EDI - wat is het en waarom heeft u het nodig? (1/5)

Electronic Data Interchange (EDI) is een bekende tool in de voedselindustrie. Maar er is ook steeds meer belangstelling voor vanuit andere branches binnen de groothandel. Het zijn vooral de relatief grote organisaties die steeds meer EDI gaan gebruiken. Zij willen hiermee lean worden en kosten verminderen. Als deze EDI trend doorzet, heeft dit ook belangrijke consequenties voor bestaande of toekomstige partners die niet in staat zijn deze technologie te ondersteunen.

Wat is Electronic Data Interchange (EDI)?

EDI is - om het simpel te zeggen - het uitwisselen van elektronische documenten en bedrijfsgegevens tussen de computersystemen van bedrijven. Hiermee kunnen zakenpartners bijvoorbeeld direct bestellingen plaatsen, zonder dat daar menselijke interactie bij komt kijken. Het is meer dan gewoon een e-mailtje, want daarbij is wel besluitvorming en opvolging door personeel nodig.

Het is eigenlijk niets nieuws

EDI bestaat al sinds 1980, maar wordt nog steeds niet heel erg veel gebruikt. Het systeem heeft enorm kunnen profiteren van de technologische vooruitgang, zoals de ontwikkeling van het internet. Maar het is niet per definitie afhankelijk van de technologie. Het proces draait om het verwerken van gegevens in een reeks van gestandaardiseerde formats. Vervolgens worden deze gegevens verzonden via middelen voor telecommunicatie of mobiele elektronische opslag. De ontvanger moet ten slotte in staat zijn de verzonden gegevens te lezen en te verwerken.

Welke bedrijfsprocessen kunnen het meest profiteren van EDI?

In principe kan elke soort bedrijfsdocumentatie omgezet worden in een EDI format. Het proces van het omzetten van de gegevens is onafhankelijk van de technieken of methodes die vervolgens gebruikt worden om het te delen met andere partijen. Documentatie rondom in- en verkoop, orderbevestigingen, verzending, retouren en facturen zijn hiervoor allemaal relevant. Het is daarbij wel een voorwaarde dat alle betrokken partijen het afgesproken standaard format kunnen produceren en lezen. Maar voor de documentatie zelf bestaan er geen grenzen.

ERP Integratie

Veel van de belangrijke spelers op het gebied van ERP bieden hun eigen EDI oplossing aan (vaak via een externe leverancier). Zij ondersteunen bedrijven hiermee in het verminderen van menselijke handelingen bij het delen van bedrijfsinformatie. Door deze oplossingen is het mogelijk om elektronische documenten te exporteren en importeren aan de hand van formats. Deze kunnen standaard zijn of specifiek intern ontwikkeld. EDI zorgt er op die manier voor dat veel van de in- en verkoopadministratie automatisch in de verschillende systemen geboekt kan worden.

Lean mogelijk maken

EDI biedt belangrijke mogelijkheden voor veel verschillende bedrijven door het gemak en de snelheid waarmee bedrijfsprocessen afgerond kunnen worden. In het volgende deel gaan we hier dieper op in.