Zo maak en optimaliseer je een productieplanning

Met een productieplanning stuur je vanuit één centrale plek je volledige productie en personeel aan. Je houdt grip op je capaciteiten, levertijden en onverwachte gebeurtenissen. En je vergroot de efficiëntie en winst. We leggen je uit hoe je een productieplan maakt en hoe software hierbij helpt.

Met een productieplanning organiseer je al je productieactiviteiten en houd je daarbij rekening met middelen, orders, en efficiëntie. Dit kun je doen op lange termijn (jaar), middellange termijn (enkele weken) en korte termijn (dagen).

Je houdt hierbij rekening met je capaciteit, voorraad, resources, levertijden en productiescheduling. Ook stuur je met een realistisch beeld van de verwachte vraag. Zo heeft een productie plan als doel om je productiviteit te verhogen, kosten te verlagen en te zorgen voor klanttevredenheid.

Met een productieplanning stuur je vanuit één centrale plek je volledige productie en personeel aan. Dit levert je direct drie grote voordelen op:

• Je voorkomt over- of ondervoorraad door een betere afstemming van vraag en aanbod en identificeert sneller knelpunten en optimalisaties.
• Je levert sneller en consistenter dankzij efficiënte processen.
• Je zet middelen en medewerkers efficiënter in en monitort uitgaven, budgetten en afwijkingen. Je vergroot hiermee je winstmarge.

Produceer je zonder een duidelijke productieplanning? Dan verlies je sneller overzicht over de taken en verantwoordelijkheden. Vaak lopen productiebedrijven zonder een productieplan vroeg of laat tegen een van de volgende problemen:

• Met een productieplan heb je beter zicht op de benodigde machines en materialen. Werk je zonder duidelijk plan? Dan vergroot je dus de kans op overproductie of ongebruikte materialen. Dit leidt vaak tot verspilling.
• Het gebrek aan een duidelijk productieplan vergroot ook de kans op fluctuerende leverdata. Leveringen lopen zo vertragingen op, wat kan leiden tot ontevredenheid onder klanten.
• Tot slot neemt het risico op voorraadtekorten of –overschotten toe. Dit beïnvloedt je cashflow en de mogelijkheid om snel in te spelen op veranderende klantvraag.

Productieplanningen zijn complex om te maken. Toch zie je vaak een aantal stappen terug om tot een goede productiestrategie te komen. We benoemen de vijf belangrijkste.

Bepalen van de productievereisten

Hoe complex is je proces momenteel? Zijn er bijvoorbeeld veel of weinig bewerkingen? En welke afhankelijkheden spelen bij deze bewerkingen? Stel vervolgens een passend tijdschema op voor het productievolume.

Inventariseren van je middelen

Wat zijn je beschikbare machines en personeelscapaciteit? En onderzoek hoeveel grondstoffen je nodig hebt om te voldoen aan de verwachte vraag.

Ontwerpen van het productieproces

Hoe verloopt de productie van begin tot eind? Breng de volgorde van alle bewerkingen in kaart en onderzoek hoe een optimale layout van de fabriek eruit moet zien voor deze productie.

Opstellen van een productieschema

Bepaal hoe lang je wilt dat elk productieproces maximaal duurt en plan het gebruik van machines en inzet van je medewerkers volgens deze tijdslijnen. Prioriteer eventueel bepaalde processen.

Monitoren en optimaliseren

Houd met vaste regelmaat de voortgang van je productieprocessen bij en verbeter gaandeweg tot een optimaal proces hebt vormgegeven.

Je kunt ervoor kiezen om zelf een productieplanning op te zetten in een programma zoals Excel. Dit is laag in kosten en kan een prima oplossing zijn bij kleine aantallen. Je productie verandert echter continu door wisselende vraag of uitval. Spreadsheets zijn niet ingericht op deze continue verandering.

Je krijgt pas echt grip op je productie plan als je de vraag naar je product realtime kunt inschatten, leert van het verleden, vaste kwaliteitscontroles inricht en met KPI’s kosten en opbrengsten in de juiste balans brengt. In andere woorden: al je data koppelt en realtime inzet. Software maakt deze productiestrategie mogelijk.

Je stelt met productiesoftware eenvoudig KPI’s op om je processen te monitoren en te optimaliseren. Zo zie je direct wat er geleverd moet worden, welke voorraden beschikbaar zijn en wanneer materialen arriveren. Je stuurt op tijd bij en houdt kosten onder controle.

Met software voorspel je hoeveel producten je in de toekomst mogelijk verkoopt, op basis van historische gegevens, marktonderzoek en seizoensgebonden trends. Realtime informatie tijdens de productie geeft daarbij beter inzicht in wat er in je productieplanning gebeurt. Zo plan je nauwkeuriger en voorkom je zowel over- als onderproductie.

Van productie en planning, tot aan de levering en facturatie: met ERP-software voor productiebedrijven voeg je al je productieprocessen samen in één systeem. Zo draait jouw fabriek altijd en werk je optimaal samen met je collega’s en accountant.