Exact Globe en Synergy zijn met deze ontwikkelingen klaar voor de toekomst

Je wilt natuurlijk altijd zoveel mogelijk controle hebben over je bedrijfsvoering, zeker in een onzekere periode als deze. Daarom vertrouwen organisaties al jaren op Exact Globe en Synergy om grip te krijgen op hun cijfers. In de afgelopen periode heeft Exact verschillende updates voor deze producten uitgerold, zodat ze klaar zijn voor de toekomst en aan jouw wensen blijven voldoen.

Van Exact Globe naar Exact Globe+

Exact Globe+ is Exacts antwoord op de hedendaagse technologische ontwikkelingen. De markt verandert snel en digitalisering wordt steeds belangrijker. Met Globe+ tilt Exact de techniek achter het product naar een hoger niveau, zodat het marktbreed voldoet aan alle eisen. Hierbij zorgt Exact er uiteraard ook voor dat jij als klant geen hinder ondervindt van de veranderingen.

De user experience van het product is flink onder handen genomen, zodat de interface frisser oogt. De gebruikservaring is zoveel mogelijk geoptimaliseerd, waardoor de inrichting een flinke makeover heeft ondergaan. Dit zorgt ervoor dat het logischer in elkaar zit, je sneller kan werken en je sneller inzicht hebt in je cijfers. Ook werkt het systeem intuïtiever, zodat het gebruik voor jou is vereenvoudigd. 

Uitrol van Globe+ richting gebruikers

Aangezien duizenden klanten Exact Globe gebruiken, wordt Exact Globe+ gefaseerd uitgerold. Exact streeft naar een naadloze overgang, dus dat gaat stapje voor stapje. Tijdens de uitrol neemt Exact samen met klanten de nieuwe omgeving door, zodat je de kans krijgt om te wennen aan het nieuwe systeem. Maak je dus geen zorgen als je als Globe-gebruiker nog geen toegang hebt tot Globe+, dit komt in de nabije toekomst!

Elektronisch factureren via Peppol

Binnen veel bedrijven is factuurverwerking nog een handgedreven proces met papieren facturen. Helaas kan hier veel misgaan. Facturen die kwijtraken, geen betalingskorting, fouten tijdens het overtypen en hoge verwerkingskosten. Sommige bedrijven zeggen te digitaliseren, maar dit komt in de meeste gevallen neer op het inscannen van een factuur en deze als pdf e-mailen naar de ontvanger.

Inmiddels wordt ook op dit gebied flink geïnnoveerd en heb je met alle Exact boekhoudpakketten nu toegang tot het Peppol-netwerk. Via Peppol kunnen aangesloten organisaties, elektronische facturen naar elkaar versturen. Vanuit Exact Globe kun je op dit moment al facturen elektronisch versturen. Een van de innovaties die tijdens deze sessie is aangekondigd, is de toekomstige optie om elektronische facturen te kunnen ontvangen. Tevens zal intelligentie worden toegevoegd zodat het systeem de factuur automatisch kan herkennen en verwerken, zodat jij er geen omkijken meer naar hebt. Ook wordt nagedacht over het verdergaande intelligentie rondom het verrijken van de boekingen met analytische informatie op basis van historische gegevens.

De kans op fouten is hierdoor bijna niet bestaand en je wint er veel tijd mee, zeker als je vele facturen verstuurt en ontvangt per jaar. Daarnaast heb je altijd inzicht in de status van je factuur. Zo weet je direct of je in de nabije toekomst een uitbetaling kan ontvangen.

Snel declaraties afhandelen met Expense Management

Expense Management betreft software om declaraties mee te beheren en af te handelen. In veel bedrijven wordt er tenslotte regelmatig gedeclareerd, zoals zakelijke lunches, brandstofkosten en soms zelfs vliegtickets. Dit kan een rommelig proces opleveren. Bonnetjes zijn kwijt of verfrommeld en worden te laat ingeleverd. En voor de declarant is het soms wekenlang wachten op het geld. Dit proces leent zich dus uitstekend voor digitalisering.

Efficiëntie en tijdswinst voor beide partijen

Expense management voorkomt frustratie aan beide kanten. Als je wilt declareren, scan je eenvoudigweg het bonnetje in. Vervolgens krijgt degene die het afhandelt - zoals je manager - een notificatie om het goed te keuren. Vervolgens wordt de declaratie automatisch doorgeboekt naar de boekhouding. Vanuit de boekhouding is er een automatische koppeling met verschillende banken, zodat de uitbetaling ook automatisch gaat. Van de goedkeuring door de manager ontvang je als declarant een notificatie, zodat je niet constant je rekening hoeft te checken.

Misschien heb je een klein bedrijf, waar wel veel gedeclareerd wordt. Of een groot bedrijf waar mensen individueel niet vaak declareren, maar het personeelsbestand bij elkaar opgeteld alsnog voor behoorlijk wat declaraties zorgt. Voor beide partijen is Exacts expense management oplossing een heel nuttig systeem. Het versnelt simpelweg de afhandeling en je bespaart er zo’n 75% mee op de verwerkingstijd van declaraties.

Robotic process automation (RPA)

Het zit hem al in de naam ‘robotic’ process automation, oftewel een software robot die je taken uit handen neemt. Dit gaat nog een stukje verder dan systemen automatiseren, het komt eigenlijk neer op een soort digitale medewerker die jou in je dagelijkse werkzaamheden ondersteunt.

De robot werkt over het systeem heen, dus het kan voor alle afdelingen binnen het bedrijf taken overnemen. Je kunt het bepaalde patronen laten herkennen en business rules meegeven om verschillende taken uit te voeren. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat als “A” binnenkomt, de robot vervolgens actie “B” maar ook “C” en “D” moet ondernemen. De robot is bedoeld voor repetitieve processen en werkt daardoor ook op basis van patroonherkenning.

RPA koppeling met Synergy

Je zet de robot in voor je gehele bedrijf, maar het kan ook gekoppeld worden aan externe systemen. Hier wordt data uitgehaald, waarna dit voor jou inzichtelijk is in Synergy. Op die manier vormt Synergy een cockpit waarin allerlei informatie uit systemen samenkomt en je van daaruit ook weer acties kunt uitzetten. Doordat je dankzij de robot al je data op een centraal punt hebt, wordt het voor jou inzichtelijker en kun je betere beslissingen nemen.

Wat kan Exact voor jou betekenen?

Maak je nog geen gebruik van Exact Globe en Synergy, maar ben je wel benieuwd naar wat deze producten voor je onderneming kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op, onze collega’s bespreken graag met jou de mogelijkheden.

Sessie terugkijken

Dit blog is gebaseerd op de digitale sessie 'Globe & Synergy product update' tijdens Exact Live 2020. Kijk deze en vele andere sessies terug via de website van Exact Live.