Wat zijn representatiekosten? [+ voorbeelden]

Dat je als ondernemer je zakelijke kosten mag aftrekken, weten we natuurlijk allemaal. Printpapier, visitekaartjes of inkoopkosten: zolang je een bonnetje hebt met het btw-bedrag erop, kun je de btw terugvragen bij de Belastingdienst. Maar als ondernemer maak je soms ook kosten die wat betreft de Belastingdienst niet 100% zakelijk zijn, omdat er geen tegenprestatie tegenover staat. Dit soort kosten noem je representatiekosten. In dit artikel leggen we je uit wat dit inhoudt en zetten we veelvoorkomende voorbeelden op een rij.

Representatiekosten: wat houdt dat precies in?

Representatiekosten zijn – zoals het woord eigenlijk al zegt – kosten die je maakt om je bedrijf te representeren, maar waar geen tegenpresetatie tegenover staat. Vaak hebben dit soort kosten geen 100% zakelijk karakter, maar vallen ze ook gedeeltelijk in de privésfeer. Representatiekosten worden daarom ook wel gemengde kosten genoemd.

Wat valt onder representatiekosten?

Welke kosten er onder de noemder ‘representatiekosten’ vallen, is lastig te zeggen. De Belastingdienst heeft namelijk geen lijst of overzicht beschikbaar. Daarom zijn representatiekosten een beetje een grijs gebied. In de regel geldt: als je goed kunt onderbouwen waarom bepaalde kosten volgens jou zakelijke kosten zijn, dan is de Belastingdienst vrij coulant. Twijfel je of je bepaalde kosten wel of niet mag aftrekken als representatiekosten? Dan is het aan te raden om je boekhouder om advies te vragen.

Let op: de Belastingdienst heeft wél een lijst beschikbaar waarop een aantal zakelijke kosten vermeld staan die niet aftrekbaar zijn. Deze vind je hier.

Voorbeelden van representatiekosten

Hieronder vind je een lijstje met veelvoorkomende voorbeelden van representatiekosten of gemengde kosten:

• Reis- en verblijfkosten
• Een zakenlunch of -diner met een (potentiële) klant
• Kosten voor zakelijke evenementen, zoals congressen, bijeenkomsten of bedrijfsfeesten
• Relatiegeschenken
• Bedrijfskleding met logo
• Studiekosten
• Vakliteratuur of een abonnement op een zakelijk tijdschrift
• Tickets voor zakelijke evenementen

Let op: sommige representatiekosten zijn volledig aftrekbaar, terwijl andere maar deels aftrekbaar zijn. Ook zijn er kosten waarvoor een drempel geldt. Ook dit vind je terug op de hierboven genoemde lijst van de Belastingdienst. 

Representatiekosten aftrekken

De Belastingdienst heeft voor gemengde kosten een drempel ingesteld op €4700. Dit betekent dat je het bedrag aan gemengde kosten wat boven deze drempel uitkomst, mag aftrekken. Deze drempel ligt voor kleinere ondernemers erg hoog (met andere woorden: veel kleine ondernemers maken veel minder gemengde kosten). Kom je niet aan dit bedrag aan gemengde kosten, dan mag je gebruik maken van een andere werkwijze en mag je in plaats daarvan 80% van de kosten aftrekken. Let op: voor reis- en verblijfkosten geldt dat je in beide gevallen niet meer dan €1500 mag aftrekken.

Maak het jezelf makkelijk

Met het boekhoudprogramma van Exact maak je het jezelf makkelijk. Met de software verwerk je namelijk heel eenvoudig je zakelijke kosten en aankopen, dus ook je representatiekosten.