Debiteurenbeheer: pak het goed aan met deze 5 tips

Dagelijks krijgen ondernemers ermee te maken: facturen die niet binnen de betalingstermijn betaald worden. Een groot deel van alle facturen die in Nederland verstuurd worden, worden zelfs helemaal niet betaald. Heel vervelend, want dit kost ondernemers veel geld. Met een goed debiteurenbeheer kan je dit probleem gelukkig voor een groot deel de kop indrukken. Wij geven je 5 tips die ervoor zorgen dat je klanten wél op tijd betalen.

Wat is debiteurenbeheer?

Voordat we onze tips delen, leggen we je eerst een en ander uit. Want wat is debiteurenbeheer eigenlijk? Onder debiteurenbeheer valt alles wat je als bedrijf doet om ervoor te zorgen dat je klanten hun rekeningen betalen: van het vooraf checken of je klanten wel kredietwaardig zijn, tot aan het inschakelen van een incassobureau wanneer een betaling uitblijft – en natuurlijk alle stappen die daartussen zitten.

Waarom is goed debiteurenbeheer zo belangrijk?

Heb je je debiteurenbeheer niet goed op orde, dan kan dit negatieve gevolgen hebben voor je bedrijf. Het beïnvloedt je cashflow, want doordat je facturen niet betaald worden, is je inkomende geldstroom lager dan verwacht. Als dat een keer met een factuur gebeurt, is dat natuurlijk geen ramp. Maar gebeurt dit structureel, dan kan dat zorgen voor flinke problemen. Je moet immers je eigen binnenkomende facturen ook ergens van betalen.

In ernstige gevallen kan slecht debiteurenbeheer zelfs leiden tot faillissement. Dat klinkt misschien als een ver-van-je-bed-show, maar ieder jaar weer is dit de reden dat een flink aantal bedrijven zijn deuren moet sluiten. Neem debiteurenbeheer dus serieus!

Tips voor een goed debiteurenbeheer

Dat debiteurenbeheer belangrijk is, is dus wel duidelijk. Maar hoe zorg je nou voor een goed debiteurenbeheer? Hieronder vind je onze tips. 

1. Leg afspraken vast

Heb je een bepaalde afspraak gemaakt met een klant over de betalingstermijn? Leg dit dan vast en communiceer betalingsvoorwaarden via je algemene voorwaarden. Vermeld ze ook op je factuur. Hier heb je naderhand profijt van en je voorkomt zo een hoop kopzorgen.

2. Factureer op de juiste manier

Zorg ervoor dat je factureert zoals je klant dat wil. Wil je klant een getekende urenstaat zien of een inkoopnummer? Stuur je factuur dan direct op de juiste manier in via de post of e-mail. Wellicht is je klant al over op elektronisch factureren. Stuur dan een elektronische factuur. Door het je klant zo makkelijk mogelijk te maken, is de kans groot dat je factuur eerder betaald wordt. 

Wil je zeker zijn of je factuur is aangekomen? Bel je klant even op en vraag of de factuur op de juiste wijze is aangeleverd. Dit kan je zo een paar dagen binnen de betalingstermijn schelen.

3. Zorg voor een overzicht van je openstaande facturen

Tien dagen nadat je factuur betaald had moeten zijn, kom je er pas achter dat je geld nog niet binnen heeft. Dit is zonde! Deze tien dagen had je ook kunnen gebruiken om erachter te komen waarom je klant niet betaald heeft. Misschien is het een kleine aanpassing, waardoor je factuur inmiddels al betaald had kunnen zijn. Begrijpelijk is dat je niet al je klanten na een dag al wilt bestoken met vragen over de betaling van je factuur, maar het is je goed recht als je dit wel doet. Je klant is immers degene die zich niet aan de afspraak houdt. 

4. Maak een plan en volg dat op

Stel voor jezelf een plan op om het debiteurenbeheer te voeren op een manier waarop jij dat prettig vindt. Bijvoorbeeld na 3 dagen een herinnering, na 8 dagen bellen, etc. Hoe sneller je het debiteurenbeheer voert, hoe eerder je resultaat bereikt. Houd er wel rekening mee dat debiteurenbeheer in Nederland verbonden is aan bepaalde regels.

Het is overigens niet alleen belangrijk dat je deze punten altijd opvolgt, maar ook dat je ze vastlegt. Het is makkelijk om een klant te bellen en deze op zijn woord te geloven dat hij volgende week betaalt. Als de klant zijn belofte echter niet nakomt en jij je schriftelijk zaken niet op orde hebt, dan heb je geen (goede) basis om een mogelijk incassodossier te openen.

5. Automatiseer je debiteurenbeheer

Wil je je debiteurenbeheer echt goed op orde brengen, dan is het aan te raden om dit te automatiseren met behulp van een boekhoudprogramma. Hiermee je namelijk niet alleen eenvoudig facturen maken en versturen, maar kan je ook een facturatiecyclus instellen. Dit houdt in dat de tool op basis van jouw voorkeuren automatisch betalingsherinneringen verstuurt wanneer een klant na een x-aantal dagen jouw factuur nog niet betaald heeft. En wordt een factuur toch niet betaald binnen de betaaltermijn, dan krijg je een seintje. Zo heb je altijd een goed inzicht in de stand van zaken en ben je minder tijd kwijt aan je debiteurenbeheer.