Wat is voorbelasting en hoe bereken je dit?

Heb je een eigen bedrijf, dan maak je bepaalde zakelijke kosten. Je koopt kantoorartikelen, betaalt je leveranciers en misschien moet je wel een auto aanschaffen om je van A naar B te kunnen verplaatsen. Over al deze zakelijke aankopen betaal je btw. Afhankelijk van het type product of dienst is dit 21% of 9%. Gelukkig mag je de btw van al je zakelijke aankopen terugvragen en aftrekken als voorbelasting. Maar hoe doe je dat? In dit artikel leggen we het je uit.

Wat is voorbelasting?

Voorbelasting betekent dus de belasting die je als ondernemer betaalt over de goederen of diensten die je aanschaft voor zakelijk gebruik. Dat kan van alles zijn: van kantoorartikelen tot inkoopkosten. Het btw-bedrag wat je hierover betaald, mag je terugvragen tijdens de btw-aangifte.

Mag je de btw van zakelijke kosten altijd aftrekken?

In de meeste gevallen mag je de btw die je hebt betaald, aftrekken als voorbelasting. Toch zijn er ook een aantal gevallen waarin dit niet mag. We zetten ze op een rij:

• Aankopen voor privégebruik. Koop je bijvoorbeeld via je zakelijke rekening een nieuwe fiets, maar is deze bedoeld voor privégebruik, dan mag je de btw niet aftrekken als voorbelasting.
• Eten en drinken dat je koopt in een horecagelegenheid of van een cateraar. Eten en drinken voor op kantoor mag je daarentegen in de meeste gevallen wel aftrekken.
• Personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken. Deze kosten mag je alleen aftrekken als voorbelasting als de uitgaven per persoon maximaal €227 per jaar zijn.
• Als je een factuur hebt ontvangen waarop de btw niet of niet duidelijk vermeld staat. Om btw te mogen aftrekken, moet een factuur namelijk aan de factuureisen vanuit de Belastingdienst voldoen.
• Als je goederen of diensten verkoopt waarover je geen btw berekent. Je mag de btw voor de inkopen die je hiervoor doet niet aftrekken. 

Uiteraard mag je alleen btw terugvragen voor de diensten of goederen die je daadwerkelijk betaald hebt en die geleverd zijn. Heb je bijvoorbeeld een factuur betaald en vervolgens de producten retour gestuurd, dan mag je de btw van deze factuur niet terugvragen.

Hoe kan je voorbelasting terugvragen?

Zoals hierboven al genoemd, vraag je de voorbelasting terug tijdens de btw-aangifte. Je btw-aangifte doe je als ondernemer per maand, kwartaal of jaar. Om je voorbelasting terug te vragen tijdens het doen van je btw-aangifte, doorloop je de volgende stappen:

1. Ga naar het formulier 'aangifte omzetbelasting' op de website van de Belastingdienst;
2. Vul, zodra je bent ingelogd, de benodigde gegevens in;
3. Vul bij rubriek 5a 'Verschuldigde voorbelasting' in hoeveel btw je moet betalen. Dit is de optelsom van alle btw die je van jouw klanten hebt ontvangen;
4. Vul vervolgens bij rubriek 5b 'Voorbelasting' in hoeveel btw je terug moet krijgen.

Als je alle stappen hebt doorlopen, dan verrekent het systeem vervolgens deze bedragen met elkaar. Heb je meer btw betaald dan ontvangen, dan krijg je dit verschil terug. Heb je meer btw ontvangen dan betaald, dan moet je dit verschil terugbetalen aan de Belastingdienst. 

Hoe bereken je voorbelasting?

Het berekenen van de hoeveelheid voorbelasting die je kan terugvragen (en die je dus moet invullen bij rubriek 5b in de btw-aangifte), is vrij eenvoudig. Dit doe je door alle btw-bedragen die je hebt betaald voor zakelijke kosten die je mag aftrekken, bij elkaar op te tellen. Dit kan je handmatig doen, maar houd er wel rekening mee dat dit een flinke klus is naarmate je meer uitgaven krijgt. 

Een makkelijkere manier om je voorbelasting te berekenen, is door te werken met een administratietool of boekhoudprogramma. Hier voer je eenvoudig je bonnetjes en inkoopfacturen in en vervolgens rekent het programma voor je uit hoeveel voorbelasting je terug mag vragen. Ook maakt het programma een complete uitdraai van alle gegevens die je nodig hebt om je btw-aangifte te kunnen doen. Zo verklein je de kans op fouten in je btw-aangifte.

Ontdek onze oplossingen

Wil jij eenvoudig een uitdraai van je financiën kunnen maken voor de btw-aangifte, zodat je precies weet hoeveel voorbelasting je mag terugvragen? Maak dan gebruik van een boekhoudprogramma.