Ondernemen

Zes feiten en fabels rondom e-facturatie

De meeste ondernemers kunnen niet meer zonder, maar sommigen zijn terughoudend als het aankomt op e-facturatie. Wat zijn de feiten en fabels van e-facturatie? Waarom zou je het juist wel of niet proberen, en is het wel geschikt voor jouw onderneming? In dit blog vertellen we je er alles over.

Het elektronisch versturen en ontvangen van facturen biedt veel voordelen, maar er zijn ook een aantal misvattingen over e-facturatie. In dit artikel bespreken we de feiten en fabels rondom e-facturatie, zodat je een weloverwogen beslissing kunt nemen over het gebruik ervan.

Fabel 1: E-facturatie is niet veilig

Beveiliging is een van de grootste zorgen bij het overstappen op e-facturatie. We begrijpen de twijfels, je wilt er immers niet aan denken dat er iets misgaat en je gegevens op straat liggen.

Sommige ondernemers zijn bang dat elektronische facturen kwetsbaarder zijn voor fraude en hacking. Maar in werkelijkheid zijn e-facturatiesystemen beter beveiligd dan traditionele papieren variant. Er worden geavanceerde versleutelingstechnieken gebruikt om de gegevens te beschermen. Afhankelijk van het gebruikte systeem, voldoet de software ook aan de strengste Europese wetgevingen rondom veiligheid en privacy. Daarom raden we je altijd aan om te kiezen voor een Europees e-facturatiesysteem.

Fabel 2: E-facturatie is ingewikkeld en duur om te implementeren

Een veelvoorkomende misvatting over e-facturatie is dat het implementeren ingewikkeld en kostbaar is. Dat is niet waar: het implementeren van e-facturatiesoftware gaat tegenwoordig erg soepel. En voor de meeste SaaS-producten heb je helemaal geen implementatiekosten, maar betaal je enkel een maandelijks bedrag.

Fabel 3: E-facturatie is niet geschikt voor elke onderneming

Er wordt weleens gedacht dat e-facturatie alleen is voor grote bedrijven met geavanceerde boekhoudsystemen. Maar e-facturatie is toegankelijk voor organisaties van elke omvang, van kleine eenmansbedrijven, tot grote bedrijven met verschillende afdelingen. De meeste e-facturatiesoftware bieden verschillende pakketten aan, passend bij de grootte van jouw onderneming. Denk aan eenvoudige online facturatiediensten tot uitgebreidere geautomatiseerde systemen.

Feit 1: E-facturatie is efficiënt en tijdbesparend

E-facturatie is een efficiënte methode om facturen te versturen en ontvangen. Het handmatig verwerking van facturen kan tijdrovend en foutgevoelig zijn. Met e-facturatie kunnen facturen direct vanuit een boekhoudsysteem worden verzonden, wat tijdsbesparing oplevert en menselijke fouten vermindert. De tijdsbesparing varieert per bedrijf, maar is in veel gevallen aanzienlijk.

Feit 2: E-facturatie is kostenbesparend

Een ander belangrijk voordeel van e-facturatie is de kostenbesparing. Papieren facturen brengen druk- en portokosten met zich mee. Met e-facturatie heb je deze kosten niet meer.

Feit 3: E-facturatie is milieuvriendelijk

Een niet te verwaarlozen voordeel van e-facturatie is de positieve impact op het milieu. E-factureren betekent papierloos factureren. Voor bedrijven die duurzaamheid hoog in het vaandel hebben staan, is e-facturatie een eenvoudige manier om een verschil te maken.

Conclusie

E-facturatie biedt veel voordelen. Het is efficiënt, kostenbesparend en milieuvriendelijk. Toch zijn er nog steeds enkele misvattingen over e-facturatie, zoals de veronderstelde hoge implementatiekosten en veiligheidsrisico's. Voor ondernemers die nog twijfelen, is het zeker de moeite waard om de mogelijkheden van e-facturatie te onderzoeken en overwegen om de stap te zetten naar een geautomatiseerd en milieuvriendelijk facturatieproces.