Wat is een proforma factuur en wanneer is dit nodig?

Misschien heb je er wel eens van gehoord: de proforma factuur. In feite zijn een proforma factuur en een conceptfactuur hetzelfde, maar in de praktijk zien we dat deze toch anders worden gebruikt. Waar een conceptfactuur vaak intern wordt gebruikt, wordt een proforma factuur veelal met externen gedeeld. Maar wat is een proforma factuur nu eigenlijk? In dit artikel geven we meer uitleg over de proforma factuur.

Wat is een proforma factuur?

Een proforma factuur (in het Engels een proforma invoice) is een onofficiële, voorlopige factuur die de koper informatie biedt over de producten of diensten die je gaat leveren. Vaak verzend je een proforma factuur nadat je klant een offerte heeft geaccepteerd, maar voordat je daadwerkelijk gaat leveren. Op die manier kan je om een vooruitbetaling vragen, of de klant van de benodigde informatie voorzien die hij nodig heeft voor vergunningen voor import.

Wat betekent proforma?

Pro forma is Latijn en betekent ‘voor de vorm’. Officieel schrijf je dan ook pro forma factuur, maar in de loop der jaren werd dit steeds vaker aan elkaar geschreven. Inmiddels is de schrijfwijze ‘proforma factuur’ helemaal ingeburgerd. Een proforma factuur wordt ook wel een proforma nota genoemd.

Wanneer gebruik je een proforma factuur?

Er zijn meerdere situaties waarin je een proforma factuur gebruikt. De meest voorkomende situatie is bij import en export. Wanneer jouw klant zich in het buitenland bevindt en jouw producten wil importeren, moet hij vaak voldoen aan allerlei douaneformaliteiten. Denk bijvoorbeeld aan benodigde vergunningen of inklaringsdocumenten. Om deze aan te kunnen vragen, moet je klant kunnen aantonen wat hij precies wil importeren. Een proforma factuur biedt dan uitkomst.

Je kan dit type document ook gebruiken om je klant om een vooruitbetaling te vragen. Dit gebeurt vaak bij grote (internationale) transacties of bij het afsluiten van abonnementen.

Wat is het verschil met een gewone factuur?

Het belangrijkste verschil tussen een proforma factuur en een gewone factuur is dat een proforma factuur geen rechtsgeldig document is. Dat betekent dat de koper op basis van dit document in principe niet hoeft te betalen; dit hoeft pas wanneer je de echte factuur hebt verstuurd (in het geval van een vooruitbetaling maak je daar natuurlijk afspraken over). Een proforma factuur neem je dan ook niet op in je administratie.

Wat is het verschil met een offerte?

Zoals hierboven al is uitgelegd, verstuur je een proforma factuur nadat je klant de offerte heeft geaccepteerd. Dit is dan ook niet hetzelfde als een offerte. Met een offerte moet je je klant vaak nog overtuigen; wanneer je je proforma factuur verstuurt, is de deal in principe al gesloten. In een offerte is vaak dan ook meer tekst verwerkt.

Waar moet een proforma factuur aan voldoen?

Omdat een proforma factuur geen officiële factuur is, hoeft deze niet te voldoen aan de factuureisen voor een gewone factuur. Wel moet je altijd duidelijk vermelden dat het gaat om een proforma factuur, zodat hierover geen verwarring kan ontstaan. Hieronder zie je een voorbeeld.



Ook voor de nummering stelt de Belastingdienst geen eisen, dit nummeren doe je namelijk alleen voor je eigen overzicht. Maar let op: het is niet toegestaan om op de proforma factuur en de gewone factuur hetzelfde factuurnummer te gebruiken, tenzij dit aansluit op de chronologische nummering van je facturen. 

Hoe maak je een proforma factuur?

Je kunt ervoor kiezen om een proforma factuur te maken in Word of Excel, maar het is een stuk makkelijker om dit te doen met behulp van een boekhoudprogramma, bijvoorbeeld Exact voor Boekhouden. Dit programma maakt het document namelijk automatisch op de juiste manier op. Ook kan je een proforma factuur vanuit een boekhoudprogramma heel makkelijk versturen, zowel geprint als digitaal.