Een G-rekening: wat is het en hoe werkt het?

Als je weleens personeel hebt ingehuurd via een uitzendbureau, of als je zelf personeel verhuurt als onderaannemer, dan heb je er vast eerder van gehoord: de G-rekening. Zo’n rekening wordt gebruikt voor het betalen van loonheffingen voor het ingehuurde of verhuurde personeel. Met behulp van de G-rekening voorkom je dat aannemers en onderaannemers misbruik maken van de uitbesteding van het werk bij de afdracht van loonheffingen. Maar hoe werkt dat eigenlijk, zo’n G-rekening?

Wat is een G-rekening?

Een G-rekening is een geblokkeerde rekening. Deze kun je niet zomaar gebruiken voor een zakelijke betaling, maar alleen voor het betalen van omzetbelasting, loonbelasting en premies aan de Belastingdienst of aan een onderaannemer. G-rekeningen worden vaak gebruikt bij facturen voor ingehuurde medewerkers tussen inleners en uitleners.

Wanneer heb je een G-rekening nodig?

Als je met uitzendkrachten werkt, of zelf wel eens medewerkers uitleent, dan is de kans groot dat je te maken krijgt met een G-rekening. Hieronder leggen we per situatie uit hoe dit werkt.

1. Je huurt uitzendkrachten in

Als je uitzendkrachten inhuurt via een uitzendbureau of een payroller, dan ben jij als ondernemer indirect verantwoordelijk voor de afdracht van de loonbelasting, premies voor volksverzekeringen en werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. In de praktijk wordt dit geld door het uitzendbureau of de payroller overgemaakt naar de Belastingdienst. Maar doen zij dat niet, dan ben jij als ondernemer uiteindelijk verantwoordelijk.

Door te werken met een uitzendbureau of payroller die werkt met een G-rekening, bescherm je je bedrijf hiertegen. Jij stort het verschuldigde bedrag aan loonbelasting en premies voor het personeel dat je inhuurt op deze G-rekening. Met dit geld kan het uitzendbureau of de payroller de loonheffingen betalen. Mocht het uitzendbureau of de payroller geen geld overmaken naar de Belastingdienst, dan kan je Belastingdienst jou niet aansprakelijk stellen, want je kan aantonen dat jij wel betaald hebt. Let op: staat er te weinig geld op de G-rekening, dan kan de Belastingdienst je alsnog aansprakelijk stellen voor het restbedrag.

2. Je werkt met een onderaannemer

In sommige sectoren, zoals de bouw, wordt veel gewerkt met onderaannemers. Ben jij zelf ondernemer en huur je een onderaannemer in, dan geldt eigenlijk dezelfde situatie als bij het inhuren van personeel via een uitzendbureau of payroller: jij blijft verantwoordelijk voor het afdragen van de loonheffingen. Daarom kan je van een onderaannemer eisen dat hij een G-rekening opent. Ook hier stort jij dan weer het bedrag aan loonheffingen op voor het personeel dat jij inhuurt, zodat de onderaannemer dit kan gebruiken om de Belastingdienst te betalen. In principe bepaal je samen welk percentage van de factuurbedragen naar deze rekening moet, dit is doorgaans 35 – 45%. 

3. Je leent eigen medewerkers uit

Run je zelf een uitzendbureau, of leen je personeel uit als onderaannemer, dan is de situatie omgedraaid. In dat geval ben jij de partij die een G-rekening moet openen - de kans is namelijk groot dat je opdrachtgevers dit van je vragen, zodat zij geen risico lopen bij de Belastingdienst. Let op: voor onderaanneming geldt de regel dat er alleen sprake is van aansprakelijkheid als er werkzaamheden ‘van stoffelijke aard’ worden uitgevoerd. Dit houdt in dat de werkzaamheden tastbaar moeten zijn. Denk aan wegenbouw, het slopen van huizen of het maken van kleding. 

Hoe ziet een G-rekeningnummer eruit?

Een G-rekeningnummer ziet er anders uit dan een standaard bankrekeningnummer. Een G-rekeningnummer heeft ook een bankcode, maar begint daarna standaard met 099. Dat kan er bijvoorbeeld zo uitzien: NL33ABNA099123456.

Wat mag je (niet) met een G-rekening doen?

Het enige waarvoor je een G-rekening mag gebruiken, is om geld over te maken naar de Belastingdienst. Je mag dus geen geld overboeken naar andere rekeningen, rood staan of kosten voor het betalingsvereker betalen. 

Er is één uitzonderen, namelijk wanneer je als onderaannemer werk uitbesteedt aan een andere onderaannemer. In dat geval ben je zelf aannemer en mag je geld van jouw G-rekening overmaken naar de G-rekening van de onderaannemer. Dit geld kan de onderaannemer dan gebruiken voor het afdragen van loonheffing voor de werknemers.

G-rekening aanvragen

Wil je een G-rekening aanvragen, vul dan het formulier ‘Aanvraag G-rekening' in op de website van de Belastingdienst. Krijg je akkoord van de Belastingdienst, dan sturen ze je een overeenkomst voor de G-rekening toe. Alleen met deze overeenkomst is het mogelijk om een G-rekening te openen; heb je deze niet, dan mag je bank geen G-rekening voor je openen. Zodra je de overeenkomst hebt ontvangen, dien je binnen 1 maand naar jouw bank toe te gaan. Gaat de bank ook akkoord, dan wordt er een G-rekening voor je geopend. 

Let op: als zzp'er kun je geen G-rekening openen, tenzij je ondernemer bent in de confectiebranche. 

Ontdek onze oplossingen

Om afspraken over betalingen op een G-rekening goed bij te houden en te verwerken, is het aan te raden om met een boekhoudpakket te werken. Exact voor Boekhouden biedt hier de juiste mogelijkheden voor.