3 tips: zo kun je het beste je bonnetjes bewaren

Bonnetjes bewaren: het is misschien wel de grootste ergernis van iedere ondernemer. Elk kwartaal is het vlak voor de btw-aangifte weer paniek, want waar had je ook alweer die ene tankbon gelaten? En wat staat er nou op die vervaagde kassabon? Super irritant, want zo kosten die bonnetjes je behoorlijk wat tijd én geld. Gelukkig zijn er een aantal tips waarmee bonnetjes bewaren een stuk makkelijker wordt.

Waarom moet je bonnetjes bewaren?

Voordat we onze tips delen, eerst nog even wat anders. Want waarom moet je als ondernemer je bonnetjes eigenlijk bewaren? Dat heeft alles te maken met de bewaarplicht. Hiermee stelt de Belastingdienst iedere ondernemer verplicht om zijn of haar inkoopfacturen tot 7 jaar na aankoop te bewaren. De Belastingdienst doet dit zodat zij de boekhouding van ondernemers kunnen controleren. Voldoe je niet aan deze eis, dan kan de Belastingdienst niet alleen geld terugvorderen, maar je kan als ondernemer ook een fikse boete krijgen. Belangrijk dus dat je je bonnetjes op de juiste manier bewaart.

Hoe moet je bonnetjes bewaren?

De Belastingdienst heeft niet alleen bepaald hoe lang je je bonnetjes moet bewaren, maar ook hoe je dit moet doen. De regel is dat je inkoopfacturen moet bewaren in de vorm waarin je ze hebt ontvangen. Dat betekent dat je een digitale factuur niet afgedrukt mag bewaren, maar digitaal moet bewaren. In verband met vervagen is het andersom wel toegestaan om papieren bonnetjes en inkoopfacturen digitaal te bewaren door ze te scannen. In dat geval moet het bonnetje wel een juiste en volledige weergave zijn van het origineel.

Tips voor het bewaren van bonnetjes

Je bonnetjes bewaren is dus gebonden aan een aantal regels. Doe je dit niet op de juiste manier, dan kan het je tijd en geld kosten. Om dit te voorkomen en het je makkelijker te maken, delen we graag een aantal tips met je. 

1. Bewaar je bonnetjes digitaal

Met name kassabonnen vervagen snel, zeker als je ze in je portemonnee bewaart. Bewaar daarom al je bonnetjes bij voorkeur digitaal. Dat kan je doen door ze te scannen, of door er een foto van te maken met je smartphone. Probeer dit zo snel mogelijk te doen en wacht niet tot vlak voor de btw-aangifte, want de kans is groot dat sommige bonnetjes dan al niet meer goed leesbaar zijn. 

2. Plan een vast moment in

Plan eventueel een vast moment in voor het verwerken van je bonnetjes. Plan bijvoorbeeld iedere vrijdagmiddag een kwartiertje in om al je bonnetjes te scannen. Zo breng je hier structuur in aan en zal je zien dat het na een tijdje ‘vanzelf’ gaat. 

3. Bonnetjes scannen

Wil je het jezelf écht makkelijk maken, bewaar je bonnetjes dan met behulp van een boekhoudprogramma. Met de bijbehorende app voor op je smartphone maak je direct een foto van je bonnetje, waarna de app automatisch de bon leest en alle informatie overneemt. Je hoeft alleen de informatie te controleren; overtypen is niet meer nodig. En doordat de app al je gescande bonnen en inkoopfacturen digitaal bewaart, voldoe je aan de bewaarplicht van de Belastingdienst. Ook zet je je bonnetjes eventueel makkelijk door naar je boekhouder.

Wil jij makkelijk en snel je bonnetjes scannen en bewaren? Ontdek dan nu Exact voor Boekhouden.

• Scan onbeperkt je bonnetjes en inkoopfacturen
• Bonnetjes worden veilig opgeslagen in de cloud
• Je voldoet aan de bewaarplicht van de Belastingdienst
• Zet je bonnetjes makkelijk door naar je boekhouder