Wat is e-facturatie?

Of je nu een ondernemer, financieel professional of accountant bent, de kans is groot dat je van de term e-facturatie hebt gehoord. Maar wat is e-facturatie precies? In dit blog geven we niet alleen antwoord op deze vraag, maar vertellen we je ook hoe het precies in zijn werk gaat en wat de vele voordelen ervan zijn.

Volgende stap in digitaal factureren

Eigenlijk zijn er tegenwoordig drie manieren om facturen te versturen en te ontvangen. Een recent onafhankelijk onderzoek, uitgevoerd in opdracht van Exact, laat zien dat 10% van de bedrijven nog gebruik maakt van de ouderwetse methode om te factureren, namelijk het versturen van papieren facturen per post. Een iets modernere oplossing is om digitale facturen per e-mail te verzenden. 40% van de bedrijven verstuurt digitale facturen zonder betaallink, en 28% van de bedrijven verstuurt digitale facturen met betaallink. Zeker al een stap in de goede richting. Alleen het nadeel van beide manieren is dat je veel tijd kwijt bent aan je facturenbeheer. Bovendien is elke factuur een kwestie van mensenwerk, en waar gewerkt wordt, maakt men fouten.

Gelukkig zetten we met de komst van e-facturatie de volgende stap: een manier van factureren waarbij menselijke fouten een veel kleinere rol spelen. Hoewel nog maar 8% van de bedrijven momenteel gebruik maakt van e-facturatie, zijn de voordelen ervan enorm. Hoog tijd dus om er meer over te weten te komen!

Wat is e-facturatie? 

E-facturatie is een belangrijk onderdeel van het ViDA-initiatief (VAT in the Digital Age) van de Europese Commissie en omvat het proces van het digitaal versturen, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Elektronische facturen zijn altijd opgemaakt volgens een gestandaardiseerd format, zoals UBL (Universal Business Language) en worden digitaal verzonden van het ene boekhoudpakket naar het andere en vervolgens automatisch verwerkt.

Dat klinkt misschien ingewikkeld, maar dat is het niet. Simpel gezegd is een e-factuur (elektronische factuur) een elektronisch bestand dat per computer wordt aangeleverd. Dit bestand wordt verstuurd van het ene boekhoudsysteem naar het andere en vervolgens verwerkt. En het mooie is, je hoeft hier zelf weinig voor te doen. Als je kiest voor Exact Online, kun je jezelf direct registreren op het Peppol-netwerk. Dat betekent dat je helemaal klaar bent voor het versturen en ontvangen van e-facturen. Hoe fijn is dat.

Is e-facturatie verplicht?

Op dit moment is e-facturatie in Nederland nog niet verplicht. Je kan dus facturen versturen en ontvangen zoals jij dat wil. In veel andere landen is e-facturatie echter wel verplicht, nu of in de nabije toekomst. De kans is dus groot dat je meer en meer met e-facturatie te maken gaat krijgen. Wat wellicht nog relevanter voor je is, is dat e-facturatie heel veel voordelen met zich meebrengt. Lees hier alles over de verplichting rondom e-facturatie.

Wat zijn de voordelen van e-facturatie?  

Niet alleen wordt e-facturatie steeds meer gebruikt, het biedt ook echt heel veel voordelen:

• E-facturen kun je veel sneller verwerken. Binnenkomende facturen worden automatisch ingelezen, ingeboekt en na goedkeuring betaald. Met de oplossingen van Exact heb je zelfs de mogelijkheid om e-facturen volledig automatisch te laten verwerken. Dit is natuurlijk extra voordelig als je een accountant bent en meerdere administraties beheert.
• Om e-facturen te versturen via het Peppol-netwerk moet elk bedrijf zich registreren zodat de authenticiteit van elke onderneming bevestigd kan worden. Zo weet je zeker dat een onderneming is wie hij zegt dat hij is en wordt de kans op spookfacturen verkleind.
• E-facturatie minimaliseert de kans op fouten en je hoeft je niet meer bezig te houden met handmatig en tijdrovend uitzoekwerk.
• In de praktijk blijkt dat e-facturen sneller worden betaald, onder andere omdat de ontvanger er geen werk meer aan heeft. Daarnaast staan e-facturen direct in je boekhouding, waardoor je boekhouding automatisch bijgewerkt is. Zo heb je altijd een juist beeld van je inkomsten en uitgaven. En wie wil dat nou niet?

Eenvoudig e-factureren met Exact Online 

Met Exact Online kan je jezelf eenvoudig aanmelden op het Peppol-netwerk en daarna eenvoudig e-facturen versturen en ontvangen. Bovendien zijn er nog meer handige functionaliteiten, zoals automatische factuurverwerking en biedt Exact Online je de mogelijkheid om retourberichten mee te sturen. Als ontvanger deel je de factuurstatus met de afzender tijdens het boeken en (optioneel) tijdens het goedkeuren van aankoopfacturen. Als afzender zie je in de factuurhistorie automatisch dezelfde factuurstatus die de ontvanger ziet. Ben je accountant en heb je klanten die geen eigen boekhoud-licentie hebben? Ook dat is geen probleem! Via Mijn[Kantoor] kunnen je klanten zich gemakkelijk registeren op het Peppol-netwerk en vervolgens e-facturen versturen en ontvangen. Binnenkomende facturen worden daarnaast automatisch ingelezen en ingeboekt, wel zo handig.

Aan de slag met e-facturatie  

Of je nu dus een ondernemer, financieel professional of accountant bent, de overstap naar e-facturatie is met Exact zo gemaakt. Dus waarom nog wachten met overstappen? Profiteer vandaag nog van de vele voordelen die e-facturatie te bieden heeft.

Wil je meer weten? Hier vind je alle informatie over e-facturatie. Voor meer informatie over e-facturatie in het algemeen, klik hier