Ontdek wat de waarde van warmte in HR kan betekenen

Natuurlijk, de afkorting HR staat voor Human Resources. Toch draait het in veel gevallen om ‘harde’ zaken als contracten, verlof, declaraties en budgetten, waar financiën de boventoon voeren. De ‘warme’, meer persoonlijke kant van HR is minder goed meetbaar. Of eigenlijk niet. Juist die menselijke kant is cruciaal voor de aantrekkingskracht op talent en sympathie bij het publiek.

“Employer branding kan in heel kleine dingen zitten.” Als voorbeeld haalt Edwin Dingjan, Product Manager HR & Payroll bij Exact, een bedrijf aan dat medewerkers bij verjaardagen een persoonlijk cadeau geeft. “Geen bon van een webshop ofzo, maar een cadeau dat aansluit bij specifieke interesses van die persoon. Als iemands hobby wielrennen is, een set wielerhandschoenen, bijvoorbeeld. Je kunt mensen daar heel positief mee verrassen. Over zulke ervaringen spreken ze met familie, vrienden en kennissen.” De uitvoering is niet zo moeilijk, zegt hij geruststellend. “Je kunt zulke data in vrije velden van HR-software zetten. Medewerkers hoeven niets over hun hobby’s te melden, maar je kunt er wel naar vragen. En als ze het met je delen, hoef je er niks mee te doen. Maar, het kán wel.”

Meer betrokken

Verjaardagen bijhouden is vrij simpel, net als jubilea. Toch worden die nog vaak vergeten. Erbij stilstaan hoeft niet beperkt te blijven tot een officieel lustrum van 5, 10 of 25 jaar, zegt Vera Lenaerts, Solutions Marketeer bij Exact. “De werkgever kan ook na 48 maanden laten weten: ‘Wat leuk dat je al twee jaar bij ons werkt!’.”

Het gaat om signaleren, personaliseren en vervolgens acteren, zegt ze. HR-software kan daar goed in ondersteunen. Zoals bij het maken van een wekelijkse nieuwsbrief. “Planning, distributie en het daarin opnemen van zakelijke berichten van afgelopen week kan allemaal automatisch. Het wordt leuk als je er berichten in plaatst over succesvolle projecten en de personen die daarbij betrokken zijn. Als je berichten opneemt over verjaardagen en jubilea. Veel mensen beginnen daar op maandagochtend graag de week mee. Het draagt bij aan onderlinge betrokkenheid.”

Inzicht in iemands agenda

Werk vindt steeds vaker buiten kantoor plaats. Die ontwikkeling was al gaande en is door de coronapandemie versneld. De techniek laat het toe om overal, op elk device 24/7 toegang te hebben tot bedrijfsapplicaties. Zo ook de agenda, ziet Edwin. “Nu krijg je nog vaak via Outlook een afwezigheidsmelding van iemand. Eigenlijk wil ik dat vooraf al zien: is iemand wel/niet aanwezig, zit hij/zij in vergadering of is die persoon onderweg, enzovoort. Een agenda-app kan dat bijhouden en zichtbaar maken voor collega’s. Dat kan veel tijd en irritatie schelen.”

Verschillen

“Zakelijk en privé lopen meer door elkaar heen”, vult Vera aan. “Een strikte scheiding daartussen is een beetje ouderwets.” Dit heeft zeker niet alleen maar nadelen, benadrukt ze. “Als je in het weekend met familie of vrienden een vakantie wilt regelen, is het prettig om dat direct in je verlof-app te zien en te regelen. Je ziet de verlofaanvragen van collega’s en weet eigenlijk direct of het wel of niet mogelijk is. Da’s toch fijner dan moeten zeggen: ‘Ik ga het aanvragen. Mijn leidinggevende reageert meestal niet zo snel, dus het duurt nog wel een paar weken voordat ik weet of het kan’.”

Edwin wijst op een bijkomend voordeel. “Medewerkers regelen zo de verlof-verdeling zelf. De praktijk wijst uit dat dit vrijwel altijd goed gaat.”

Voor declaraties geldt iets vergelijkbaars, vindt Vera. “Of je nu een foto kunt maken van de bon en direct het voorgeschoten bedrag vergoed krijgt, of dat je je bonnetjes moet bewaren en één keer per maand moet indienen en moet wachten op goedkeuring. Da’s toch een verschil. Al die verschillen bij elkaar maken het relevant.”

Opleidingsbudget

Edwin voegt als thema toe het opleidingsbudget en de openheid daarover. “Zo’n budget stel je beschikbaar om je mensen beter te maken. Maar als het bij hen onbekend is, maken ze er geen gebruik van. Door er openheid over te betrachten - Hoeveel budget? Wat kan ik daar mee? – stimuleer je de ontwikkeling van mensen.”

Waartoe dat kan leiden, ondervond een horecaketen. Medewerkers volgden een cursus sociale media, primair vanuit de gedachte om verkeerd gebruik ervan te voorkomen. Het resultaat was echter dat medewerkers actief werden met leuke berichten voor de socials. Posts over locaties, over nieuwe gerechten, plezier in de keuken, enzovoort. Het leverde – wel meetbaar dit keer – meer open sollicitaties op dan daarvoor.

Diezelfde openheid zou er ook moeten zijn over budgetten voor bijvoorbeeld thuiswerken of vitaliteit. “Als die transparantie er is, heb je tijdens gesprekken met je medewerkers gelijk een haakje om ernaar te vragen. Waarom heb je je budget nog niet gebruikt? Kunnen we je daarbij helpen? Als je die onderwerpen belangrijk vindt, kun je ze zo heel eenvoudig agenderen.”

Happy features

“Een goed imago als werkgever is niet één-op-één te vertalen in 10% minder personeelsverloop of iets dergelijks”, concludeert Vera. “Het is ook niet de kern van HR, maar het zijn wel de kersen op de taart. De happy features van HR-software. Ze kunnen ervoor zorgen dat medewerkers in hun sociale contacten positieve referenties over de organisatie afgeven. Of het nou op een verjaardag is of op sociale media. En dat draagt zeker bij aan de aantrekkingskracht op nieuw personeel, een hogere gunfactor bij de consument en behoud van bestaand personeel.”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met PW.