Het functioneringsgesprek: 5 tips voor de werkgever

Voor veel werkgevers is het een moetje: het functioneringsgesprek. Ook veel werknemers zien er het nu niet van in. Jaarlijks even een uurtje met elkaar om de tafel, kop koffie erbij, vragenlijstje doorlopen en we kunnen er weer een jaar tegenaan. Zonde, want als je het functioneringsgesprek met jouw medewerkers goed aanpakt, dan is het voor jullie beide heel waardevol. Daarom help ik je hierbij in dit artikel en deel ik een aantal tips om samen het meeste uit een functioneringsgesprek te halen.

Wat is een functioneringsgesprek?

Misschien is het goed om even te starten met een korte uitleg. Want wat is een functioneringsgesprek nou eigenlijk? Ik leg het altijd uit als een gesprek tussen werkgever en werknemer waarbij je elkaar open en eerlijk feedback geeft. Wat gaat er goed? Wat kan er beter? Hoe zie je jouw toekomst binnen het bedrijf? En wat heb je nodig om dit te kunnen bereiken? Het is dus een tweerichtingsgesprek over de ontwikkeling en groei van je medewerker. Hierin heb je als werkgever een coachende rol: je stuurt op zelfreflectie en probeert aan de hand van gerichte vragen te begrijpen hoe je medewerker zichzelf en zijn rol binnen de organisatie ziet. Aan de hand daarvan trek je samen conclusies en maak je afspraken voor de toekomst. Denk aan loonsverhoging, mogelijkheden om door te groeien, een cursus die je mag gaan volgen, of andere afspraken die bijdragen aan het functioneren van je medewerker.

Wat is het verschil tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek?

De termen ‘functioneringsgesprek’ en ‘beoordelingsgesprek’ worden nog weleens door elkaar gehaald. Toch is dit niet hetzelfde, want beide gesprekken hebben een ander doel. Het doel van een functioneringsgesprek is, zoals hierboven al is uitgelegd, het bespreken van de ontwikkeling en groei van je medewerkers. Het beoordelingsgesprek heeft een ander karakter. Hierbij gaat het namelijk puur om het beoordelen van de prestaties en het gedrag van de medewerker. Dit gesprek is dus gericht op het verleden. Tijdens een beoordelingsgesprek is de werkgever voornamelijk aan het woord, dit is dus voornamelijk eenrichtingsverkeer.

Waarom houd je een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek is niet wettelijk verplicht, tenzij dit anders vermeldt staat in het cao. Maar het verplichte karakter zou sowieso niet de reden moeten zijn voor het functioneringsgesprek. Je kunt zo’n gesprek veel beter zien als een kans om het maximale uit je werknemer te halen. Grijp dit moment aan om helemaal in zijn of haar hoofd te kruipen. Waar krijgt hij/zij energie van? Waarin wil hij/zij zich verder ontwikkelen? En zijn er dingen die hem/haar daarin belemmeren? Door dit soort vragen te stellen, krijg je de informatie die je nodig hebt om jouw medewerker naar een hoger niveau te helpen.

Wanneer houd je een functioneringsgesprek?

Veel werkgevers kiezen ervoor om 1 keer per jaar een functioneringsgesprek met een medewerker te plannen, vaak aan het einde of juist aan het begin van een kalenderjaar. Meestal loopt dit parallel aan het afsluiten van de oude en het maken van de nieuwe jaarplannen en -doelstellingen. Maar ook hier geldt: dit is niet verplicht. Plan je dit liever in de zomer omdat dit voor jouw bedrijf een rustige periode is, dan mag dat. En voer je liever elk half jaar of elk kwartaal een functioneringsgesprek, dan ben je daar vrij in. Vul dit dus in zoals jij en jouw medewerkers dit het prettigst vinden.

Tips voor het functioneringsgesprek

Een functioneringsgesprek is heel waardevol voor zowel jou als je medewerker, mits je het op de juiste manier voorbereidt en aanpakt. Ik geef je een aantal tips.

1. Verstuur de uitnodiging op tijd

“O ja, zullen we morgen even een uurtje zitten voor je functioneringsgesprek?”. Nee, niet doen! Verstuur de uitnodiging op tijd, minimaal een maand van tevoren. Zo geef je je medewerker de tijd om zich goed voor te bereiden.

2. Bereid het gesprek beide goed voor

Dat brengt ons gelijk bij tip 2. Denk beide vooraf na over de punten die jullie willen bespreken en maak een lijst met agendapunten. Zo komen jullie allebei niet voor verrassingen te staan en kun je je zo goed mogelijk voorbereiden. Op die manier haal je het meeste uit het gesprek. Heb je al eerder een functioneringsgesprek met je medewerker gevoerd, pak dan ook het verslag van dit gesprek erbij en check of de actiepunten vanuit dit gesprek uitgevoerd zijn. Is dit niet zo, dan kan dat een punt voor op jullie agenda zijn.

3. Creëer een gevoel van veiligheid

Tijdens het functioneringsgesprek wil je dat je werknemer open en eerlijk durft te praten. Dat kun je alleen bereiken als je een gevoel van veiligheid creëert. Dat is iets waar je jaarrond aan werkt door een band met je werknemers op te bouwen, maar kun je tijdens een gesprek versterken door letterlijk te benoemen dat iemand open en eerlijk kan zijn.

4. Ga op de juiste manier om met feedback

Tijdens een functioneringsgesprek geef je als werkgever niet alleen feedback, maar zul je dit ook ontvangen. Ga met beide op de juiste manier om. 

• Feedback geven: zorg je iemand niet aanvalt, maar dat je opbouwende feedback geeft. Onderbouw je feedback ook met voorbeelden om dit te verduidelijken.
• Feedback krijgen: voel je niet aangevallen. Feedback krijgen is een van de belangrijkste dingen die er is, want dit kan je helpen om jezelf als werkgever te verbeteren. 

Let op: eigenlijk zou je de zaken die je in een functioneringsgesprek bespreekt heel het jaar door moeten bespreken. Door continu feedback te geven, kan een functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek nooit een verrassing zijn voor een medewerker. 

5. Leg het gesprek vast in een verslag

Na afloop leg je het functioneringsgesprek vast in een verslag. Dit verslag is een officieel document en dien je bij akkoord beide te ondertekenen. Het voordeel van een verslag is dat je op een later moment de besproken onderwerpen en gemaakte afspraken er nog eens bij pakken. Ook kun je dit erbij pakken bij het volgende functioneringsgesprek: zijn jullie de afspraken nagekomen? En is er vooruitgang geboekt? Een goede verslaglegging is hierbij onmisbaar.

Leg functioneringsgesprekken eenvoudig vast

Wil je op een eenvoudige manier functioneringsgesprekken van jouw medewerkers kunnen vastleggen? Kijk dan naar de mogelijkheden van Exact Online HR. Hiermee houd je gemakkelijk een compleet personeelsdossier bij.