EDI - wat is het en waarom heb je het nodig?

Electronic Data Interchange (EDI) is een bekende tool in de voedselindustrie. Maar er is ook steeds meer belangstelling voor vanuit andere branches binnen de groothandel. Het zijn vooral de relatief grote organisaties die steeds meer EDI gaan gebruiken. Zij willen hiermee lean worden en kosten verminderen. Als deze EDI trend doorzet, heeft dit ook belangrijke consequenties voor bestaande of toekomstige partners die niet in staat zijn deze technologie te ondersteunen.

Wat is Electronic Data Interchange (EDI)?

EDI is - om het simpel te zeggen - het uitwisselen van elektronische documenten en bedrijfsgegevens tussen de computersystemen van bedrijven. Hiermee kunnen zakenpartners bijvoorbeeld direct bestellingen plaatsen, zonder dat daar menselijke interactie bij komt kijken. Het is meer dan gewoon een e-mailtje, want daarbij is wel besluitvorming en opvolging door personeel nodig.

Het is eigenlijk niets nieuws

EDI bestaat al sinds 1980, maar wordt nog steeds niet heel erg veel gebruikt. Het systeem heeft enorm kunnen profiteren van de technologische vooruitgang, zoals de ontwikkeling van het internet. Maar het is niet per definitie afhankelijk van de technologie. Het proces draait om het verwerken van gegevens in een reeks van gestandaardiseerde formats. Vervolgens worden deze gegevens verzonden via middelen voor telecommunicatie of mobiele elektronische opslag. De ontvanger moet ten slotte in staat zijn de verzonden gegevens te lezen en te verwerken.

Welke bedrijfsprocessen kunnen het meest profiteren van EDI?

In principe kan elke soort bedrijfsdocumentatie omgezet worden in een EDI format. Het proces van het omzetten van de gegevens is onafhankelijk van de technieken of methodes die vervolgens gebruikt worden om het te delen met andere partijen. Documentatie rondom in- en verkoop, orderbevestigingen, verzending, retouren en facturen zijn hiervoor allemaal relevant. Het is daarbij wel een voorwaarde dat alle betrokken partijen het afgesproken standaard format kunnen produceren en lezen. Maar voor de documentatie zelf bestaan er geen grenzen.

ERP Integratie

Veel van de belangrijke spelers op het gebied van ERP bieden hun eigen EDI oplossing aan (vaak via een externe leverancier). Zij ondersteunen bedrijven hiermee in het verminderen van menselijke handelingen bij het delen van bedrijfsinformatie. Door deze oplossingen is het mogelijk om elektronische documenten te exporteren en importeren aan de hand van formats. Deze kunnen standaard zijn of specifiek intern ontwikkeld. EDI zorgt er op die manier voor dat veel van de in- en verkoopadministratie automatisch in de verschillende systemen geboekt kan worden.

Voordelen van EDI

Werken met EDI kent vele voordelen. Het is vooral erg aantrekkelijk dat EDI je kan helpen bij het verminderen van je stijgende kosten, omdat het systeem  op zo veel verschillende manieren voor impact kan zorgen.

Meer kostenefficiëntie

Overhead is een belangrijk aandachtsgebied. Het sterk verminderen van menselijke handelingen voor papierwerk of gegevensinvoer zorgt voor een afname in je FTE’s. Of het maakt je mensen juist vrij voor andere activiteiten die meer waarde toevoegen voor het bedrijf. Je hebt minder kosten voor papier, mailingmateriaal en koeriers. Tegelijkertijd heb je minder ruimte nodig om al die documentatie en voorraad in op te slaan en minder tijd om dat allemaal te beheren.

Fouten verminderen

Daarnaast maak je minder fouten en ook dit leidt tot aantrekkelijke voordelen. Want fouten moeten hersteld worden en dit vreet aan je kostbare uren en daarmee je winst. Verder zorgt het maken van minder fouten voor meer klanttevredenheid.

Minder voorraadkosten

Ook worden je voorraadkosten vermindert door je orderprocessen en oplevertijden te verkorten. Nauwkeuriger inzicht in de realtime status van je bedrijf zorgt ervoor dat je je voorraad effectiever kunt managen. Als producten sneller beschikbaar zijn, met meer betrouwbaarheid, kan de inkoper voorkomen dat voorraden opraken. En dan het is niet meer nodig om te investeren in voorraad, alleen maar ‘voor de zekerheid’. Voor sommige bedrijven bestaat maar liefst 90% van de totale productiekosten uit voorraadkosten. Het is dan ook niet moeilijk voor te stellen dat beter zicht op wat er op de planken ligt enorm veel cash voor je kan vrijmaken.

Meer snelheid en flexibiliteit

Door EDI te gebruiken, heb je minder tijd nodig om een transactie te verwerken. Een bericht versturen, waar dan ook vandaan in de wereld, is niet langer een kwestie van dagen, maar van secondes of op zijn slechtst minuten. De gebruikelijke datasnelheid voor een transactie is meer dan 1000 karakters per seconde. Je kunt je orders op die manier onmiddellijk plaatsen. Het is niet meer nodig om je zorgen te maken dat de voorraad van je leverancier plotseling opraakt nét in de tijd dat je koerier het papierwerk aan het afleveren is.

Deze toename in snelheid heeft grote consequenties voor de manier waarop een bedrijf kan reageren op veranderingen in de markt. Of op problemen met andere leveranciers of inkopers. Het verkorten van dit soort processen, in welke branche dan ook, creëert mogelijkheden om meer gedaan te krijgen. Het geeft een bedrijf daarmee een betere concurrentiepositie.

Rapportage mogelijk maken

Meer snelheid betekent ook dat de gegevens meteen beschikbaar zijn voor gebruik in interne applicaties. Zo zijn complexe rapportages mogelijk over de realtime situatie in de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan in- en verkoopgegevens die constant up-to-date zijn. Hiermee kun je de juiste beslissingen nemen over het beschikbare kapitaal: investeren in extra voorraad of in nieuwe proposities?

Meer nauwkeurigheid

Elektronische gegevens zijn normaalgesproken direct afkomstig uit een database. Je kunt er dus ook zeker van zijn dat ze goedgekeurd zijn. De elektronische documenten worden ook met een constante nauwkeurigheid en snelheid verzonden, onafhankelijk van de grootte. Mocht er toch iets gebeuren tijdens het verzenden van een groot document? Dan kunnen er snel en makkelijk procedures in gang gezet worden voor het opnieuw versturen.De automatische uitwisseling van elektronische gegevens vermindert het risico van menselijke fouten enorm. Het is niet meer nodig gegevens te kopiëren van het ene fysieke document naar het andere of gegevens in te kloppen in een applicatie. Door het verwijderen van dit soort processen uit uw systeem, zullen je medewerkers niet langer fouten maken die leiden tot vertragingen of retouren.

Je klanten begrijpen

EDI is in principe geen rapportagetool, maar toch kan het u gedetailleerd inzicht geven in klantgedrag, de prestaties van je koeriers, beschikbaarheid van producten en koopgedrag. De grote hoeveelheden nauwkeurige gegevens ondersteunen een effectieve planning en besluitvorming. Leveranciers kunnen verzendingen en orders nauw op elkaar aan laten sluiten en producenten kunnen productie en vraag op elkaar afstemmen. Bedrijven kunnen binnen hun netwerk hun resources effectief gebruiken en inefficiënties en verspilling verminderen. Met EDI komt de lean gedachte echt tot leven.

Je cashflow begrijpen én verbeteren

Ook kan EDI een enorm effect hebben op je cashflow. Met geïntegreerde bedrijfsapplicaties maak je sneller en nauwkeuriger facturen. Deze worden sneller ontvangen door de klant, wat er weer toe leidt dat ze sneller betaald worden. Door een snellere verwerking van betalingen en ontvangsten krijg je een beter inzicht in je cashflow. En hiermee kun je weer beter beslissingen nemen als het gaat om je planning. Je hebt namelijk realtime inzicht in je beschikbare cash en een gedetailleerd overzicht van de betalingen die in behandeling zijn. Hierdoor weet je altijd precies hoe je cashflow ervoor staat.

EDI – de oplossing voor integratie van productieketens

Voor bedrijven die een volledige integratie van hun productieketen willen bereiken, is EDI dus een absolute must. Het is dé tool om grote en kleine bedrijven te helpen bij de communicatie met hun wereldwijde partners. Maar ook om product- en prijsinformatie op elkaar af te stemmen, het voorraadbeheer te optimaliseren, de klantvraag te voorspellen en om de prestaties van productieketens te versnellen.

Ondersteuning vanuit Exact

De verschillende oplossingen van Exact ondersteunt EDI. Lees meer over onze specifieke branche oplossingen: Exact voor Handel en Exact voor Productie.