Eindejaarsverwerking in Exact Online: hoe werkt dit?

In Exact Online is een 'traditionele' jaarafsluiting niet meer nodig. Zo is het niet nodig om zelf een beginbalans te genereren in periode 0. Voor je balansrekeningen is je balans op 31 december van het oude boekjaar automatisch jouw beginbalans voor het nieuwe boekjaar. Verder is het ook niet meer noodzakelijk om vooraf alle transacties van het oude boekjaar te boeken en te verwerken voordat je in het nieuwe jaar kunt beginnen met boeken. Je kunt zo vaak als je wilt beginnen met het verwerken van het resultaat. In dit blog wordt uitgelegd, wat wel dient te gebeuren en waaraan aandacht moet worden gegeven.

Wat moet ik dan wel doen?

Het enige dat moet gebeuren voordat je in een nieuw boekjaar kunt boeken, is het aanmaken van dat boekjaar. Wanneer het nieuwe boekjaar nog niet bestaat kies je voor Nieuw.

In het volgende scherm wordt automatisch het volgende boekjaar getoond. Met de knop 'Genereren' wordt het nieuwe boekjaar aangemaakt.

Het is raadzaam om voorafgaand aan de eindejaarsverwerking een back-up te maken van je administratie. Dit is raadzaam omdat als er een fout wordt gemaakt in het proces je deze eenvoudig ongedaan kunt maken door de back-up terug te lezen.

Consistentiecontrole

Het is belangrijk dat de informatie in je administratie consistent is. Dit kun je controleren door middel van de consistentiecontrole in Exact Online. Mocht deze controle inconsistenties aantreffen in de administratie, dan dienen deze te worden gerepareerd voordat je verder gaat met de eindejaarsafsluiting. Mochten er fouten aanwezig zijn is het eveneens raadzaam om een back-up te maken als je dat nog niet gedaan heeft voordat je de fouten gaat repareren.

Veel voorkomende melding

In het scherm Jaarafsluiting: Verwerken resultaat krijg je wellicht de volgende melding:

"In de geselecteerde periode zijn onverwerkte boekingen gevonden. Deze worden niet opgenomen. Aantal: xxx"

"Niet alle periodes zijn gesloten. Periodes sluiten"

Je kunt op de meldingen klikken om de betreffende acties uit te voeren. De eerste is noodzakelijk omdat enkel de verwerkte boekingen worden meegenomen in het verwerken van het resultaat.

Je kunt het resultaat verwerken en je kunt de dagboeken sluiten voor alle periodes. Om de kans op fouten te voorkomen, kun je de periodes van het oude boekjaar afsluiten. Of je kunt klikken op de melding in het scherm.

Klik op het boekjaar voor welke je periodes wilt afsluiten en selecteer de periodes door een markering te zetten in de eerste kolom. Klik op de knop 'Periode Sluiten'. In de kolom 'Status' zie je het aantal open en afgesloten periodes. Met de knop 'Heropenen' kun je één of meer geselecteerde periodes heropenen wanneer je een andere boeking aan wilt maken.

Verwerken van het resultaat

Het resultaat van een bedrijf na een financieel jaar wordt altijd uitgedrukt in winst of verlies. Deze winst of verlies kan worden teruggevonden op de Winst & Verliesrekening van het afgelopen jaar. Door het verwerken van het resultaat wordt er automatisch een memoriaalboeking aangemaakt die het resultaat van de Winst & Verliesrekeningen naar de beginbalans van het komend boekjaar wegschrijft en daarmee worden de Winst & Verliesrekeningen van het nieuwe jaar op nul gesteld.

Voor de balansrekeningen wordt het eindsaldo van het vorige boekjaar overgenomen in de beginbalans van het nieuwe jaar. Het gevolg hiervan is dat het saldo van alle balansrekeningen niet op nul is gesteld. Balansrekeningen en Winst & Verliesrekeningen zijn dus niet in balans. Dit wordt opgelost wanneer het resultaat van het vorige boekjaar wordt verwerkt.

Het verwerken van het resultaat kan zo vaak als je wilt. Merk op dat alleen verwerkte boekingen worden meegenomen bij het verwerken van het resultaat. Als er na het verwerken van het resultaat nog boekingen op Winst & Verliesrekeningen in het oude boekjaar worden verwerkt, zal het resultaat dus opnieuw verwerkt moeten worden. Je kunt gebruik maken van de functie voor het verwerken van het resultaat

Het resultaat van de transactie die wordt aangemaakt bij het verwerken van het resultaat wordt altijd geboekt op de grootboekrekening die je ingeeft in het scherm Jaarafsluiting: Verwerken resultaat.

Door te kiezen voor Aanmaken wordt de boeking gemaakt die reeds staat voorgesteld in het scherm. Vervolgens worden de boekingen die zijn aangemaakt getoond in je scherm. Hiermee is het verwerken van het resultaat afgerond.