Betalingsherinnering versturen: Wanneer doe je dit?

Product of dienst verkocht? Factuur verstuurd! Na het versturen van je factuur verwacht je natuurlijk dat er betaald wordt binnen de aangegeven betaaltermijn. Toch komt het in de praktijk regelmatig voor dat een factuur niet binnen de aangegeven betaaltermijn wordt voldaan. Wat doe je dan? Je stuurt een betalingsherinnering. Maar hoe en wanneer doe je dat?

In dit artikel geven we je wat uitleg en tips.

Wat is een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering is een schriftelijke herinnering aan je klant waarmee je op vriendelijke toon laat weten dat de factuur nog niet betaald is. Het is eigenlijk een verzoek om het openstaande factuurbedrag alsnog te voldoen binnen een bepaalde termijn.

Tip: Heb je een goede relatie met de klant? Dan kan je de klant ook persoonlijk benaderen en navragen of alles naar wens was en waarom er nog niet is betaald. Een foutje is natuurlijk zo gemaakt. Maak wel altijd notities van het gesprek. 

Wanneer stuur je een betalingsherinnering?

Stuur een betalingsherinnering na het verstrijken van de vastgestelde betalingstermijn van de factuur - of na de wettelijke termijn van 30 dagen.Wanneer je dit doet, bepaal je zelf. Het is wel aan te raden om hier niet te lang mee te wachten. De meeste ondernemers doen dit zo’n drie tot vijf dagen na het verstrijken van de betalingstermijn.

Tip: Het is niet handig om dit eerder te doen, want dan zal je vaak zien dat de betalingsherinnering en de betaling elkaar kruisen (veel bedrijven betalen namelijk op de laatst mogelijke dag en vaak kost de verwerking bij de bank ook een dag).

Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning?

Blijft de betaling uit? Ook na het versturen van betalingsherinnering? De vervolgstap is dan om een aanmaning te versturen – ook wel een tweede betalingsherinnering of sommatie genoemd. 

Het grote verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning is de toon. Bij een betalingsherinnering is de toon vriendelijk. Je weet immers niet wat de reden is dat de klant niet heeft betaald. Bij een aanmaning is de toon een stuk formeler en sommeer je je klant om te betalen.

In een aanmaning vermeld je het volgende:

• het product of dienst dat is geleverd;
• de factuur en betalingsherinnering(en);
• eventuele telefoongesprekken.

Vervolgens geef je aan: 

• dat je een betalingstermijn stelt van 14 dagen
• en melding maakt van incassokosten en juridische stappen als betaling uitblijft.

Welke betaaltermijn hanteer je bij een betalingsherinnering?

Ook bij een betalingsherinnering ben je zelf vrij om de betaaltermijn te bepalen. Zorg wel dat deze redelijk is. Je kan niet van je klant verwachten dat de factuur op dezelfde of de volgende dag wordt betaald. De meest gebruikte betaaltermijnen zijn vijf, zeven of tien dagen. 

Welke gegevens staan op de betalingsherinnering?

Zorg ervoor dat op een betalingsherinnering altijd de volgende gegevens staan:

• Het factuurnummer van de openstaande factuur
• De vervaldatum van de fatuur
• Het openstaande factuurbedrag
• De nieuwe betaaltermijn
• Het IBAN-nummer waarnaar je klant het bedrag kan overmaken

Tip: Stuur de openstaande factuur mee als bijlage. Zo voorkom je verwarring en maak je het je klant zo makkelijk mogelijk om de factuur alsnog te betalen. 

Hoe stuur je een betalingsherinnering?

Maak je facturen nog in Word of Excel? Dan is het handig om je openstaande facturen, de verzonden betalingsherinneringen en betalingen goed bij te houden, zodat je geen cashflow mist. 

Tip: Een makkelijkere manier om je facturen te beheren is door gebruik te maken van een factuurprogramma zoals Exact Online Boekhouden. Hiermee kan je eenvoudig professionele facturen versturen en de software geeft een seintje wanneer er geen betaling heeft plaatsgevonden binnen de afgesproken betalingstermijn. Het handige is dat de software automatisch een betalingsherinnering naar je klant stuurt na het verstrijken van de betaaltermijn. Zo heb je minder handwerk en meer overzicht.