Key take aways van het factuurcongres

Auteur: Koen Baron, Senior Solution Marketeer

Op 13 april 2023 vond het jaarlijkse factuurcongres plaats in Utrecht en Exact was uitgenodigd voor een paneldiscussie. Tijdens deze paneldiscussie werd er gediscussieerd over de volgende vraag: is ERP/accounting software werkelijk de doorslaggevende factor voor een brede adoptie van e-facturatie? Verschillende perspectieven kwamen aan bod, waaronder die van Kuno Klumpers, Productline Director Accounting binnen Exact, en andere panelleden vanuit het bedrijfsleven en de overheid.

Onderstaand kun je de belangrijkste take-aways van deze discussie terugvinden.

Verleiden in plaats van verplichten

Zou het verplicht stellen van e-facturatie via het Peppol-netwerk niet dé oplossing zijn om de adoptie te stimuleren? Verplichten zou een optie zijn, maar die optie wordt in Nederland doorgaans liever vermeden. Het verplichten van zaken heeft in Nederland namelijk een contra-effect, omdat wij Nederlanders ervan nature niet van houden als ons iets wordt opgelegd. De Nederlandse overheid heeft er daarom bewust voor gekozen dit soort zaken niet te verplichten met als belangrijkste argument: wij willen de bestaande marktwerking niet verstoren.

Maar hoe kan de adoptie dan wel gestimuleerd worden? Het UWV heeft daarvoor een slimme manier bedacht. Leveranciers die e-facturen via Peppol versturen, worden simpelweg sneller betaald. Door deze "beloning" ontvangt het UWV jaarlijks 420.000 e-facturen via Peppol en heeft het de administratieve takenlast flink kunnen terugbrengen. Door het ontvangen van e-facturen is het UWV namelijk veel minder tijd kwijt aan het aanvullen/overtypen van gegevens, omdat e-facturen snel en eenvoudig uit te lezen zijn door de software. Dit is een win-win situatie voor zowel de leverancier als het UWV. De leverancier heeft sneller zijn geld, het UWV is minder tijd kwijt aan de administratieve takenlast!

In gesprek gaan met jouw leveranciers om op zoek te gaan naar een gezamenlijke win-win kan dus lonen.

Rol (sofware)bedrijven in gedragsverandering

Softwareleveranciers kunnen een rol spelen bij het stimuleren van gedragsverandering, maar het is niet alleen aan hen om dit te bewerkstelligen. Het is belangrijk dat bedrijven en de bijbehorende medewerkers zelf gemotiveerd zijn om gedragsverandering te omarmen en het een succes te maken.

Aan de andere kant kunnen softwareleveranciers ook bijdragen aan gedragsverandering door het bieden van oplossingen die aansluiten bij hun visie en strategie. Zo heeft Exact ervoor gekozen om e-facturatie via het Peppol-netwerk onder de aandacht te brengen bij hun klanten, omdat het past bij hun visie om boekhouden No Hands te maken. Door middel van blogs, whitepapers, nieuwsbrieven en misschien nog wel belangrijker, software-attentie heeft Exact klanten geholpen om de mogelijkheden van e-facturatie en Peppol te ontdekken en te benutten. Dit heeft geleid tot een toename van het aantal registraties op het Peppol-netwerk en het aantal verstuurde e-facturen via dit netwerk.

Kortom, het is aan bedrijven om zelf een strategische keuze te maken of e-facturatie onderdeel moet zijn van hun bedrijfsstrategie en daarbij ook de nodige keuzes te maken. Softwareleveranciers kunnen hierbij ondersteunen door tools aan te bieden die bijdragen aan de gewenste gedragsverandering.

Samen is niet alleen

Om e-facturatie via het Peppol-netwerk succesvol te kunnen implementeren, hebben we de hulp van alle partijen nodig: zowel softwareleveranciers als het bedrijfsleven. Het zou daarom wenselijk zijn dat softwareleveranciers e-facturatie en Peppol opnemen als onderdeel van hun strategie, om zo een gelijk speelveld te creëren zodat iedereen in het bedrijfsleven dezelfde voordelen kan ervaren. In de praktijk blijkt namelijk dat niet alle softwareleveranciers e-facturatie en Peppol ondersteunen, wat een gemiste kans is voor hen en hun klanten om de voordelen te ervaren.

Als de tools beschikbaar zijn voor bedrijven, is het aan hen om e-facturatie via het Peppol-netwerk te omarmen. Aan de softwareleveranciers de taak om de juiste tools en informatie aan te bieden bij hun klanten!

Ben jij nou ook benieuwd wat Exact voor jouw onderneming kan betekenen in de transitie naar e-facturatie via Peppol? Klik dan hier!