Handel

Het verschil tussen business reporting en analytics?

09 november 2015

De komende maanden wordt business analytics een terugkerend thema voor artikelen in de BizBox. Er zijn echter veel onduidelijkheden rondom dit onderwerp, waarbij een terugkerende vraag is: ‘Wat is nu precies het verschil tussen business reporting en business analytics?’ Hieronder gaan we verder in op die belangrijke en veelgestelde vraag.

Eerst een aantal overeenkomsten

Er zijn veel verschillen tussen business reporting en business analytics, maar ze hebben ook een aantal overeenkomsten. Zowel reporting als analytics kunnen grote hoeveelheden bedrijfsdata vastleggen, opslaan en verwerken. Beiden hebben vooraf gedefinieerde key performance indicators en dimensies (eigenschappen van data). In beide gevallen kunnen in principe beslissingen genomen worden op basis van de data. Maar bij dit laatste punt komt het verschil in effectiviteit tussen analytics en reporting om de hoek komt kijken.

Wat is reporting?

Reporting is het structureren van informatie op zo’n manier dat het gebruikt kan worden voor het meten en monitoren van de bedrijfsprestaties. Het is het omzetten van gegevens naar informatie.

Reporting geeft u antwoord op vragen als: Wat is er gebeurd en wanneer? Hoe vaak en hoeveel? Waar zit het probleem precies? Hoe kan ik antwoorden vinden? Gebaseerd op een vooraf vastgestelde zoekopdracht (hoeveel hebben we van artikel Y verkocht in Q1?), kan het u specifieke antwoorden geven. Dit gebeurt door het analyseren en naar boven halen van de noodzakelijke informatie vanuit de transactiedatabase. Het gaat dus om specifieke antwoorden op specifieke vragen.

Wat is business analytics?

Business analytics oplossingen gaan een stap verder. Ze helpen u bedrijfsdata te gebruiken om daarmee kansen in de markt te ontdekken en de risico’s te beheersen die samenhangen met uw bedrijfsactiviteiten. Het is het omzetten van informatie naar kennis.

Analytics geeft u antwoord op vragen als: Waarom gebeurt dit? Welke kansen mis ik? Wat is de impact op ons bedrijf als deze trend zich voortzet? Hoe kunnen we dingen beter doen? Het is een dynamischer systeem dat in staat is om verschillende soorten informatie vanuit het gehele systeem te combineren. Op deze manier worden antwoorden gegeven op complexere, strategische vragen. Analytics gaat dus verder dan het creëren van een enkele rapportage om een specifiek antwoord te geven. Bij analytics worden verschillende databronnen gebruikt en naar wens opgedeeld en bekeken. Op die manier is het mogelijk om de bedrijfsgegevens meer ad hoc en diepgaander te onderzoeken.

De verschillen

Algemeen

Reporting tools worden in het algemeen gebruikt voor validatie van een bekende, aanwijsbare trend of afwijking in de markt. Dit gebeurt op basis van een format van één vraag en één antwoord (Nam de verkoop van X van maart tot april op dezelfde manier af als vorig jaar?). Analytics geeft u mogelijkheden om een trend te onderzoeken en direct te reageren op onverwachte veranderingen in de markt (Waarom nam de verkoop af van maart tot april vorig jaar? Waren er relevante problemen met de logistieke keten/magazijn/personeel/cash flow die van invloed waren?) . Een analytics oplossing ondersteunt u in het snel en dynamisch lokaliseren, combineren en bekijken van enkele/alle bronnen van relevante informatie.

Management

U krijgt met reporting tools statische resultaten gepresenteerd. Managers moeten de context goed kennen en weten op welke manier ze de resultaten in het rapport moeten interpreteren. Analytics gaat een stap verder, het levert verklaringen en inzichten rondom de resultaten van een rapportage. Hiermee kunnen managers slimme acties ondernemen, gebaseerd op wat ze ontdekken. Het geeft ze inzicht in waarom dingen zijn zoals ze zijn en biedt mogelijke oplossingen. Waar het traditionele reporting vaak leidt tot nog meer vragen, kan analytics zorgen voor de antwoorden die nodig zijn om bepaalde uitdagingen te overwinnen of het kan u in staat stellen gebruik te maken van kansen.

KPI

Reporting tools laten zien of een bepaalde KPI gehaald gaat worden of niet. Analytics laat zien hoe een bedrijf ervoor kan zorgen dat een specifieke KPI wordt gehaald of het kan uitleggen waarom iets niet is gehaald. Alles gebaseerd op onderzoek naar alle relevante informatie.

Inrichting

Reporting tools brengen vaak veel handmatig werk met zich mee, ze kunnen lastig zijn in het onderhoud en zijn vaak niet flexibel. Analytics tools zijn meestal gemakkelijker te configureren en bieden veel meer flexibiliteit in wat u met de informatie kunt doen. In veel gevallen biedt analytics real-time informatie. Hiermee krijgt u het inzicht dat u nodig heeft, en dat in een fractie van de tijd die nodig zou zijn voor het ontwerpen en maken van een traditionele rapportage.

Gegevensbronnen

Reporting tools rapporteren meestal over één of meerdere databases heen. Analytics tools kunnen zo geconfigureerd worden dat allerlei verschillende informatiebronnen ingezet kunnen worden.

Voorbeelden

Ter illustratie geven we u een aantal praktische voorbeelden:

Voorbeeld 1

Reporting kan u informatie geven over wat het voorraadniveau van een bepaald artikel is of was in het magazijn. Business analytics kan u advies geven over wat het optimale voorraadniveau zou moeten zijn, gebaseerd op historische verkooptrends en forecasting.

Voorbeeld 2

Reporting kan weergeven hoeveel er van een product verkocht is. Analytics kan historische informatie van die productlijn, en andere relevante lijnen, combineren om zo de kans te berekenen dat een bepaald volume wordt verkocht binnen een bepaalde periode.

Inzicht en besluitvorming

Samengevat zijn reporting en analytics beide zeer belangrijke tools, waarbij reporting vooral gaat om het omzetten van gegevens naar informatie. Analytics gaat een stap verder, het combineert en manipuleert deze informatie om inzicht en kennis te geven over het hoe en waarom rondom resultaten. Op basis hiervan kan meteen actie ondernomen worden en dit ondersteunt een betere strategische besluitvorming binnen een tijdsbestek dat echt relevant is voor het bedrijf.