Werken met Automate doe je zo!

Waarom zou je iets handmatig doen als het ook te automatiseren is? Hoe vaak stel jij jezelf deze vraag? Door de vraag te stellen aan jezelf of aan anderen binnen je bedrijf kom je vaak tot verrassende inzichten. Laten we deze vraag eens stellen voor je financiële administratie. Wat zou je kunnen automatiseren binnen je financiële administratie of waarop zou jij automatisch geattendeerd willen worden? Of is er iets wat je soms doet in Exact Online en dat daardoor de kans ontstaat dat je iets vergeet? Met Automate werk je efficiënter door het automatiseren van processen en terugbrengen van handmatige handelingen. Dit is te doen op basis van een gebeurtenis die plaatsvindt waaraan jouw voorwaardes zijn te koppelen waarna de actie automatisch wordt uitgevoerd:

Hieronder volgen een aantal voorbeelden die je direct kunt gebruiken als je met Exact Online Boekhouden Premium werkt.

Met Automate is het mogelijk om financiële boekingen automatisch te laten verwerken op basis van jouw gewenste condities. Het eerste concrete voorbeeld dat we uit gaan werken is de inkoopboeking die onder de 100 euro is direct laten verwerken EN de betaling laten selecteren. Hiermee automatiseren we 2 handmatige acties.

Met Automate is dit als volgt in te richten:

Via het onderdeel ‘conditie’ maak je jouw Automation precies zoals jij wilt met veel beschikbare velden en formules. Lees de help voor meer tips en suggesties hoe dit te gebruiken.

Nadat je het type Automation hebt opgestart en de voorwaarden hebt ingegeven, komen er vervolgens een aantal acties beschikbaar:

Er zijn meerdere acties achter elkaar te plannen, bijvoorbeeld eerst de boeking verwerken en daarna de betaling automatisch laten selecteren.

Met Automate is het mogelijk direct geïnformeerd te worden over gebeurtenissen die jij belangrijk vindt die in Exact Online hebben plaatsgevonden. Het tweede concrete voorbeeld is dat wanneer er een nieuwe relatie wordt aangemaakt en het bankrekeningnummer leeg is, er dan een taak voor de accountmanager wordt aangemaakt om te bellen:

Tot slot laten we je zien hoe Automate je helpt bij het aanmaken en correct invoeren van stamdata die je niet zo vaak aanmaakt. We nemen als voorbeeld een nieuwe kostenplaats die aangemaakt moet worden waarbij we op basis van een conditie direct een aantal grootboekrekeningen koppelen zodat de kans op het maken van fouten kleiner wordt.

Het koppelen wordt automatisch door Flow gedaan, op de manier die jij hebt ingesteld.

Met Automate kun je een volgende stap zetten in het automatiseren van je processen in je financiële administratie. Daarbij draait het allemaal om jouw werkwijze toe te passen op jouw data in Exact Online. Zodat jij kunt werken op de manier die voor jou het meest logisch is. Zo werk je efficiënter, lever je betere prestaties en verhoog je je productiviteit.

Voor meer informatie, klik je op de link 'Aan de slag met Flow'. Of neem contact op met Arie Geneugelijk, Commercial Product Manager bij Exact.

Meer weten over de Premium edities van Exact Online?