Wat is procurement? En wat is de toegevoegde waarde?

Als bedrijf wil je succesvol zijn. Je wilt de juiste keuzes maken en waarde toevoegen. Natuurlijk kan je vertrouwen op je onderbuikgevoel. Maar steeds meer bedrijven doen dit op basis van procurement. Maar wat is procurement? En wat voegt het toe? Wij leggen het je uit.  

Grip op kosten en uitgaven

Uit de praktijk blijft dat veel bedrijven moeilijk grip krijgen op kosten en uitgaven. Doordat er wordt gewerkt met eenmalige leveranciers, heb je te maken met onnodige werkzaamheden bij de factuurverwerking. Ook is er vaak weinig zicht op verplichtingen. Hierdoor heb je geen optimale besteding der middelen. Zonde!

Procurement: meer dan inkoop

Met procurement krijg je grip op je kosten uitgaven. Procurement zijn activiteiten gericht op het beheersen en sturen van inkomende goederen of diensten tot het moment dat deze goederen in productie worden genomen of worden ingezet. Dat klinkt wellicht als inkoop, maar bij procurement komt er meer bij kijken. Behoefteplanning, voorraadbeheer, transport en relaties onderhouden vallen onder andere ook onder procurement.

Procurement manager

Procurement gaat dus verder dan het operationeel regelen van de inkoop. Er wordt goed en strategisch nagedacht over het doen van een aankoop. Het doel: waarde toevoegen. Degene die zich hier meer bezighoudt is de procurement manager of de inkoopmanager. Als procurement of inkoopmanager ben je verantwoordelijk voor de aankopen en zorg je dat je bedrijf op elk moment de juiste goederen en diensten tot zijn beschikking heeft. Hierbij streef je natuurlijk naar kostenefficiënt inkopen zonder kwaliteitsverlies en met een zo efficiënt mogelijk proces.

Strategisch inkoopbeleid

Maar hoe pak je dit aan? Het antwoord: relaties opbouwen. Daarvoor moet je onderhandelen en contracten afsluiten. Tegelijkertijd houd je de bedrijfsdoelstellingen voor ogen. Waar wil de organisatie heen? Wat is hiervoor nodig? En wie zijn de geschikte partijen om mee samen te werken? Zo bouw je aan langdurige relaties met belangrijke leveranciers en stakeholders. De basis voor een strategisch inkoopbeleid. Door nauw contact met je relaties weet je altijd wat er speelt en kan je hier op anticiperen.

Door strategisch na te denken over je inkoopbeleid en bij voor hand al inkoopcontracten af te sluiten met leveranciers en stakeholders, worden er niet ‘zomaar’ producten of diensten ingekocht. Je gaat efficiënter te werk en minimaliseert onnodige kosten. Daarnaast heb je direct meer zicht op de verplichtingen. Zo weet je wat er speelt en kom je niet voor verassingen te staan.

Geautomatiseerd inkoopproces met E-procurement

Als procurement of inkoopmanager heb je al snel te maken met vele contracten en relaties die je moet onderhouden.  Software kan je hierin ondersteunen. Het automatiseert het volledige inkoopproces. E-procurement noemen we dat. Uit onderzoek van E-proQure blijkt dat je met een geautomatiseerd inkoopproces 75% kan besparen op je proceskosten. Van inkoopcontracten, budgetbeheer, het indienen van offertes tot het automatisch aanmaken van een inkooporder en facturen. Het biedt vele voordelen en integreert eenvoudig verschillende administratie processen.

Door de standaardisering van de inkoopprocessen, dat bovendien automatisch verloopt, voeg je dus waarde toe aan het bedrijf. Daarnaast verklein je risico’s, zo is er geen sprake meer van handmatige betalingen. Tot slot heb je direct zicht in je spend information. Je bekijkt analyses, reviews en speelt in op de trends.