Zzp-administratie: wat moet hierin en hoe bijhouden?

Als zzp’er dien je een zzp administratie bij te houden. Dit is waarschijnlijk niet het hetgeen waar jouw ondernemershart sneller van gaat kloppen, maar het is wel heel belangrijk om dit goed op orde te hebben. Het zorgt er namelijk voor dat je inzicht hebt in je inkomsten en uitgaven. Daarnaast ben je het verplicht voor de Belastingdienst. Maar wat moet je allemaal opnemen in je zzp administratie? En hoe houd je dit het beste bij? In dit artikel zetten we alles voor je op een rij.

Onderdelen van een zzp administratie

De Belastingdienst stelt jou als ondernemer dus verplicht om je zzp administratie bij te houden. Ook moet je dit minimaal 7 jaar bewaren met het oog op de bewaarplicht.

In principe bestaat een administratie uit alle gegevens over je onderneming die je vastlegt, zowel digitaal als op papier. Hierbij is wettelijk vastgelegd dat een zzp administratie altijd moet bestaan uit de volgende onderdelen:

• Grootboekadministratie
• Debiteuren- en crediteurenadministratie
• In- en verkoopadministratie
• Voorraadadministratie (als dit van toepassing is)
• Loonadministratie (als dit van toepassing is)

De Belastingdienst noemt de volgende voorbeelden van documenten die je – indien van toepassing – opneemt in je administratie:

• Kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
• Financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
• Tussentijds gemaakte controleberekeningen
• Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
• Bankafschriften
• Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
• Agenda's en afsprakenboeken
• Correspondentie
• Software en databestanden

Digitaal of op papier?

Als ondernemer heb je de vrijheid om zelf te bepalen of je je zzp administratie digitaal of op papier bijhoudt, zolang je dit maar op een structurele manier doet en je houdt aan de geldende richtlijnen. 

Btw-eisen

Verder moet een zzp administratie voldoen aan een aantal btw-eisen. Zo moet je duidelijk kunnen terugzien hoeveel btw je moet betalen of juist ontvangen in een specifiek tijdvak. Daarvoor dien je per tijdvak het volgende bij te houden:

• Facturen die je zelf uitschrijft
• Facturen die je moet betalen
• Uitgaven
• Ontvangsten
• Privégebruik van goederen en diensten

Doe je zaken in het buitenland, dan houd je ook het volgende bij:

• Verwervingen uit andere EU-landen
• Leveringen aan andere EU-landen
• Diensten aan andere EU-landen
• Ingevoerde goederen uit landen buiten de EU
• Uitgevoerde goederen naar landen buiten de EU

Urenregistratie

Een ander onderdeel van je zzp administratie is je urenregistratie. Je bent als zzp’er niet verplicht om dit bij te houden, maar het is wel aan te raden. Zo kan je dit niet alleen gebruiken om je uren te verantwoorden naar je opdrachtgevers, maar je hebt ook een urenregistratie nodig als je gebruik wilt maken van de zelfstandigenaftrek. Wanneer je als eenmanszaak inspectie krijgt van de Belastingdienst, moet je je urenregistratie namelijk kunnen laten zien. Daarom is het aan te raden om dit goed te borgen in je zzp administratie. 

Hoe kan je je zzp administratie bijhouden?

Je zzp administratie kan je op verschillende manieren bijhouden. Een programma dat vaak gebruikt wordt door zzp’ers voor het bijhouden van de administratie, is Excel. Dit raden wij echter af, want dit is behoorlijk tijdrovend en de kans op fouten is groot. 

Een veel prettigere manier om je zzp administratie bij te houden, is door gebruik te maken van een boekhoudprogramma. Hiermee kun je eenvoudig rechtsgeldige offertes en facturen maken, je bonnetjes en inkoopfacturen scannen en je urenregistratie bijhouden. Ook biedt de tool de mogelijkheid om je administratie te koppelen met je boekhouder, zodat je slim kan samenwerken.

Wil jij op een makkelijke en professionele manier je zzp administratie bijhouden? Kies dan voor Exact voor Boekhouden.

• Verstuur eenvoudig rechtsgeldige facturen
• Voldoe aan de bewaarplicht van de Belastingdienst
• Zet je financiën makkelijk door naar je boekhouder