Wettelijke betalingstermijn op een factuur bepalen

Zowel bedrijven als overheidsinstanties dienen een ontvangen factuur binnen een bepaald aantal dagen te betalen. Dit noem je de wettelijke betalingstermijn. Per 1 juli 2017 zijn de regels rondom de betalingstermijn aangescherpt, omdat met name grote bedrijven voor die tijd vaak lange betalingstermijnen hanteerden, soms tot wel 90 dagen. Door deze aanscherping zijn kleine ondernemingen nu beter beschermd. Maar wat is dan nu de wettelijke betalingstermijn? En hoe ga je hiermee om? In dit artikel lees je er meer over.

Hoe bepaal je de wettelijke betalingstermijn voor jouw facturen?

De wettelijke betalingstermijn die geldt, is afhankelijk van twee zaken: het type bedrijf waarmee je zaken doet en de afspraken die je met je opdrachtgever hebt gemaakt. De regels voor kleine bedrijven (hieronder vallen MKB-bedrijven en zzp’ers) zijn namelijk minder streng dan de regels voor grote bedrijven. Ook voor overheidsinstanties gelden weer andere regels. Hieronder zie je de wettelijke betalingstermijnen per type bedrijf. Deze gelden in alle EU-lidstaten.

Wat is de wettelijke betalingstermijn voor particulieren?

Voor particulieren en consumenten geldt geen wettelijke betalingstermijn; deze bepaal je als ondernemer zelf en leg je vast in je algemene voorwaarden of in een contract.

Mag je ook een kortere betalingstermijn hanteren?

Als ondernemer mag je er ook voor kiezen om een kortere betalingstermijn te hanteren, zolang deze maar redelijk is. Daarmee wordt bedoeld dat je bijvoorbeeld niet kan verwachten dat je klant de factuur de volgende dag betaalt. Het is dus mogelijk om een wettelijke betalingstermijn van 7 dagen of van 14 dagen aan te houden, zolang je dit van tevoren maar duidelijk communiceert met je opdrachtgever. Met name zzp’ers kiezen vaak voor een kortere betalingstermijn; vaak wordt hier 14 dagen aangehouden. Dit zorgt namelijk voor een betere cashflow. 

En hoe zit dat met een langere betalingstermijn?

Ook is het toegestaan om een langere betalingstermijn af te spreken. In dat geval moet zowel jij als je klant kunnen aantonen dat dit voor jullie beiden niet nadelig is. 

Wat doe je als de wettelijke betalingstermijn is verstreken en je factuur nog niet betaald is?

Het kan gebeuren dat je verstuurde factuur niet binnen de wettelijke betalingstermijn betaald is. In dat geval is er sprake van een betalingsachterstand. In principe kun je dan direct een aanmaning sturen, maar in de meeste gevallen versturen ondernemers eerst een betalingsherinnering met daarin een nieuwe betalingstermijn vermeld. Het kan namelijk weleens gebeuren dat een factuur over het hoofd wordt gezien of er tussendoor glipt. 

Voldoet je klant ook niet aan deze betalingstermijn, dan kun je stappen ondernemen en een incassobureau inschakelen. Ook mag je bovenop het factuurbedrag de wettelijke rente rekenen – dit is de rente die je klant verschuldigd is over de periode van het overschrijden van de wettelijke betalingstermijn. Ook heb je recht op een standaardvergoeding en een vergoeding voor de gemaakte kosten.

Automatiseer je facturatieproces

Als ondernemer wil je natuurlijk dat je facturen binnen de wettelijke betalingstermijn betaald worden. Om het jezelf zo makkelijk mogelijk te maken, is het aan te raden om je facturatieproces te automatiseren met behulp van een boekhoudprogramma. Hiermee kun je namelijk niet alleen eenvoudig facturen maken en versturen, maar kan je ook een facturatiecyclus instellen. Dit houdt in dat de software op basis van jouw voorkeuren automatisch betalingsherinneringen verstuurt wanneer een klant na een x-aantal dagen jouw factuur nog niet betaald heeft. En wordt een factuur toch niet betaald binnen de betaaltermijn, dan krijg je een seintje. Zo heb je altijd een goed inzicht in de stand van zaken.