Bent u de weg kwijt als het gaat om uw transportpapieren?

Actueel onderzoek stelt dat 60% van de doorlooptijd van een product wordt besteed aan allerlei kantooractiviteiten. Voor groothandelaren kan het managen van alle transportpapieren een echte kopzorg zijn. Wat te doen om de pijn te verzachten?

Bescherm uw marges

Het is de laatste link in de keten: het verzenden van uw producten naar uw klanten. Als dit niet efficiënt gebeurt, kan het een flinke hap uit uw marge nemen. Denk maar aan hoeveel tijd uw transportafdeling aan administratie besteedt om een order de deur uit te krijgen. Exportpapieren, pakbonnen, vrachtbrieven, labels, informatie over de koerier. Het kost allemaal tijd en energie om handmatig te verzamelen en te maken.

Een lean kantoor

Terwijl uw mensen druk bezig zijn met al die activiteiten, staan uw processen bloot aan fouten. En fouten betekenen late of gemiste leveringen. Niet goed voor de relatie met uw klanten. Als we de principes van een lean productie toepassen op het kantoor, dan voegen deze activiteiten rondom transportpapieren vaak weinig of niets toe aan de klantwaarde. Stel uzelf daarom de kritische vraag of deze tijd niet beter kunt besteden.

Handmatige taken minimaliseren

ERP systemen kunnen veel van de processen rondom transportpapieren automatiseren. Dit zorgt voor winst in tijd en kosten. Door account en orderinformatie te integreren, wordt het aanmaken en printen van het nodige papierwerk geautomatiseerd. De informatie is compleet en consistent en de kans op fouten is praktisch nihil. De doorlooptijd voor het verwerken van verzendingen wordt zo sterk verkort. Dit maakt uw personeel vrij voor activiteiten die meer waarde toevoegen. En het verbetert uw klantenservice en -tevredenheid door de toegenomen snelheid en nauwkeurigheid.

Proactief omgaan met koeriers

Door gebruik te maken van geïntegreerde klant- en leveranciersgegevens in uw ERP systeem kunnen uw transportpapieren elektronisch worden verstuurd naar uw koeriers. Zij weten dan wat klaar is voor verzending en waar het precies naartoe moet. U maakt het leven van uw koeriers zo een stuk makkelijker. U versnelt het proces en voorkomt dat afspraken worden vergeten. Hiermee vergroot u uw nauwkeurigheid en betrouwbaarheid. Daarnaast maken veel koeriers tegenwoordig gebruik van real-time tracking om de eindontvangers volledig op de hoogte te houden van de verzending. Door al deze factoren te combineren, krijgt u meer tevreden klanten.