Het aanmaken van een administratie in Exact Online

In Exact Online is het mogelijk om meerdere administraties te voeren. Door middel van deze administraties kunt u de boekhouding van meerdere bedrijven onder één licentie voeren. Om niet voor elke administratie de inrichting van de administratie opnieuw of zelf te hoeven doen, biedt Exact Online een aantal mogelijkheden. Deze mogelijkheden zal ik in deze blog post bespreken.

Stamgegevens bestaande administratie kopiëren
Indien u gebruik wilt maken van de stamgegevens van een bestaande administratie, dan kunt u deze kopiëren naar een nieuwe administratie. U kunt de stamgegevens kopiëren via het menupad in het Panel menu of in het Tab menu. In het scherm dat verschijnt, klikt u op de naam van de administratie waarvan u de stamgegevens wilt overnemen. Een andere mogelijkheid is om rechtsboven in Exact Online op de naam van de administratie te klikken. Vervolgens klikt u op Kopiëren en daarna op OK. In het volgende scherm vult u de gegevens van de nieuwe administratie in. Nadat u voor Bewaren hebt gekozen begint het kopiëren. Door het kopiëren wordt tijdelijk de nieuwe administratie geblokkeerd. U kunt wachten tot het kopiëren is afgerond of u kunt verder werken in een andere administratie.

Bestaande template koppelen
Het koppelen van een bestaande template administratie is mogelijk als u een samenwerking hebt met uw accountant. Ook als u de accountancy tools in uw licentie hebt is dit mogelijk. Via bovenstaande menupaden kiest u voor de knop Nieuw om een nieuwe administratie aan te maken. In het volgende scherm vult u de gegevens van de nieuwe administratie in en klikt u op Bewaren. Nadat u dit hebt gedaan start de wizard voor het inrichten van uw administratie. In het eerste scherm kiest u voor Volgende. Daarna kiest u voor “Ik wil de administratie opzetten met behulp van een standaardinrichting”. Nadat u dit hebt gedaan komt u in een scherm met de beschikbare template administraties. Indien uw accountant een of meer templates beschikbaar heeft gesteld, worden deze bovenaan de lijst gezet. De overige templates, zijn beschikbaar gesteld door Exact Online. U klikt op de gewenste template, zodat uw administratie wordt aangemaakt.

Stamgegevens importeren
Een andere mogelijkheid is het aanmaken van een lege administratie en gegevens importeren via XML of CSV/Excel.
Indien u bijvoorbeeld een rekeningschema hebt met grootboekrekeningen in Excel, dan kunt u dit importeren in Exact Online. Het CSV/Excel bestand moet echter wel aan bepaalde voorwaarden voldoen. Deze voorwaarden kunt u bijvoorbeeld vinden in het helpdocument; “Ik wil grootboekrekeningen importeren”.
Door middel van XML kunt u gegevens uit andere administraties van Exact Online importeren in uw administratie. Meer informatie vindt u in het document ”Import- en exportmogelijkheden in Exact Online”.

Via het menupad in het Panel menu of in het Tab menu kiest u voor de knop Nieuw om een nieuwe administratie aan te maken. In het volgende scherm vult u de gegevens van de nieuwe administratie in en klikt u op Bewaren. Nadat u dit hebt gedaan start de wizard voor het inrichten van uw administratie. In het eerste scherm kiest u voor Volgende. Daarna kiest u voor “Ik wil met een lege administratie beginnen, ik ga de administratie zelf inrichten”. Uw administratie is direct klaar voor gebruik. U kunt via menupad in het Panel menu of in het Tab menu de gegevens importeren.

Een administratie aanmaken op basis van een loonaangifte
In deze blog post heeft u kunnen lezen hoe u een administratie kunt aanmaken op basis van een loonaangifte.