Zo krijg je overzicht en inzicht op je administratie

Grip hebben, dat willen we allemaal. We willen weten waar we staan, waar we aan toe zijn en hoe we verder kunnen komen met ons bedrijf. Toch heeft lang niet elke ondernemer echt grip op zijn administratie en cijfers – terwijl dat juist zo belangrijk is, zodat je weet hoe je ervoor staat. Heb jij het gevoel dat je niet voldoende grip hebt? Lees dan verder en ga zelf aan de slag met mijn stappenplan. 

Administratie is de fundering en het resultaat van je bedrijf

Als jij weer grip wilt op jouw business, is het verstandig om naar je administratie te kijken. Administratie is namelijk de fundering en het resultaat van je bedrijf. Alles komt samen in de administratie: de verdiensten, verdienmodellen, werkzaamheden, investeringen en dus ook de resultaten hiervan. Je kan in jouw administratie deze gegevens namelijk linken met elkaar:

• Jouw werkzaamheden zijn te linken aan jouw verdiensten.
• Jouw verdienmodellen zijn te linken aan jouw werkzaamheden.
• Jouw investeringen zijn te linken naar jouw werkzaamheden en uitgaven.

Overzicht in je administratie

Om grip te krijgen op je cijfers, is het ten eerste belangrijk om overzicht te creëren in je administratie. Ze zeggen ook weleens ‘een opgeruimd huis is een opgeruimd hoofd’. Zo is dat ook met je administratie. Maak een overzicht, zodat jij inzicht krijgt in welke stappen jij kan ondernemen. Hieronder een paar praktische tips.

Tip 1: orden je bestanden in mappen

Zet al je facturen in dezelfde map. Doe dit ook voor je inkoopfacturen en bonnetjes en en voor je bankafschriften. Maak verder een map aan voor je uittreksels van de btw-aangiftes en inkomstenbelasting.

Tip 2: geef je bestanden een duidelijke naam

Zet bij je facturen bijvoorbeeld de naam van de debiteur (naar wie je de factuur hebt gestuurd) en bij je inkoopfacturen en bonnetjes de naam van de crediteur, de datum of periode en ook de omschrijving van de factuur of bon. 

Tip 3: orden je cijfers

Naast het ordenen van je bestanden, zal je ook je cijfers moeten ordenen. Gelukkig doet een boekhoudprogramma dit automatisch voor je, namelijk in de resultatenrekening en balans. Zorg dus dat jouw boekhouding is bijgewerkt. Dan ben je namelijk al een heel eind op weg. Als jouw boekhouding is bijgewerkt, kan je al bijna tot actie komen door de inzichten. Ja, bijna, want we zijn er nog niet. 

Tip 4: houd je uren wekelijks of zelfs dagelijks bij

Veel ondernemers vergeten hun uren bij te houden, maar dit is wel een heel belangrijk onderdeel van jouw administratie en dus ook van jouw bedrijf. Zoals al eerder benoemd, is administratie namelijk de fundering en het resultaat van je bedrijf. Alles wat jij doet en behaalt met jouw bedrijf, komt door de acties die jij neemt en de stappen die jij zet. Vaak zijn dit de uren die jij in je bedrijf maakt om jouw resultaten te behalen. Deze inzichten zijn dus essentieel om grip te krijgen op jouw bedrijf en cijfers! Je kan dit doet door middel van een papieren agenda, een uren tracker of Excel templates met automatiseringen. 

Tip: 5 verdeel jouw werkzaamheden in categorieën en projecten

Door een overzicht te hebben van de categorieën en de aantal uren die je daaraan hebt besteed, krijg je inzicht in hoeveel uur je overal aan kwijt bent. Zo kan je ook beslissen waar je meer of minder uren in wilt investeren, of welke taken je bijvoorbeeld liever uitbesteedt zodat je meer tijd over houdt voor je klanten. 

Inzicht in je administratie

Je weet nu hoe je overzicht kan krijgen in je administratie. Vanuit het overzicht kan je inzicht krijgen. En daar ga ik je nu bij helpen! Ook hier weer een aantal praktische tips. 

Tip 1: zoek uit waar je omzet vandaan komt

De eerste stap die je moet nemen, is uitzoeken waar je omzet vandaan komt. Aan welke klanten, producten of diensten verdien je het meest? Het komt weleens voor dat een ondernemer denkt dit precies te weten, maar dat het in de praktijk toch net even anders ligt. Terwijl dit juist heel belangrijk is om te weten, want zo kun je bepalen waar je meer of juist minder aandacht aan kunt besteden. 

Tip2 : maak de berekening van je omzet die je deelt door je uren 

Je kan je omzet delen door je totaal aantal uren die je in die periode hebt gemaakt. Doe hetzelfde maar dan met je declarabele uren. Hierdoor kan je jouw daadwerkelijke uurtarief berekenen en dit vergelijken met het uurtarief wat je hanteert. 

Omzet : aantal uur = uurtarief

Komt dit uurtarief overeen met het uurtarief wat je hanteert? Dan zit je goed. Komt dit niet overeen, dan zal je jouw uurtarief, pakketprijzen of werkzaamheden moeten aanpassen, waardoor je meer omzet kan genereren. 

Tip 3: kijk naar je uren en verbind de werkzaamheden aan de opbrengsten

Welke werkzaamheden hebben jou iets opgeleverd en welke niet? Als werkzaamheden jou niets opbrengen, dan zal je de werkzaamheden moeten laten vervallen of uitbesteden. Ben je bijvoorbeeld vaak langer bezig met jouw administratie dan dat je verwacht? Dan kan je jouw boekhouding misschien beter uitbesteden. 

Tip 4: verdeel je zakelijke uitgaven in vier categorieën

Om inzicht te krijgen in je kosten, raad ik altijd aan om je zakelijke kosten te verdelen in vier categorieën*:
1. Vaste kosten (abonnementen, huur kantoorpand, hosting, administratie etc.) 
2. Investeringen (uitgaven die opbrengsten genereren)
3. ‘Luxe’ uitgaven (uitgaven die je hebt gemaakt, maar die eigenlijk niet nodig waren)
4. Incidentele uitgaven (uitgaven die niet tot de bovenste drie categorieën behoren)
*inkoopkosten worden hier niet in meegenomen.

Door de uitgaven onder te verdelen in deze categorieën, kan jij bepalen welke uitgaven niet noodzakelijk zijn, waardoor je hierop kan besparen. 

Grip op je business

Na dat je overzicht en inzicht hebt gekregen in jouw administratie, kan jij stappen ondernemen om meer grip te krijgen op je cijfers. Jouw inkomsten, uitgaven en werkzaamheden zijn namelijk misschien niet meer hetzelfde als een paar maanden geleden. Ga op onderzoek uit, creëer overzicht, krijg inzicht en onderneem waar nodig stappen, zodat jij weer grip krijgt op jouw business!