de ontvangstlocatie, die je dus nog weg moet zetten.  

5. Locatieverplaatsingen

Als de voorraad al op de uiteindelijke locatie ligt, kan het zijn dat je deze naar een andere locatie in je magazijn wilt verplaatsen. Bijvoorbeeld omdat dit artikel veel verkoopt, en je het op een goed bereikbare plek wil leggen. Verplaats items van de ene opslaglocatie naar de andere via het menu Locatieverplaatsingen. Je selecteert eenvoudig de "van" -locatie, het item en de hoeveelheid die je wilt verplaatsen. Selecteer vervolgens de locatie "naar" en voer een overdracht uit. In Exact Online zie je vervolgens precies wie de verplaatsing heeft uitgevoerd, en op welk moment. 

6. Orderpicken

Print je nog steeds de pakbon uit voor je pickers? Dan wordt het echt tijd dat je de overstap maakt naar digitaal picken. We hebben je eerder al uitgelegd wat de voordelen zijn en hoe je gemakkelijk kunt starten. Zeker wanneer het volume aan orders toeneemt is het belangrijk om goed naar je processen te kijken. Door digitaal te werken voorkom je fouten (minder retouren!) en kun je beter voldoen aan de hoge klantverwachting. 

Via het overzicht “te picken” in Exact Online bepaal je welke orders je vrij wilt geven om gepickt te worden. De app toont overzichtelijk de te leveren orders en meerdere medewerkers kunnen gelijktijdig orderpicken. Na selectie van een order word je in het magazijn naar de juiste locatie geleid, en daar aangekomen kun je het product scannen en het aantal bevestigen. Dit alles wordt realtime in Exact Online vastgelegd. Bij het leveren van de order zie je precies wat gepickt is en of er afwijkingen zijn.

7. Multi-order picken

Wil je nog efficiënter werken? Verzamel dan meerdere bestellingen in één keer. Zeker in het geval van kleinere orders en kleinere producten loont het om batches van meerdere orders in 1 keer te picken. Je loopt 1 keer door je magazijn en vult een ​​trolley met meerdere bakken. Iedere bak is 1 order. Je scant het artikel, en de bak waarin je het artikel plaatst. Zo hoe je niet voor iedere order apart door het magazijn. Na het picken, scan je eenvoudig elke bak afzonderlijk voor levering.

8. Geplande retouren

Soms komen goederen weer retour. Wanneer deze vooraf worden aangemeld, weet je al precies wat er retour gaat komen. Met de Voorraadbeheer app ontvang je de geaccepteerde verkoop retouren in je magazijn doormiddel van een geplande retour. Je selecteert de retour in de app, en vervolgens een of meerdere artikelen uit een verkooporder. Deze neem je retour op voorraad door ze op een gewenste opslaglocatie in je magazijn te plaatsen. 

9. Geplande magazijnverplaatsingen

Magazijn- of locatieverplaatsingen kun je ad-hoc uitvoeren, maar je kunt ze ook plannen. Bijvoorbeeld wanneer een MRP-advies aangeeft dat je moet aanvullen vanuit een ander magazijn. Maar je kunt ook handmatig een verplaatsing plannen. Met de app verplaats je artikelen van de ene locatie naar de andere, of vanuit het ene magazijn naar het andere. Bijvoorbeeld om voorraad aan te vullen op een picklocatie vanaf een bulklocatie.

10. Android scanners

Een app die je op je eigen mobiele telefoon kunt gebruiken is natuurlijk al superhandig en maakt je magazijn digitaliseren laagdrempelig. Bijna iedereen heeft een smartphone, en doordat de app zeer intuïtief werkt kan bijna iedereen er mee werken. Toch zijn er redenen om gebruik te willen maken van professionele Android scanners in je magazijn. Wanneer er weinig licht is in de omgeving kan de camera van je telefoon soms trager reageren. Een infraroodscanner biedt dan uitkomst! Deze techniek herkent de barcodes namelijk ook bij weinig licht supersnel. Daarnaast hoeven je medewerkers niet op hun privé device te werken, en kunnen de scanners tegen een stootje.  En gebruik dan meteen de dark mode in de app. Die is namelijk ook vriendelijker aan je ogen in een donkere omgeving.

Bonus: Beveilig je gegevens

Je wil natuurlijk niet dat zomaar iedereen met je gegevens aan de gang kan. Net als het slot wat je op de deur naar je magazijn hebt zitten, zit er ook een slot op de Voorraadbeheer app. Via de instellingen kun je de app helemaal naar je zin maken. Denk hierbij aan de volgorde van het menu, welke opties je wel of niet ziet, en of je liever een licht of donker thema wil. Maar je kunt de app ook vergrendelen. Zo voorkom je ongenodigde bezoekers in je digitale magazijn. Wanneer deze functie is ingeschakeld, kun je de app alleen opstarten met een vingerafdruk of pincode

Afsluiting 

Is jouw magazijn al gedigitaliseerd? Of maak je nog steeds gebruik van papier voor orderpicken, ontvangsten en tellingen? Dan wordt het tijd om de stap te maken naar het digitale magazijn van Exact Online. De Voorraadbeheer app is onderdeel van Exact Online Handel en Exact Online Productie. Digitaal voorraad tellen en Orderpicken is al mogelijk vanaf Exact Online Handel Essentials, en vanaf de Plus en Professional editie komen daar ook functies als Assemblage, Put away en Locatieverplaatsingen bij. Heb je een Exact Online Handel of Productie of Premium abonnement? Dan zijn standaard ook de meest uitgebreide functies van de app voor jou beschikbaar.

Wil je meer weten over de Exact Voorraadbeheer app, en ben je benieuwd welke functies onderdeel zijn van jouw abonnement? Lees het hier.