Inkopen is veel meer dan op tijd bestellen

In 2015 startte Martijn Ouwerkerk vanuit zijn zolderkamer SoundImports. Sinds die tijd is er veel veranderd. In 2016 kwam Koen Pronk aan boord en ondertussen is SoundImports uitgegroeid tot een serieuze online leverancier van zelfbouw audio componenten en accessoires. Onder andere door aandacht voor het gehele proces rondom inkopen heeft SoundImports ervoor gezorgd dat ze in korte tijd enorm hebben kunnen groeien.

Snelle groei brengt ook uitdagingen

Tijdens zijn stage in de Verenigde staten heeft Martijn de juiste connecties opgedaan om SoundImports vanuit zijn studentenkamer op te starten. Het assortiment is sinds de begindagen flink uitgebreid en ondertussen heeft SoundImports al meer dan 50.000 bestellingen verstuurd. In 2020 stonden ze zelfs op de 11e plaats van snelste groeiers van Nederland.

Groeien van 5 bestellingen per week naar 125 per dag brengt ook uitdagingen met zich mee. Hoe zorg je bijvoorbeeld dat je op tijd kunt leveren zonder te veel op voorraad te houden? Met welke frequentie bestel je bij welke leverancier? En hoe zorg je dat je inkoopproces schaalbaar is en blijft?

Volgens Koen heeft vooral een goede voorraad gezorgd voor deze groei. Hij vertelt: “Een goede voorraad is echt onze core business. We bevinden ons in een unieke niche en juist hierdoor kunnen we klanten binden door producten altijd op voorraad te hebben. Een slechte voorraad zie je niet alleen terug in de omzet. Dit gaat nog verder, je ziet het uiteindelijk ook terug in bijvoorbeeld de klantervaringen en het aantal supportvragen. Anno 2021 wil je dat een webshop je product gewoon direct kan leveren. Zelfwillen wij dat ook en daar strijden we elke dag voor.”

Om optimaal in te kopen moet je natuurlijk als ondernemer rekening houden met verschillende factoren. Hanteert je leverancier een minimum ordergrootte of kun je hier ook voor enkele stuks terecht? Als je leverancier om de hoek zit, zal je makkelijker meerdere kleine bestellingen plaatsen dan wanneer de goederen weken onderweg zijn.

Voorraadbeheer en inkopen digitaliseren

Om gericht te kunnen inkopen, is het van belang dat je op ieder moment een actueel overzicht hebt van je voorraadstanden. In Exact Online voor Handel heb je direct inzicht in je voorraadposities en de actuele voorraadwaarde. In dat overzicht kun je bijvoorbeeld filteren op een specifieke leverancier. Zo zie je snel en gemakkelijk welke artikelen besteld moeten worden en kun je efficiënt per leverancier bestellen. Maar waarom zou je dat met de hand doen? Vanuit de voorraadposities kun je op basis van de actuele voorraad, het ingestelde bestelniveau en de leveranciersselectie gemakkelijk een besteladvies laten genereren door de software. Even een controle en klaar.

Als je de bestelling genereert op basis van de geprojecteerde voorraad houd je zelfs rekening met eerder geplaatste bestellingen die nog onderweg zijn. Heb je meerdere bestellingen aangemaakt bij dezelfde leverancier, dan is het vaak verstandig om deze bestellingen samen te voegen. Zo voorkom je dat je dubbele transportkosten betaalt en profteer je van eventuele staffelkortingen of volumekorting.

Wil je het nog een stapje nauwkeuriger? Dan kan je bestellen op basis van de MRP-berekening. Zo bepaal je per periode wat je verwachtte voorraad is en pas jij je bestellingen daar op aan. Natuurlijk houdt de MRP –berekening, indien gewenst, ook rekening met de ingestelde veiligheidsvoorraad. Zo zorg je dat je ook onverwachte vraag naar een product op kunt vangen. Door aan de hand van MRP in te kopen voldoe je snel aan de vraag, optimaliseer je de inkoopprijs en houd je de voorraden beperkt.

Inzicht in leveranciersprestatie

Behalve zorgen dat je producten (op tijd) op voorraad zijn, wil je inzicht in de doorlooptijd en betrouwbaarheid bij verschillende leveranciers. Je wilt je producten op tijd aangevuld hebben zodat je klanten niet onnodig lang op bestellingen hoeven wachten. Koen van SoundImports onderschrijft dit “Anno 2021 wil je dat een webshop je product gewoon direct leverbaar heeft, dat willen wij zelf ook en daar strijden we elke dag voor.”

Met Exact Online voor Handel krijg je via de inkoopcockpit in één oogopslag inzicht in de belangrijkste data. Openstaande bestellingen, te betalen (en te ontvangen) facturen en een overzicht van je ontvangsten. Daarnaast zie je wat je meest bestelde producten zijn met de inkoopbedragen per product.

Daarbij bouw je ook een digitaal archief op. Zo weet je bijvoorbeeld hoe veel meer je bent gaan bestellen ten opzichte van een jaar geleden. Maar ook of je leverancier vaker te laat levert. Deze informatie helpt je om je bedrijf op groei aan te sturen en met data onderbouwde keuzes te maken.

Inkopen op de automatische piloot

Waar je met een beperkt aantal producten nog veel zelf kunt doen, wordt dit met een toenemend aantal producten en leveranciers een stuk complexer. Zoals Martijn van SoundImports beschrijft is het inkoopproces core business voor SoundImports. Hoe creëer je nog meer zekerheid en laat je de data optimaal voor je werken?

Handmatig inkopen is een tijdrovende bezigheid, tijd die je als ondernemer wilt besteden aan het realiseren van groei. Vandaar dat SoundImports op zoek is gegaan naar een oplossing om het inkoopproces nog verder te optimaliseren. Uiteraard met een naadloze aansluiten met Exact.

De oplossing vonden ze bij Optiply. Appcenter partner Optiply zorgt dat je altijd op tijd en de juiste hoeveelheid besteld. Zo grijp je nog minder mis en verhoog je de productbeschikbaarheid. Om dit voor elkaar te krijgen, gebruikt Optiply onder andere de voorraadgegevens en historische verkoopdata uit Exact Online en combineert dit met seizoenen en trends om de ideale voorraad te bepalen.

Volgens Martijn was de aansluiting van Optiply op Exact zo geregeld. “Het lastige was wel het schakelen naar een nieuwe manier van inkopen. Het tijdrovende speurwerk doet Optiply nu voor me!” Bij de start is Optiply direct aan de slag gegaan met twee jaar aan bruikbare data. “Optiply is echt een mooie aanvulling op Exact.” Het volledige succes verhaal van SoundImports is te downloaden via de website van Optiply.

Over Optiply

Via ons Appcenter vind je verschillende apps waarmee je Exact Online voor handel uit kunt breiden, waaronder Optiply. Optiply gebruikt de verkoop en voorraad data uit Exact Online en het algoritme maakt het besteladvies voor je. Meer dan 40 forecasting modellen en AI regelen de inkoop zonder dat je er omkijken naar hebt. Na controle zorgt Optiply dat de bestellingen in Exact Online worden aangemaakt zoals je bent gewend. Optiply sluit naadloos aan op jouw Exact Online omgeving om zo het meeste uit je software te halen.

Exact Online voor Handel

Of je nu een kleine handelaar bent of internationale groothandel met meerdere magazijnen en dropshipping. Digitaliseer je kantoor, magazijn en de keten en breng al je processen samen in één voorraadbeheersysteem. Exact voor Handel ondersteunt ambitieuze handelsbedrijven met order- en voorraadbeheer software. Groeit je bedrijf, dan groeit Exact met je mee.