De voordelen van e-facturatie voor ondernemers

Auteur: Koen Baron, Senior Solution Marketeer Exact  

Heb je al gehoord van e-facturatie? Dit is een manier om je facturen digitaal te versturen en te ontvangen - direct vanuit jouw boekhoudsysteem naar die van de ontvanger. Dit zijn dus geen PDF facturen, maar e-facturen. In dit blog vertellen we wat het precies is en waarom e-facturatie zo handig is voor jou en je klanten. Lees snel verder!

Wat zijn de voordelen van e-facturatie?

Er zijn flink wat voordelen van het gebruik van e-facturatie. Niet alleen voor de ontvanger en verzender, maar ook voor de planeet. Met e-facturen hoef je geen facturen meer te printen en in te scannen omdat het automatisch ingelezen wordt door je boekhoudsysteem. Dus minder papier, beter voor je portemonnee en beter voor de planeet! 

Wat is het verschil tussen een e-factuur en een PDF-factuur? 

We kennen allemaal de PDF-facturen. Ze zijn (meestal) mooi opgemaakt, goed leesbaar met alle informatie die je nodig hebt zoals de bedrijfsgegevens, geleverde producten of diensten en de factuurdatum.  

Een e-factuur is niet leesbaar- althans niet voor ons. Het is een gestructureerd elektronisch document wat snel uit te lezen is door een boekhoudpakket, zoals Exact Online. Voorbeelden van gestructureerde digitale documenten zijn UBL (Universal Business Language) of XML (eXtensible Markup Language). 

Voordelen van e-facturatie voor jou (de verzender)  

Ten eerste weet je zeker dat je factuur aankomt bij de juiste persoon of afdeling. Je krijgt namelijk automatisch een bevestiging (retourbericht) als de factuur is ontvangen. Je ontvangt ook een melding als de factuur is verwerkt en klaar staat voor betaling.  

Ten tweede kan je sneller betaald krijgen. Doordat de ontvanger de factuur direct kan inlezen en verwerken, kan hij ook sneller overgaan tot betaling. Een win-win voor beide partijen. Zo kan je makkelijker je debiteurenbeheer doen en hoef je minder te bellen of mailen om te vragen naar de betaling. 

DOWNLOADTIP: Download hier 5 tips om klanten sneller te laten betalen 

De voordelen van e-facturatie voor je klant (de ontvanger) 

Jouw klant heeft het grote voordeel dat hij minder handmatige handelingen hoeft te verrichten omdat e-facturen 1 op 1 worden ingelezen door het boekhoudpakket.  

Daarnaast is het niet meer nodig om facturen te bewaren, printen of archiveren. De facturen zijn altijd makkelijk terug te vinden (en te controleren) in het boekhoudsysteem. 

Een ander groot voordeel van e-facturatie is dat het de veiligheid en betrouwbaarheid van je facturatieproces verhoogt. Je verstuurt je facturen via een beveiligd netwerk (zoals Peppol), waar alleen geautoriseerde partijen toegang toe hebben. Zo voorkom je fraude, phishing of spam. 

LEESTIP: Lees hier hoe de cashflow van NCIM verbeterde door e-facturatie

Hoe werkt het netwerk van Peppol?  

E-facturen worden doorgaans verstuurd via het beveiligde netwerk van Peppol. Peppol is een Europees netwerk voor elektronische uitwisseling van documenten, zoals facturen, orders of offertes. Peppol zorgt ervoor dat je eenvoudig en veilig kunt communiceren met al je klanten en leveranciers, ongeacht het boekhoudsysteem dat ze gebruiken. 

Op het moment dat je een e-factuur verstuurd, wordt er automatisch gekeken of de ontvangende partij is geregistreerd op het Peppol netwerk. Is dit het geval? Dan wordt de E-factuur automatisch verzonden naar de ontvanger. 

LEESTIP: Werk je met Exact Online? Lees hier hoe je start met e-facturatie met Exact. 

Zo, nu weet je alles over e-facturatie en waarom het zo slim is om ermee te beginnen. Wil je ook profiteren van alle voordelen die e-facturatie biedt? Het versturen van e-facturen is standaard onderdeel van de oplossingen van Exact.