Hoe vijf inzichten van VANDAAG een slimmer en sneller bedrijf maken

Na jarenlang in de accountancy gewerkt te hebben, begon Koen Werter met een compagnon voor zichzelf. Niet om groot te worden, maar om lokale bedrijven rond zijn woonplaats Baexem op zijn manier te kunnen helpen met hun financiële zaken. Automatisering heeft direct prioriteit, want efficiënt werken betekent meer tijd voor klanten. Een van deze eerste klanten is een zorgboerderij en is – achteraf gezien – de aanzet naar VANDAAG. Werter: ‘De mensen van deze zorgorganisatie werken met passie, maar wisten niets van cijfers. Elk jaar gingen ze met de ordners onder de arm naar de boekhouder om dan pas te horen hoe ze ervoor stonden. Ze hadden nul inzicht. Hun nieuwe financiële man klopte bij mij aan en samen gingen we aan de slag: werkprocessen automatiseren, de administratielast verminderen én zorgen voor realtime inzicht. Samen met het financiële inzicht steeg ook het werkplezier van het personeel, want ze hadden weer tijd voor hun échte werk.’ De professionaliseringsslag was dus geslaagd, maar betekende ook iets anders. Werter: ‘De financiële man zocht een nieuwe uitdaging en met zijn kennis van de zorg zou hij ook andere zorgprofessionals kunnen helpen met de bedrijfsvoering. Met die gedachte zijn we samen in 2015 gestart met VANDAAG. Nu, tien jaar later, werken hier zo’n 55 mensen, hebben we landelijke dekking en groeien we nog steeds.’ Een vijftal inzichten heeft VANDAAG met deze groei geholpen.

‘IT is voor ons de basis. Als bedrijf moet je zorgen voor efficiënte werkprocessen: koppel systemen aan elkaar, voorkom dubbele invoer, zet alles op één plek. Dat doen we bij onszelf, maar organiseren we ook voor klanten. Automatisering zorgt voor enorme administratieve verlichting. Maar onze zorgklanten hadden méér nodig. Deze mensen werken vanuit hun hart, met passie voor de patiënt, maar met minder gevoel voor cijfers. Wat is omzet, hoe verhoudt zich dat tot de kosten, wat staat er op een jaarrekening? Automatisering zorgde wel dat alle data beschikbaar was, maar het totaal zei hen niets. Wij zijn toen begonnen om – met een gespecialiseerd IT-team – al die data te visualiseren in dashboards. Dankzij een visueel overzicht zien mensen ineens hoe ze ervoor staan. Dat geeft rust en helpt bij de bedrijfsvoering. Bij elke klant bekijken we wat er nodig is, IT-tools zijn tenslotte geen doel op zich. Ons eigen bedrijf gebruiken we vervolgens als testomgeving. Hier kunnen we pionieren om het daarna met de klant verder te ontwikkelen.’

‘Een inzichtelijke financiële situatie is één, maar werken in de zorg betekent ook dat je te maken hebt met complexe en uitgebreide regelgeving. Als zorgorganisatie heb je voor elke vraag een andere specialist nodig. Dat betekent shoppen: dit bedrijf voor je financiële administratie, een ander bedrijf voor zorgadvies, weer een andere partij voor financiering, kwaliteitsadvies, aanbestedingen, en ga zo maar door. Ontzettend ingewikkeld en tijdrovend, want het gaat ten koste van de handen aan het bed. In de loop van de tijd hebben we al deze kennis toegevoegd. Niet als vooropgesteld doel, maar omdat er zoveel vragen over waren. Daar hebben we dus wat mee gedaan. Inmiddels kunnen we onszelf omschrijven als specialist in zorgzaken: van kwaliteitsmanagement tot financieringsadvies en aanbestedingen. Met ons huidige productportfolio kunnen we klanten op strategisch en operationeel gebied volledig ontzorgen. Een onestopshopidee. Op deze manier hebben we de wereld van de zorg samengebracht met de wereld van de financiële administratie. Uiteraard bemoeien we ons niet met zorgtaken, maar alles wat aan “de achterkant” speelt is ons terrein, van idee tot realisatie.’

‘Ook al werken we veel met ICT-systemen, het blijft mensenwerk en contact is belangrijk. Juist als groeiend bedrijf is goed werkgeverschap daarom onmisbaar. Een bedrijf ben je immers samen. Samen met je klanten, maar zeker met je medewerkers. Het is onze taak om medewerkers te laten groeien en bloeien, zodat zij hun werk goed kunnen doen. Daarin vinden wij eigen verantwoordelijkheid en zelf de regie hebben heel belangrijk. Elk team – iedereen zit in een team – heeft eigen dashboards, eigen doelstellingen en eigen verantwoordelijkheden. Op deze manier doen we het allemaal samen. Uiteraard willen we als werkgever ook voor verbinding tussen medewerkers zorgen. Zo faciliteren we dat mensen op afstand kunnen werken, maar vinden we het ook belangrijk elkaar te ontmoeten op kantoor. En de partners en gezinnen horen er ook bij. We geven veel aandacht aan vitaliteit, gezelligheid en verbinding. En dat werkt. Ondanks de krappe arbeidsmarkt kunnen wij vacatures altijd goed vullen.’

‘De financiële wereld is traditioneel en communicatie gaat vaak over veel schijven. Dat willen we niet. Als klanten voor ons kiezen moet je niet dezelfde fout maken door ze te laten verzanden in een logge organisatie. Klanten mogen bellen, appen, mailen, langskomen, wat ze prettig vinden. Bovendien gaat er geen meter lopen als ze contact opnemen, we werken met een fixed price. Klanten moeten ons zien als sparringpartner. Ze moeten hier in een spijkerbroek aan tafel zitten. Ontspannen en laagdrempelig. In een groeiend bedrijf is dit overigens best een uitdaging, ook met nieuwe medewerkers. Je wilt immers iedereen – klanten en medewerkers – de aandacht geven die ze verdienen, maar dat kost tijd. Dit vraagt van ons dat we efficiënt blijven werken. Want als je niet slimmer, sneller en beter bent, kun je die persoonlijke aandacht niet waarmaken.’

‘Bij alles wat we doen, willen we ondernemend blijven en geen statisch bedrijf worden. Bij ons gaan beslissingen niet langs allerlei lagen in de organisatie, dat slaan we over. We springen overal vol enthousiasme in. Dat kan omdat we onszelf goed monitoren: we hebben snel in de gaten als een team niet draait of rendeert. Ons doel is om over vijf jaar verdubbeld in groei te zijn. Als zorgspecialist zitten we al van Maastricht tot Groningen en Amsterdam, maar die dekking kan veel dichter. Bovendien zijn we onze mkb-bedrijven uit de regio niet vergeten. Met VANDAAG richten we ons op zorgorganisaties, maar met ons nieuwe label Fin. kunnen we heel gericht de regionale mkb-bedrijven bedienen. Want ook in het mkb zien we behoefte aan stuurinformatie en bedrijfsmatig inzicht. Zowel met VANDAAG als met Fin. zijn er nog vele kansen om te groeien en willen we dat zo goed mogelijk doen. Tegelijkertijd willen we het leven niet te complex maken. We zijn blij met de manier waarop we het doen.’