Automatisch afletteren van webshopverkopen doe je zo

Afletteren is een tijdrovend onderdeel van je webshopadministratie. Mutaties van de payments service provider (PSP) die betalingen van je online verkopen regelt, moeten kloppen met je boekhouding. Een foutje is zo gemaakt en bovendien vaak moeilijk te achterhalen. Gelukkig is er een manier om je webshop inkomsten automatisch te matchen met je boekhouding.

Stukje geschiedenis

Afletteren, wat heeft dat met een cijferadministratie te maken? Logische vraag. Daarvoor eerst een stukje geschiedenis. Voor mutaties die bij elkaar hoorden, werd in het tijdperk voor de boekhoudsoftware een letter gezet. Zo is de term ‘Afletteren’ ontstaan. Tegenwoordig is afletteren het ‘matchen’ van mutaties die bij elkaar horen. Als je een factuur naar de klant stuurt, ontstaat er een openstaande post. Zodra de klant de factuur betaalt, ontstaan er mutaties. Die kun je tegen elkaar wegstrepen, oftewel afletteren. Hierdoor is je administratie weer in balans.

MT940-bestand

Mocht je weinig openstaande posten hebben, dan is handmatig afletteren of gebruik maken van een MT940- oftewel SWIFT MT940-bestand een prima manier. Dat bestand matcht bankbestanden met openstaande posten in je boekhouding. Geld dat je PSP overmaakt, kun je niet afletteren via een MT940-bestand, omdat order- en factuurnummers tussen de webshop en je boekhoudsoftware niet overeenkomen.

Totaalbedrag voor meerdere orders

Veel PSP’s keren periodiek een totaalbedrag uit (bijvoorbeeld per dag of per week) voor meerdere webshoporders. Matchen is niet mogelijk omdat het totaalbedrag van de PSP niet overeenkomt met de met factuurbedragen in je boekhouding. Daarnaast kunnen uitgekeerde bedragen afwijken van de openstaande posten binnen je boekhouding. Dit komt door de commissie die de PSP inhoudt op bijvoorbeeld het totaalbedrag, door koerswisselingen, btw-afrondingsverschillen of door gebruik van vreemde valuta.

Automatisch afletteren

Herkenbaar? Kijk eens naar Aflettermodule 2.0 van Dealer4Dealer. Deze software lettert betalingen van je PSP automatisch af met je openstaande posten in Exact Online. Daarbij wordt rekening gehouden met de kosten die je PSP rekent. Van het ophalen van je betalingsbestand tot aan het matchen van je betaling. Alles gaat automatisch. De Aflettermodule 2.0 werkt nu exclusief met Mollie. Dit jaar zal Dealer4Dealer ook andere PSP’s aansluiten op de app.

Activeer Afletteren 2.0 in deExact Online App Store.