Exact investeert in Corporate Social Responsibility

Exact heeft een actief beleid voor Corporate Social Responsability (CSR) Olav Provily, manager CSR, legde onlangs aan NVP Magazine uit hoe Exact invulling geeft aan CSR. "Elk jaar hebben onze 1.400 medewerkers drie dagen om aan een goed doel naar keuze te besteden." Lees het volledige interview. 

“Verstaan we je goed, pap? Ga je vandaag mest scheppen op je werk?!”  Ze moesten even wennen, de kinderen van Olav Provily. Jarenlang waren ze gewend dat hun vader druk was met het  binnenhalen van klanten en het ondersteunen van resellers. Eerst deed hij dat ruim twaalf jaar bij Account-View, een van de concurrenten van Exact. Via tussenhalte KPN kwam hij in 2016 bij Exact terecht, ook weer in de sales.  Maar toen trad de Brit Phill Robinson bij Exact aan als kersvers CEO. In april 2018 beklom hij het podium en zei tegen de Exact-medewerkers dat het Delftse softwarebedrijf iets aan Corporate Social Responsibility zou gaan doen, oftewel: CSR. Een bedrijf als Exact is verplicht om iets terug te doen voor de maatschappij, vond Robinson. Hij besloot zijn praatje met een  uitnodiging: wie wil dit gaan opzetten bij Exact?  

Veel voldoening

Olav stak zijn vinger op, althans: in figuurlijke zin. Hij moest er eerst even over nadenken, maar veel langer dan een dag had hij er niet voor nodig. Hij wilde dit avontuur wel aan. Zo geschiedde: sinds de zomer van 2018 is hij de eerste CSR Manager van Exact. Waarom gaf hij die wending aan zijn carrière? “In mijn tijd bij KPN deed ik altijd enthousiast mee aan hun CSR-activiteiten. Als medewerker had je bijvoorbeeld de mogelijkheid om een dagje met een eenzame oudere naar het Rijksmuseum te gaan. Die dagen gaven mij ontzettend veel voldoening, want je komt op een heel andere manier met mensen in contact. Dat was mijn trigger toen Phill vroeg wie dit bij Exact zou willen doen. Ik heb bijna achttien jaar sales gedaan, dus ik wist dat ik weinig kans zou maken als ik bij een ander bedrijf iets met CSR zou willen doen. Nu kreeg ik de kans en die heb ik met beide handen aangepakt.” 

Swim for shit 

Olav heeft geen bonus meer als CSR Manager. In plaats van geld binnen te halen geeft hij het nu uit, houden zijn oude sales-collega’s hem gekscherend voor. En laatst ging hij dus een dagje mest scheppen. Dat zit zo: een collega van Exact doet vrijwilligerswerk voor de Delftse Kindertuinen, een stichting die schooltuinen beheert waar kinderen hun eigen groente en fruit kunnen verbouwen. De collega is daar zo enthousiast over dat ze een halve dag (betaald) werk bij Exact heeft ingeruild voor extra onbetaald werk bij de Delftse Kindertuinen. Olav: “Op een gegeven moment moest er geld worden ingezameld voor mest. Toen is er een zwemactie opgetuigd met de naam ‘Swim for shit’. Het resultaat: geld voor 25.000 liter mest. Maar ja, dat moest ook over de moestuintjes worden verspreid. Met een team van achttien collega’s hebben we een riek gepakt en zijn we een dag lang mest gaan scheppen. Met zijn allen waren we een dag in de weer, aan het eind stonden de blaren op mijn vingers. Het mooie is: je ziet gewoon de teamgeest groeien in de loop van zo’n dag. Aan het einde van de middag ging het kampvuur aan, dronken we een biertje en was het supergezellig.” 

Gewoon beginnen 

CSR is iets waar je als bedrijf gewoon mee moet beginnen, Olav kan het niet vaak genoeg benadrukken. “Begin gewoon met een paar concrete projecten, zorg dat je mensen enthousiast krijgt en bouw het CSR-beleid daarna verder uit. Ik kan iedereen die manier van werken aanbevelen. We zitten in een energiezuinig gebouw en onze software helpt klanten om bijvoorbeeld papier te besparen. Maar veel om het lijf had het eerlijk gezegd niet, ik moest eigenlijk van nul beginnen, maar dat vond ik nou juist de uitdaging.” 

CSR-dagen  

Exact begon met twee initiatieven. Ten eerste kreeg ieder van de ruim veertienhonderd medewerkers drie zogeheten CSR-dagen per jaar, dagen waarop je vrijwilligerswerk mag doen naar keuze. Het tweede initiatief is het Matching Fund; als een Exact-medewerker geld inzamelt voor een goed doel - denk aan een sponsorloop - dan legt Exact daar een bedrag bovenop.  

Stukje schrijven

Moest Olav er in het begin hard aan trekken of kwamen de initiatieven vanzelf van de grond? “Allebei. Sommige medewerkers deden al vrijwilligerswerk en die gaan daar gewoon mee door. Ze enthousiasmeren collega’s om mee te doen, waardoor er aanvankelijk veel teamactiviteiten werden gedaan. Helemaal prima. Zelf was ik vooral bezig met het bekendmaken en uitleggen van ons beleid. Een van de belangrijkste kanalen die ik daarvoor heb, is ons intranet. We vragen iedereen die een project heeft gedaan om hierover een stukje te schrijven. Zo proberen we mensen te inspireren. Dat werkt: we zijn nu ruim een half jaar bezig en inmiddels melden steeds meer collega’s zich met initiatieven. Heel leuk natuurlijk.”  

Fanatieke medewerkers

Ten tijde van dit interview hadden de Exact-medewerkers meer dan driehonderd CSR-dagen opgenomen. Voor 2019 heeft Olav zich ten doel gesteld dat 75 procent van de Exact-medewerkers één of meerdere CSR-dagen draait. En aan het einde van het jaar moet de helft van de CSR-dagen zijn opgebruikt. “Er zijn fanatieke medewerkers die hun dagen meteen aan het begin van het jaar inboeken. Er zijn ook medewerkers die er nooit aan mee zullen doen en dat is ook prima. Ik wil absoluut niet dat het een verplichting wordt, tegelijkertijd hoop ik natuurlijk wel zoveel mogelijk collega’s enthousiast te maken.”  

CSR opzetten? Dit zijn de 10 lessen van Olav Provily 

1. Begin gewoon met behapbare, concrete projecten.
2. CSR hoeft niet veel geld te kosten. Exact heeft bijvoorbeeld het kerstgeschenk afgeschaft, waardoor er meteen budget was voor het Matching Fund. 
3. Wil je als bedrijf ook vrijwilligerswerk invoeren? Laat je niet afschrikken door stichtingen die een bijdrage vragen voor een CSR-activiteit. Olav: “Prima, maar daar werken we dus niet mee.” 
4. Zorg voor projecten die dicht bij de medewerkers staan, dat motiveert extra goed.
5. Probeer CSR zoveel mogelijk te verbinden met de businessen zorgt dat collega’s hun kennis kunnen overdragen.
6. Zorg voor draagvlak bij de bedrijfsleiding. Olav: “Als CSR niet door de top wordt gedragen, hoef je er eigenlijk niet aan te beginnen.” 
7. Staar je niet blind op details als plastic roerstaafjes, maar houd vooral de grote lijn in de gaten.
8. Communiceer veel over de projecten die je doet, want daardoor kun je anderen weer inspireren.
9. CSR is een HR-aangelegenheid, maar je kunt het ook benutten als PR-instrument. Olav: “Natuurlijk vertellen wij onze klanten er ook over, zo snijdt het mes aan twee kanten.” 
10. Met goed CSR-beleid bind je mensen aan je organisatie.

Maatschappelijke betekenis  

Als CSR Manager valt Olav onder de verantwoordelijkheid van de HR-directeur. Een goede zaak vindt hij, want het heeft alles met engagement te maken. “CSR is ook een manier om mensen aan Exact te binden. Er komt gewoon een nieuwe generatie medewerkers aan die anders in elkaar steekt dan medewerkers die twintig, 25 jaar geleden begonnen met werken. Jonge mensen hebben zeker ambitie, maar ze kijken ook verder. Ze hechten aan een goede work life-balance en ze willen graag dingen doen die een bepaalde maatschappelijke betekenis hebben.” Juist door kleinschalige projecten te doen waar mensen persoonlijk bij betrokken zijn, krijg je die betekenis, meent Olav. “Veel Amerikaanse bedrijven geven een bepaald percentage van hun winst aan een goed doel, maar dat willen wij pertinent niet. We willen onze mensen faciliteren bij onderwerpen die hen echt raken, want daar krijg je energie van. Zelf ben ik wat dat betreft ook veranderd. Jarenlang maakte ik standaard geld over aan allerlei goede doelen, maar daar ben ik radicaal mee gestopt. Ik doneer nog steeds aan goede doelen, maar alleen aan concrete projecten die ik tegenkom.” 

24.000 lampionnen

Als voorbeeld noemt Olav de KWF-lampionnenactie. “In korte tijd hebben we vier collega’s verloren aan kanker, echt ontzettend verdrietig. Dan kun je als bedrijf een bedrag doneren aan KWF Kankerbestrijding, maar wij hebben dat niet gedaan. In plaats daarvan hebben we meegedaan aan de lampionnenactie, waarbij je een lampion kunt kopen voor een overleden dierbare. Met dertien collega’s hebben we 24.000 lampionnen in elkaar gezet en die in de vorm van een groot hart in de tuin van Paleis Soestdijk gezet. De namen van onze overleden collega’s staan daar ook in. Zelf koop ik dan ook zo’n lampion. Er ontstaat een heel andere dynamiek dan wanneer je domweg geld stort. Collega’s zijn meer betrokken bij elkaar, de nabestaanden laten weten dat ze het mooi vinden.” 

Man-vrouwverhouding 

De eerste CSR-stappen zijn gezet, nu is het tijd om door te pakken. Olav: “Het moet gaan vliegen. Naast de bestaande initiatieven gaan we ook met nieuwe onderwerpen aan de gang. Diversiteit is er daar één van. In eerste instantie nemen we de man-vrouwverhouding onder de loep. Die is bij Exact nog behoorlijk traditioneel, niet zo gek voor een technisch bedrijf dat is opgericht door studenten van de Technische Universiteit. Maar we willen het wel veranderen. We hebben ook een kantoor in Maleisië, daar is de verhouding tussen mannen en vrouwen opvallend genoeg veel evenwichtiger.”  

Verbinden met de business 

Een ander speerpunt is om CSR meer te verbinden met de business, zodat het minder op zichzelf komt te staan. “Bij de Stichting Jarige Job, die zorgt dat arme kinderen hun verjaardag kunnen vieren, hebben we niet alleen dozen ingepakt maar we zijn er ook met een club marketeers naartoe gegaan. Samen met mensen van de stichting hebben we een aantal marketing challenges uitgewerkt - een mooie vorm van samenwerken, want zo’n stichting heeft veel behoefte aan ‘handjes’, maar misschien nog meer behoefte aan kennis.”  

CSR in DNA van Exact

Tenslotte is het ook de bedoeling om stappen te maken op het terrein van sustainability. “Het liefst doen we dat door onze eigen software in te zetten. Er zitten in onze software standaard tools waarmee bedrijven papier kunnen besparen, zoals digitaal factureren.” Wanneer is de missie van Olav geslaagd? “Als het CSR-beleid echt in het DNA van Exact is gaan zitten. We zijn ermee begonnen op initiatief van de CEO. Stel, dat er over een paar jaar een nieuwe CEO zit en die is geen fan van CSR? Dan hoop ik eigenlijk dat hij - of zij - het niet meer kan afschaffen omdat CSR volledig geïntegreerd is in de organisatie. Als dat zo is, dan heb ik mijn werk goed gedaan.” 

Dit artikel is verschenen in de maart-editie van NVP Magazine van de Nederlandse Vereniging voor HR-Professionals.

Ontdek hier Exact voor Hr & Salaris