Geef medewerkers de hoofdrol in het HR-proces

Meer dan de helft van het mkb zoekt naar wegen om HR-processen te vereenvoudigen en waar mogelijk te automatiseren. De hangmappen in metalen archiefkasten zijn weliswaar ingeruild voor data in Excel, Word en Outlook, maar mkb'ers beseffen dat het efficiënter kan. “Beperk de eerste stappen richting automatiseren tot veel voorkomende en eenvoudige HR-processen”, is een dringend advies.

“Ga van daaruit verder”, is de tip van Vera Lenaerts, solutions-marketeer van Exact. Met haar advies wil ze ondernemers behoeden voor valkuilen. “Bij het automatiseren van HR-processen moet je er bovendien goed op letten welke personen welke rollen vervullen”, zo vervolgt ze. “Wie start het proces op, wie geeft wanneer goedkeuring?”

Op zoek naar uitzonderingen

Haar collega Edwin Dingjan, productmanager HR & Payroll bij Exact, onderscheidt vier rollen: die van de medewerker, de leidinggevende, de HR-afdeling en de ondernemer. “In het laatste geval gaat het vaak om de algemeen directeur. Niet zelden wil die veel HR-gerelateerde zaken eigenlijk niet uit handen geven. Alles moet eerst langs de directeur. Soms zelfs letterlijk, dat de medewerker persoonlijk een aanvraag voor verlof aan het bureau van de directeur moet doen.”

Goed bedoeld, maar niet erg efficiënt, weet Edwin. “Waar die ondernemer eigenlijk naar op zoek is, zijn de uitzonderingen: bijvoorbeeld een verlof van meer dan drie weken, frequent verzuim, bijzondere declaraties. Als je dergelijke processen automatiseert, kan de software rapportages opstellen en afwijkingen van de standaard aangeven. Dan hoeft de directeur niet meer in elke proces een rol te hebben.”

De meest voorkomende HR-processen

Binnen HR zijn er vier typen processen te onderscheiden:

1. Veel voorkomende
2. Complexe
3. Tijdsintensieve
4. Bedrijfsspecifieke

Veel voorkomende zijn verlof, declaraties en verzuim. Zij omvatten driekwart van alle HR-processen. Met verlof en verzuim heeft elke organisatie sowieso te maken, of er nu drie medewerkers in dienst zijn of driehonderd.

Veel tijd en ergernis

“De praktijk wijst uit dat minder dan 1% van de verlofaanvragen wordt afgewezen” zegt Edwin. “Als je dat weet, kun je je afvragen of de rolverdeling goed is als de manager aanvragen vooraf eerst moet goedkeuren. In een geautomatiseerd proces geeft het systeem aan wanneer een verlofaanvraag conflicteert met verlofperiodes van collega’s. De medewerker ziet zelf al welke collega’s wanneer verlof hebben en zal zelf kiezen voor periodes die wél mogelijk zijn. De manager heeft overzicht en de medewerker direct zekerheid. Dit scheelt veel tijd en ergernis.”

Hetzelfde geldt voor declaraties, vindt hij. “Het begint bij het besef dat de werkgever niet iets uitbetaalt aan de medewerker maar iets terug betaalt. Dat moet gewoon vlekkeloos verlopen. Je ziet nog regelmatig dat declaraties opgespaard moeten worden en aan het einde van de maand ingediend. Als er dan een vraag is over één van de declaraties, wordt alles opgehouden. Pas als die ene is opgehelderd, gaat de volledige declaratie door.”

“Laat mensen dat soort zaken via hun telefoon regelen”, vult Vera aan. “Denk nu niet dat mensen bij mkb-bedrijven dat niet willen. Die verschillen niet van mensen die bij grote organisaties werken. Ze willen dezelfde user-experience, dingen zelf kunnen regelen en realtime overzicht. Zeker voor de jongere generaties is dat gewoon een hygiënefactor, de normaalste zaak van de wereld. En het kan ook. Goede HR-software is niet langer alleen voorbestemd voor multinationals, maar ook beschikbaar voor mkb-bedrijven.”

Kerntaken HR eerst automatiseren

Declaraties brengen Edwin bij het tweede type HR-processen, de complexe. “Bij bedrijven die internationaal werken, kun je te maken krijgen met buitenlandse reizen, andere valuta dan de euro. Houd die bij aanvang even buiten de automatisering. Houd het simpel: eerst de kerntaken. Je hoort zo vaak opmerkingen als ‘Maar wij hebben ook nog…’ of ‘Het komt ook wel eens voor dat…’. Ons advies: laat die 20% uitzonderingsgevallen aanvankelijk weg.”

Hetzelfde geldt voor zaken als ouderschaps- of zwangerschapsverlof. Ze zijn complex omdat ze niet vaak voorkomen en er dus weinig praktijkervaring mee is, weet Vera. “Je bent behoorlijk wat tijd kwijt om dit te automatiseren, terwijl je er aanvankelijk weinig mee wint. Pak zulke zaken pas aan na het automatiseren van je kernprocessen.”

Instroom en doorstroom

Tot de tijdsintensieve processen behoren de contracten, niet alleen bij de instroom van personeel maar ook bij doorstroom en uitstroom. Zo gaat het opstellen van een nieuw arbeidscontract in 20% van de gevallen fout, stelt Edwin. “De ingangsdatum klopt niet, of de functiebenaming is niet helemaal in orde, of de naam is verkeerd gespeld. Maak de medewerker, ook de nieuwe medewerker, nou gelijk onderdeel van het proces. Laat die de eigen gegevens invullen.”

Automatisering is uitermate waardevol bij doorstroom van medewerkers: bij een functiewijziging of verlenging van een contract. “Bij tijdelijke contracten heb je te maken met de ketenbepaling. Bij overschrijding van de regels zijn alle consequenties voor rekening van de werkgever. HR-software kan hierin assisteren en adviezen geven over bijvoorbeeld verlenging van een contract.”

Serieus nemen

De vierde en laatste categorie betreft bedrijfsspecifieke processen, zoals aanvragen voor een telefoon, auto, opleiding, budget, maar bijvoorbeeld ook deelname aan de personeelsvereniging. “Als je dergelijke processen makkelijk inricht, kun je veel krediet winnen bij je medewerkers. Niet onbelangrijk in de huidige arbeidsmarkt”, aldus Vera.

Edwin sluit af met de constatering dat organisaties, zeker mkb-bedrijven, de inrichting van hun HR-processen echt serieus moeten nemen. “Als je dat niet doet, zijn de resultaten ergernis, tijdverlies (herstel van fouten en onnodige stappen) en niet-accurate gegevens (als fouten niet worden gecorrigeerd). Goede processen kweken bij medewerkers enorm veel goodwill; andersom geldt dat natuurlijk net zo.”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met PW.