Werkgeversverklaring maken: waar moet je op letten?

Een van je medewerkers staat op het punt om een huis te kopen. Zijn hypotheekverstrekker vraagt hem om een werkgeversverklaring. En daar heeft hij jou voor nodig. Wat doe je? Is zo’n verklaring bindend en welke risico’s loop je? En wat zet je erin? In dit artikel leggen we uit wat een werkgeversverklaring is en waar je op moet letten.

Wat is een werkgeversverklaring?

In een werkgeversverklaring verstrek jij als werkgever informatie over het inkomen en het dienstverband van je medewerker. Ook geef je aan wat de aard van het dienstverband is en of je eventueel op korte termijn van plan bent om het contract te beëindigen.

Met deze verklaring krijgt de hypotheekverstrekker inzicht in de financiële situatie van de medewerker. Hij weegt deze mee in zijn besluit om de medewerker wel of geen hypotheek te verstrekken. Ook voor het afsluiten van een huurcontract en het aangaan van een lening heb je vaak een werkgeversverklaring nodig. Voor jouw medewerker is dit dus een belangrijk document.

Werkgeversverklaring en intentieverklaring: wat is het verschil?

Een werkgeversverklaring is niet hetzelfde als een intentieverklaring. Een intentieverklaring vul je in voor medewerkers met een tijdelijk contract of medewerkers die nog in hun proeftijd zitten. Het wordt ook wel ‘verklaring voortzetting dienstverband’ genoemd en is een onderdeel van de werkgeversverklaring. Hierin verklaar je dat je de intentie hebt om het tijdelijke contract van de medewerker in de toekomst om te zetten naar een vast contract. Uiteraard onder voorwaarde van gelijkblijvend functioneren en ongewijzigde bedrijfsomstandigheden.

Ben je verplicht om een werkgeversverklaring te verstrekken?

Nee, de wet verplicht je niet om een werkgeversverklaring af te geven. Je beslist dit zelf. Wel moet je je houden aan de eisen van goed werkgeverschap; je mag de afgifte niet ‘onredelijk’ weigeren.

Is de werkgeversverklaring bindend?

Nee, het is geen juridisch bindend contract. Een werknemer met een tijdelijk contract kan dus geen vast contract bij je afdwingen op basis van een werkgeversverklaring. Het gaat immers om een intentie die je op dat moment had. Bovendien is de verklaring slechts drie maanden geldig. Toch is het afgeven van een werkgeversverklaring niet geheel zonder risico’s.

Als je de verklaring afgeeft, terwijl je op dat moment al weet dat je het contract van je medewerker waarschijnlijk niet gaat verlengen, kunnen er problemen ontstaan. De medewerker sluit dan een hypotheek of lening af waardoor hij te maken krijgt met hogere maandlasten. Als je zijn contract vervolgens beëindigt, breng je je medewerker mogelijk in financiële problemen.

Rechters kunnen in zulke gevallen een extra schadevergoeding toekennen aan de werknemer, die jij als werkgever moet betalen. Houd hier dus altijd rekening mee op het moment dat je een werkgeversverklaring verstrekt.

Waar moet een werkgeversverklaring aan voldoen?

De vorm en de inhoud van een werkgeversverklaring moeten voldoen aan strenge eisen. Online kun je modellen en voorbeelden van werkgeversverklaringen downloaden, bijvoorbeeld hier. Zorg dat je alle gegevens correct invult. Denk aan het juiste brutojaarsalaris en de aard van het dienstverband. Een verklaring op papier wordt door één persoon ingevuld met één kleur pen, zonder gebruik van tipp-ex. Ook moet je een loonstrook bijvoegen, waarvan de gegevens exact overeenkomen met de gegevens in de werkgeversverklaring.

Hoe maak je een werkgeversverklaring?

Een werkgeversverklaring moet dus tot in de puntjes kloppen. Werkgevers maken nog wel eens een fout bij het berekenen van het juiste salaris. Ook slaan ze bij het invullen soms een hokje over of vergeten ze een stempel. Het aanvinken van een verkeerd hokje valt onder valsheid in geschrifte en kan zorgen voor een hoop ellende. Een incorrecte of onvolledige verklaring wordt niet geaccepteerd door de hypotheekverstrekker. Met als gevolg dat de medewerker vaak meerdere keren terugkomt bij zijn werkgever om te vragen naar een nieuwe versie. Hierdoor ontstaat vertraging in het proces en komt de hypotheekaanvraag van je medewerker onnodig in gevaar.

Daarom gebruiken bedrijven vaak HR-software voor het maken van werkgeversverklaringen. Hiermee voorkom je slordigheidsfouten en ben je verzekerd van een foutloze werkgeversverklaring die in één keer goed is. Bovendien is het verstrekken van een werkgeversverklaring via HR-software AVG-proof. Het versturen van de verklaring via e-mail is dat niet.

Makkelijk een werkgeversverklaring maken?

Wil je op een eenvoudige manier een werkgeversverklaring maken voor jouw medewerkers? Kijk dan naar de mogelijkheden van Exact HR. Hiermee maak je gemakkelijk, snel én AVG-proof een werkgeversverklaring die voldoet aan de verplichte eisen.